Expediente laboral físico vs digital

El expediente laboral y el manejo y gestión de estos es todo un mundo, pues las personas que se encargan de ello básicamente tienen acceso a la vida profesional y parte de la vida personal de los empleados, es decir, tienen en sus manos información confidencial de toda la empresa (incluyendo los dueños de esta). Dicho esto, ¿es preferible un expediente físico o uno laboral?

Ya hemos hablado en otros blogs sobre lo que es un expediente laboral, a grandes rasgos, el expediente laboral es el compendio de documentos personales, profesionales y laborales de los empleados de una empresa. Es importante que el departamento de RH tenga un control de este tipo de documentos porque son los que permiten que la compañía en cuestión cuente con un buen funcionamiento en general.

Si bien, el expediente laboral existe desde hace mucho tiempo, en los últimos años se ha visto un auge en la digitalización de estos documentos, lo que nos lleva a preguntarnos:

¿Qué es mejor?, ¿el expediente laboral físico o digital?

Antes de darte una respuesta, permítenos explicarte las ventajas y desventajas de cada uno.

Expediente laboral físico

Ventajas:

• La firma autógrafa (requerida para este tipo de expediente) es legal ante los juicios y cualquier proceso legal.
• Puede aportar un algo grado de seguridad si se cuenta con un control estricto de la información.
• Los archivos no pueden ser modificados o alterados.
• Se puede recurrir a ellos sin necesidad de algún aparato electrónico.

Desventajas:

• Requieren más trabajo por parte de RH, así como un espacio exclusivo para almacenar los archivos.
• Requiere de mayor personal el manejo de estos datos.
• Entre el papel, el espacio para guardar y la paquetería de envío, a la larga son más costosos.
• El papel y, por consiguiente, los archivos, pueden ser destruidos fácilmente.
• No puedes acceder a él desde cualquier lugar.

Expediente laboral digital

Ventajas:

• Aporta la misma seguridad legal que el expediente físico.
• Se pueden enviar y firmar documentos en masa.
• Da la posibilidad de gestionar cada expediente desde la nube y por lo tanto no requiere espacio físico para almacenar los documentos.
• El manejo de datos es más fácil y seguro.
• Puedes acceder a él desde cualquier sitio siempre y cuando tengas los permisos.
• Puedes guardar los documentos el tiempo que sea necesario.

Desventajas:

• Es necesaria una capacitación para conocer el funcionamiento.
• Debes adquirirlo con una empresa que te brinde seguridad ante hackeos.

Entonces, ¿cuál tipo de expediente es mejor para tu empresa? Es verdad que por muchísimos años el formato físico fue el preferido en todas las áreas, pero los tiempos han cambiado y ahora la tecnología nos está dando oportunidades y ventajas que antes no poseíamos. Si tu empresa es una startup que cuenta con muy pocos empleados es probable que tu mejor opción (por el momento) sea el expediente físico, pues te ayudará a familiarizarte con el proceso de recolección de firmas, gestión de documentos y conservación y uso de estos. Sin embargo, cuando la cantidad de empleados comience a aumentar, este proceso ya no será factible ni rentable para tu compañía, lo que nos lleva a la conclusión de que, en el mundo en el que ahora nos encontramos, la versión más eficiente, eficaz y segura para toda empresa es la digital.

¿Cuál es el proceso de digitalización?

Usualmente cuando una empresa decide digitalizar sus documentos optan por el camino difícil, poco seguro y con nada de respaldo legal, es decir, escanear los documentos de cada expediente y entonces respaldarlos de manera electrónica. En Sora estamos enfocados en ofrecerle a nuestros clientes una solución que no requiera de mucho esfuerzo, que le permita enviar documentos de manera masiva en pocos minutos y además le brinde completo respaldo legal. Si estás interesado en conocer nuestro expediente laboral, déjanos tus datos aquí y nos pondremos en contacto contigo.