8 beneficios de la firma electrónica

Las empresas están cambiando. Muchas actividades o costumbres que las pequeñas, medianas y grandes empresas practicaban hace apenas unos años hoy han disminuido su uso. Cada vez más tanto el público como las industrias  están apostando por procesos tecnológicos automatizados que nos permitan lograr más con menos trabajo y esfuerzo, entre los que se encuentra la firma electrónica.

Si bien, muchas empresas han optado por actualizarse y adoptar la firma digital como método de firmado; muchas otras aún no se animan a dar el salto para subir al siguiente escalón. Por eso en este blog vamos mostrarte todos los beneficios que puede traer la firma electrónica a tu negocio.

1. La distancia ya no es obstáculo

Con las nuevas modalidades que poco a poco hemos ido adoptando ahora  nos encontramos con que los trabajos remotos o home office cada vez están tomando más relevancia y preferencia por parte de las nuevas generaciones. En este sentido, lo que antes significaba un obstáculo debido a la obtención de firmas y documentos necesarios, ahora es una ventaja con la firma electrónica, pues ya no será necesario tener a tus empleados limitados a una ubicación geográfica y además te ayudará a tener diferentes visiones dentro de tu empresa.

Por otro lado, también te ayuda a estar abierto a nuevas posibilidades con respecto a clientes y proveedores. Pues si en un pasado llegaste a perder algún cliente por no conseguir una firma debido a la distancia o el costo de transporte, ahora ya no será así, ya que te da la opción de conseguir contratos de manera digital en tan solo 3 clics.

Lo que antes te podía tomar semanas, ahora lo puedes conseguir en 5 minutos.

2. Adiós gastos innecesarios

Una de las características del firmado físico es que requiere de mucho tiempo y mucho dinero. Usualmente el personal de RH de una empresa mediana (1000 empleados) suele tardar un día en recabar el firmado de la nómina, y hay empresas que realizan estos movimientos una vez por semana. Eso sin contar la organización y gestión de otros documentos como contratos laborales, avisos y permisos. Además, representa (a la larga) un costo significativo en papel, transporte y almacenamiento. La firma electrónica digital te permite realizar todos esos procedimientos en cuestión de minutos y por un precio mucho menor.

3. Mejor manejo y gestión de documentos

Si tuviéramos que enumerar las desventajas más fuertes del firmado físico, el hecho de nunca conocer el porcentaje de recibos firmados se encontraría en segundo lugar. A diferencia de los procesos manuales, la automatización de firmas te otorga la posibilidad de enviar documentos digitales a tus empleados, solicitar su firma y contabilizar el porcentaje de firmados recibidos. Lo que en pocas palabras te ayuda a aumentar la productividad y competitividad de tu empresa.

4. Automatización de procesos

La firma electrónica te ayuda a enviar, solicitar y recibir los documentos firmados de manera automática. Lo que antes te tomaba un día como mínimo y hasta meses como máximo, ahora lo puedes lograr en un par de minutos. Tus firmantes ya no tendrán más excusas para alargar los procesos.

5. Almacenamiento y administración online

Buscar documentos físicos sí o sí siempre es un dolor de cabeza. Imagina una empresa que tiene 5,000 empleados y debe localizar recibos de nómina de hace cinco años de uno de sus empleados, ¿cuánto tiempo crees que tardará el personal de RH en localizarlo? Si son una compañía que lleva en orden todos sus documentos, tal vez lo localicen en un día, pero ¿y si no? Este tipo de problemáticas es una de las que elimina la firma electrónica ya que, por su naturaleza, el almacenamiento de documentos es online y por consecuencia, para buscar cualquier documento sólo será necesario ingresar su nombre en el sistema.

6. Sustentos legales que te respaldan

Desde finales del siglo pasado, la CNUDMI establece las dos leyes de la firma electrónica que avalan este tipo de firma con la misma validez legal de una firma autógrafa; dichas leyes son válidas en todos los países que sigan este sistema (entre ellos México y algunos de América Latina como Argentina y Colombia. A su vez, Estados Unidos de América (EUA) dictó sus propias leyes sobre el uso de la firma digital en su país. Si bien, estas últimas no son las mismas que las estipuladas por la CNUDMI, las mencionadas en la CNUDMI cumplen con todos los requisitos pedidos por EUA, lo que significa que es válida a nivel mundial.

7. Seguridad total

La desventaja más fuerte de la firma autógrafa es que presenta la posibilidad de ser falsificada. Por el contrario, las firmas electrónicas cuentan con un sistema que cumple con diversas capas de seguridad que te protegen de sufrir este tipo de situaciones. En Sora contamos con diversas capas de seguridad que nos permiten identificar la identidad del firmante y además, nuestra tecnología se encarga de encriptar todos los documentos firmados para que así no puedan ser alterados.

8. Ayuda al planeta

Una persona consume aproximadamente 60 kilos de papel y cartón al año en una oficina, lo que equivale aproximadamente a 60 árboles. Eso sin contar el papel utilizado cuando se requiere enviar documentación por paquetería, así como el transporte. En este sentido, la firma electrónica es una alternativa más segura y cuidadosa con el medio ambiente.

Sin duda alguna la tecnología se está convirtiendo en la mejor amiga de la optimización de procesos en las empresas y la firma electrónica es una de sus mejores armas. En este momento el uso de este tipo de firmas ha aumentado más del 300% a partir de la pandemia, si tú estás listo para revolucionar tu empresa y comenzar a gozar de estos beneficios; entonces no lo pienses más y déjanos ayudarte. Agenda una demo aquí abajo.