Problemas por no tener un expediente laboral digital

En la era digital en la que vivimos, muchas empresas han optado por mantener registros de empleados de manera electrónica. Esta práctica puede tener muchos beneficios, como una mejor organización, mayor eficiencia y accesibilidad a la información, entre otros; no obstante, si una empresa no mantiene un expediente laboral digital en orden, pueden surgir varios problemas graves. En este blog, te mostraremos algunos de esos problemas y además te brindaremos una herramienta digital que te ayudará a evitarlos.

¿Qué es un expediente laboral digital?

Un expediente laboral digital es una colección de documentos y registros que se mantienen de manera electrónica y que documentan la relación laboral entre un empleado y su empleador. Incluye información como contratos laborales, certificados de trabajo, nóminas, informes de desempeño, y cualquier otra información relevante relacionada con la relación laboral.

¿Qué problemas pueden surgir cuando no se mantiene un expediente laboral digital en orden?

1. Pérdida de documentos importantes

Uno de los principales problemas que puede surgir cuando no se mantiene un expediente laboral digital en orden es la pérdida de documentos importantes. Si los documentos no están organizados adecuadamente o se almacenan en lugares inapropiados, es fácil que se pierdan. Esto puede ser especialmente problemático si un empleado necesita una copia de un documento importante para su próxima entrevista de trabajo o para solicitar un préstamo.

2. Incumplimiento de las leyes laborales

Otro problema importante que puede surgir cuando no se mantiene un expediente laboral digital en orden es el incumplimiento de las leyes laborales. Muchos países tienen regulaciones que exigen que las empresas mantengan ciertos registros relacionados con los empleados, como contratos laborales, nóminas y registros de horas trabajadas. Si estos registros no se mantienen adecuadamente, la empresa puede enfrentar multas y sanciones.

3. Dificultad para tomar decisiones informadas

Cuando los registros de los empleados no están organizados adecuadamente o son difíciles de acceder, puede ser difícil para los gerentes y ejecutivos tomar decisiones informadas. Por ejemplo, si se quiere saber cuántas horas extra se han trabajado en un mes determinado, puede ser difícil obtener esa información si los registros no están organizados adecuadamente.

4. Problemas de seguridad

Si los registros de los empleados no se almacenan adecuadamente, pueden surgir problemas de seguridad. Si la información personal y confidencial de los empleados cae en manos equivocadas, puede haber graves consecuencias para los empleados y la empresa. Por ejemplo, si la información personal de los empleados se filtra a través de una brecha de seguridad, esto puede ser un riesgo para la privacidad de los empleados y la empresa puede enfrentar consecuencias legales.

5. Pérdida de tiempo

Cuando los registros de los empleados no están organizados adecuadamente, puede ser difícil encontrar la información que se necesita. Si los gerentes o el personal de recursos humanos tienen que pasar horas buscando información en lugar de trabajar en otras tareas importantes, esto puede ser una pérdida de tiempo y recursos.

Cómo mantener un expediente laboral digital en orden

¿Qué herramienta te puede ayudar?

Hoy en día existen muchas plataformas que te brindan el beneficio de digitalizar tus documentos de rh, no obstante, todas ellas se quedan cortas con respecto a la gestión de estos. Sora es una plataforma de firma electrónica y expediente laboral que te permite crear o cargar documentos, contratos y recibos de nómina; enviarlos de manera masiva y hasta conseguir múltiples firmas en un mismo documento. Además, te brinda la posibilidad de gestionar las solicitudes de vacaciones de los empleados desde la plataforma.

Pero no sólo eso. también te brinda respaldo legal para que tu empresa se encuentre protegida ante posibles juicios laborales. Si quieres saber más sobre cuáles son nuestros sustentos legales, ve a nuestros blogs de legal.

Además, si quieres conocer más sobre cómo funciona nuestra plataforma, puedes seguirnos en redes sociales o dejar tus datos aquí para que uno de nuestros asesores se contacte contigo para agendar una demo.