¿Por qué tener un expediente laboral digital?

La información y el manejo de datos es una cuestión sumamente delicada en todas las empresas, pues las personas que tienen acceso a ella pueden manipular los documentos más importantes de sus empleados, proveedores y clientes. En este sentido, tener un buen sistema de protección para esa información es uno de los puntos más importantes de una compañía y para ello una de las mejores opciones que existe es el expediente laboral de manera digital. Aquí te explicaremos porqué.

¿Qué es un expediente laboral digital?
 

Todas las empresas que tienen empleados de manera formal deben contar con una carpeta que contenga todos los documentos de sus trabajadores: desde su currículum vitae hasta los permisos para sus días de vacaciones, sus incapacidades y recibos de nómina. Hace algunos años este tipo de compendio se hacía de manera física, es decir, todos estos documentos se recababan y se guardaban en archiveros; pero en los últimos años y con ayuda de los avances tecnológicos muchos los dueños de negocios han notado lo poco eficiente que resultan estos formatos y entonces han decidido mudarse al mundo digital.

No obstante, existen muchas otras empresas que consideran que este cambio es innecesario para sus empresas sin darse cuenta de que están cometiendo un gravísimo error y aquí te vamos a explicar por qué.

Expediente laboral físico 

El papel es uno de los inventos más importantes en la historia, pero a pesar de que nos ha ayudado en todas las áreas de la humanidad, es importante que reconozcamos sus limitantes. Gracias a sus propiedades naturales, tiene la desventaja de poder tener una durabilidad limitada, es decir, si se encuentra en las condiciones incorrectas, puede sufrir severos daños.

Además, su producción trae consigo un impacto ambiental que cada vez se está limitando más y más a tal grado que ahora son los consumidores quienes le exigen a las empresas tener una responsabilidad ambiental.

Es decir, a pesar de que el expediente laboral físico nos enseñó la manera de organizar y gestionar los documentos de nuestros negocios, hoy en día ya no es capaz de cumplir con las exigencias del mercado y la sociedad. Entonces…

¿Por qué tener un expediente laboral digital?

Un expediente laboral digital nos brinda todos los beneficios que el físico ya no nos puede dar, aquí te presentamos 3 ventajas que sí te ofrece el expediente laboral digital:

1. Menos trabajo, mejores resultados: a medida que la cantidad de empleados crece, recabar esta información y su gestionamiento se convierte casi en imposible, además de que empieza a demandar mucho tiempo. Si el departamento de RH tuviera que continuar con estos procesos manualmente tendría que invertir mucho tiempo en el proceso, además de que correría el riesgo que nunca tener los expedientes completos ni recabar las firmas cuando debería. No obstante, el expediente digital da la oportunidad de cargar, enviar y firmar recibos y documentos en un par de clics.
   
   

2. No requiere espacio físico: otra de las más grandes desventajas del expediente físico es la necesidad de tener archiveros destinados a este tipo de papeles; con el expediente laboral digital eso ya no es necesario, pues ahora podrás manejar todo desde la nube.
   
   

3. Mayor seguridad legal: tener un expediente digital te ayuda a prevenir multas gracias a que tienes todos los documentos de tus empleados al día, firmados y en un solo lugar para que, si en algún momento te llegan a hacer una auditoría, ya no tendrás problemas con ello.
   
   

A manera de resumen, en el mundo empresarial mantenerse actualizado interna y externamente es una de las actividades fundamentales, y saber aprovechar las herramientas que la tecnología nos ofrece es una de las mejores decisiones que un dueño de negocios puede hacer. ¿Estás listo para tomar grandes decisiones y llevar tu empresa hasta el mundo digital? Déjanos tus datos y nos contactaremos contigo.