¿Cómo digitalizar los expedientes laborales en la nube?

Una gestión eficiente de los Recursos Humanos es crucial para cualquier empresa en esta era digital.

Una de las tendencias más importantes es la digitalización de los expedientes laborales en la nube y es por lo que te queremos contar cómo este proceso no sólo optimizará tu administración de documentos, sino que también mejorará la seguridad y accesibilidad de tu información.

En este blog explicaremos cómo digitalizar los expedientes laborales en la nube, tomando como referencia los procesos implementados en staging.sora.mx y por supuesto, destacaremos las ventajas de la auditoría en tiempo real para RRHH, el expediente del trabajador y la firma de documentos digitales.

¿Qué es la digitalización de expedientes laborales?

Esto implica convertir todos los documentos físicos relacionados con el personal a formatos digitales. Esto incluye contratos, recibos de nómina, políticas, solicitudes de vacaciones, documentos de identidad, entre otros. Al almacenar estos documentos en la nube, las empresas pueden acceder a la información de manera rápida y segura desde cualquier lugar.

Beneficios de la digitalización de expedientes laborales en la nube


1. Acceso remoto y en tiempo real

   La principal ventaja de digitalizar los expedientes laborales en la nube es la capacidad de acceder a la información en tiempo real desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Esto facilita el trabajo y la gestión del departamento de recursos humanos desde cualquier ubicación geográfica.

   
   

2. Mejora en la seguridad de los datos

   Mantener la seguridad en los documentos laborales es una prioridad para cualquier empresa. Al utilizar soluciones en la nube, como las ofrecidas por Sora, los datos están protegidos mediante cifrado y protocolos de seguridad avanzados. Contamos con la validación de RENAPO para verificar la existencia de CURP y con las pruebas biométricas que nos ayudan a validar la identidad del colaborador confirmando los datos de la credencial de elector, es decir, debe haber concordancia entre la foto del INE y las fotos solicitadas por nuestra plataforma.

   
   

3. Optimización de procesos administrativos

   La digitalización elimina la necesidad de manejar grandes volúmenes de papel simplificando y acelerando los procesos administrativos y la pérdida de tiempo que suele haber en ellos. Además, la búsqueda de documentos es más eficiente y los tiempos de respuesta se reducen significativamente.

   
   

4. Reducción de costos

   Al reducir el uso de papel y el espacio necesario para almacenar documentos físicos, las empresas pueden ahorrar en costos de impresión, almacenamiento y mantenimiento de archivos, así como el volumen de personas para administrar la operación de expedientes, especialmente en empresas grandes y lo cual se traduce en un ahorro de horas hombre.

Implementación de la digitalización de tus documentos laborales con Sora

Sora es una plataforma especializada en la gestión digital de documentos laborales. Su enfoque integral facilita la transición de archivos físicos a digitales, asegurando el cumplimiento de normativas y la protección de datos. A continuación, te contamos los pasos esenciales para digitalizar los expedientes laborales utilizando Sora.


Paso 1: Evaluación inicial y planificación
El primer paso es realizar una evaluación de los documentos actuales y planificar el proceso de digitalización, esto incluye identificar el tipo de información a digitalizar para establecer prioridades y crear expedientes completos.

Paso 2: Digitalizar los documentos del expediente
Nosotros te ayudamos a crear documentos digitales variables para que tus colaboradores los puedan firmar como: contratos, recibos de nómina, acuses y cualquier otro que necesites como avisos. En sora.mx no escaneamos documentos pues al no ser original no se puede demostrar su validez legal y no se pueden presentar como pruebas o evidencia ante los departamentos legales. La automatización de estos documentos y plantillas automatizadas facilitará que todos tus colaboradores reciban los avisos y documentos necesarios y de acuerdo con sus datos personales con tan solo un par de clics.

Paso 3: Almacenamiento en la nube
Los documentos digitalizados se almacenan en la nube utilizando los servicios de sora.mx. Nuestra plataforma asegura que todos los expedientes del trabajador estén organizados y sean de fácil acceso con opciones de búsqueda avanzadas.


Paso 4: Firma de documentos digitales
Uno de los aspectos más innovadores de Sora es la capacidad de firmar documentos digitalmente. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también cumple con las regulaciones legales y garantiza la autenticidad de los documentos basados en la Ley del Trabajo.


Paso 5: Auditoría en tiempo real para RRHH
Finalmente, la plataforma permite realizar auditorías en tiempo real al departamento de RRHH, lo que significa que cualquier acceso, cambio o consulta de los documentos quedará registrado. Esto es crucial para la transparencia y el control interno de los expedientes de los empleados. 

Digitalizar los expedientes laborales en la nube es un paso esencial para cualquier empresa que busque mejorar su eficiencia y seguridad en la gestión de recursos humanos. Las soluciones ofrecidas por Sora no solo facilitan este proceso, sino que también garantizan el cumplimiento de normativas y la protección de datos sensibles, siendo la única plataforma en México que garantiza esa legalidad en la firma de documentos digitales.