Expediente laboral digital de tus empleados

Espacio y tiempo son dos de los elementos que más se emplean en los departamentos de RH de cualquier empresa. Para recabar firmas, entregar avisos, almacenar documentos y llevar en orden los expedientes laborales de cada empleado, es indispensable que todo un equipo se enfoque en ello y que además requieran de recursos físicos como archiveros y bodegas. No obstante, a pesar de que es una tarea tediosa y tardada, su ejecución es indispensable para el funcionamiento del equipo y de la propia compañía.

¿Qué es el expediente laboral?

Cuando hablamos de un expediente laboral nos referimos a todos los documentos que una empresa debe tener de un trabajador. Estos van desde el currículum vitae, los títulos formativos y las cartas de recomendación que el empleado envía en el proceso de reclutamiento hasta los recibos de nómina, permisos de vacaciones, seguros y avisos empresariales que firman los empleados mientras se encuentra laborando en una empresa.

El objetivo de los expedientes laborales es tener un registro laboral de cada empleado de la empresa y se suelen ordenar cronológicamente, es decir, primero se archivan aquellos documentos correspondientes al reclutamiento, luego los que se entregan mientras es parte del equipo y por último, si es el caso, aquellos que forman parte de la baja de éste. Es importante llevar esos registros porque además de tenerlo a la mano para el momento en que los requiera el empleado, te ayuda a demostrar que la empresa cumple con todos los requerimientos de la ley en cuanto a contrataciones, pagos, seguros y demás.

Pero, si ese es el expediente laboral, entonces…

¿Qué es el expediente laboral digital?

Se puede decir que el expediente laboral digital es la evolución del expediente laboral, es decir, es la forma de liberarte de los archiveros físicos y las búsquedas de documentos manuales para renovar tu empresa y llevarla al mundo digital. 

Una compañía con un expediente laboral digital cuenta con los archivos de sus empleados debidamente cargados, ordenados y respaldados en la nube, lo que facilita su gestión, administración y disposición.

¿Qué tipo de documentos incluyen los expedientes laborales?

Como ya mencionamos más arriba, los expedientes laborales contienen diferentes tipos de documentos, por ello se usan diferentes agrupaciones para tener un mejor control de la papelería. Dentro del expediente laboral de Sora nosotros identificamos cinco secciones:

1. Personales
   

   Afiliación al seguro social
   Comprobante de domicilio
   Constancia de RFC
   CURP
   Identificación oficial
   Título profesional

2. Reclutamiento
   

   Carta Recomendación
   CV
   Oferta de empleo
   Pruebas psicométricas
   Solicitud de Empleo

3. Laborales
   

   Comprobantes de entrega de equipo
   Constancias de empleo
   Contrato laboral
   Devoluciones de equipo
   Finiquito
   Incapacidades
   NDA
   Nom 035
   Políticas / Reglamentos
   Préstamos
   Sustitución patronal
   Vacaciones y permisos
   Carta renuncia

4. Sora
   Onboarding
   
5. Otros
   

   Antecedentes no penales
   Certificado médico
   Situación fiscal

¿Por qué es importante el expediente laboral?

En primera instancia podemos decir que es una herramienta que permite conocer y gestionar todos los movimientos hechos por parte del personal en tu empresa como los permisos para ausentarse y las vacaciones. Pero esas no son las únicas razones por las que es importante contar con un expediente laboral, también tenemos que:

1. Te ayuda a tener una base de datos con las referencias laborales de tus empleados, así podrás tener un mejor control sobre aquellos que están activos y aquellos que ya no se encuentran laborando en tu empresa.
2. Tienes facilidad de acceso a la información, pues puedes encontrar la información con un par de clics, así como descargarla y enviarla a tus abogados o instituciones privadas de ser necesario.
3. Es una herramienta para mejorar la gestión de los datos de cada empleado, lo que ayuda a que tu departamento de RH ahorre tiempo en procesos.
4. Previene complicaciones legales gracias a que estarás preparado con toda la documentación necesaria en estos casos.
5. Te ayuda a tomar decisiones con respecto a los empleados, ya sea un aumento, un despido o una nueva contratación.

En Sora hemos creado un expediente laboral digital que ayuda a las empresas a recabar firmas de manera fácil y rápida, así como a organizar todos los documentos de sus empresas en la nube. Además, les ofrecemos total respaldo tecnológico y legal para prevenir cualquier situación que se pueda presentar, si tú y tu empresa están listos para agilizar los procesos del departamento de RH, agenda una demo con nosotros aquí abajo.