Cómo funciona la firma electrónica

Hace varios años una gran parte de la sociedad soñaba con inventos y avances tecnológicos que hicieran más fácil nuestras vidas. Hubo quienes soñaban con autos voladores o casas inteligentes capaces de todo. Si bien, en su momento esto no parecía más que ideas imposibles, hoy podemos afirmar que la tecnología es parte de nosotros y que debemos aprovechar las ventajas que nos ofrece, sobre todo cuando se trata de la oportunidad de firmar documentos de manera remota.

La aparición de la firma electrónica data de inicios del siglo, pero no fue sino hasta la pandemia ocasionada por el COVID-19 que éstas tuvieron su auge y se abrió paso a una digitalización de la que no hay marcha atrás. Pero antes de hablar sobre las características de la firma electrónica, primero hay que definir qué es:

¿Qué es la firma electrónica?

Cuando hablamos de firma electrónica es importante que tomemos en cuenta dos conceptos por separado: firma, que hace alusión al acto de dar tu consentimiento o mostrar tu conformidad con el documento que estás firmando; y electrónica, que se refiere al medio digital. 

En este sentido se puede decir que una firma electrónica es ese signo que se hace de manera digital (ya sea en computadora, celular o tablet) y tiene la función de mostrar conformidad de todas las partes involucradas en el documento que se está firmando. De manera más técnica, una firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que están asociados a un documento electrónico y tiene dos funciones básicas: identificar al firmante y asegurar la integridad del documento firmado.

La manera en la que funciona este sistema es a través de dos llaves y una contraseña: una de ellas es privada y la tiene el firmante junto con la contraseña que es la que le permite hacer uso de esa llave; la otra de ellas es pública y sirve para descifrar el mensaje de datos que se firmó.

Tipos de firmas electrónicas

Existen diferentes tipos de firmas electrónicas, sin embargo, según el marco legal mexicano (LFEA, Ley Federal del Trabajo, el Código de Comercio), éstas se pueden dividir en tres tipos:

Simple

Se puede presentar de dos maneras. La primera es imitando la firma autógrafa, pero de manera digital, es decir, el firmante realiza el trazo desde un celular o una tablet; la segunda es mediante el intercambio de claves y contraseñas, por ejemplo, cuando un sitio te envía un código vía whatsapp, correo o sms para poder continuar con el proceso que estás realizando. 

A este tipo de firma también se le suele llamar “estándar” y tiene como característica que no utiliza certificados digitales para validar la identidad de la persona que firmó el documento.

Avanzada o fiable

Como se mencionó arriba, está conformada por tres elementos: llave privada (.key), llave pública (.cer) y contraseña. La llave privada es una cadena de algoritmos que contiene los datos personales; la contraseña es la clave que abre esta llave privada; y la llave pública es la que te permite ver quién firmó y qué fue lo que firmó.

Para que una firma sea avanzada necesita corroborar que los datos pertenecen al firmante, que están bajo el control de éste, puede detectar cualquier alteración de la firma electrónica hecha después de la firma y puede detectar cualquier alteración en el mensaje de datos hecha después de la firma.

Firma avanzada vs firma fiable

De manera muy general, las leyes consideran la firma avanzada y la firma fiable como una misma; sin embargo, hay una ligera diferencia entre ellas: la institución que las emite. Por una parte tenemos al Servicio de Administración Tributaria (SAT) que emite la e.firma (antes llamada fiel) que te permite mostrar tu consentimiento en todos los trámites emitidos por esta institución, por ejemplo: emisión de facturas, declaraciones mensuales y anuales, y trámites como la cédula profesional.

Por otra parte, tenemos a la Secretaría de Economía que, a diferencia del SAT, otorga a instituciones privadas certificados para validar las firmas electrónicas que emiten. Así, la firma avanzada corresponde exclusivamente a aquella que proporciona el SAT, mientras que la fiable es aquella que dan las instituciones privadas con el certificado emitido por la Secretaría de Economía.

Elementos involucrados

Detrás de la firma electrónica avanzada y fiable existen diversos elementos involucrados que le dan validez legal a la firma y además ayudan a verificar la identidad del firmante, así como la información firmada.

Certificado Digital: el mensaje de datos o registro que confirme el vínculo entre un firmante y la clave privada.

Clave Privada: los datos que el firmante genera de manera secreta y utiliza para crear su firma electrónica avanzada, a fin de lograr el vínculo entre dicha firma electrónica avanzada y el firmante.

Clave Pública: los datos contenidos en un certificado digital que permiten la verificación de la autenticidad de la firma electrónica avanzada del firmante.

Datos y elementos de identificación: aquéllos que se encuentran considerados como tales en la Ley General de Población y en las disposiciones que deriven de la misma.

Firmante: toda persona que utiliza su firma electrónica avanzada para suscribir documentos electrónicos y, en su caso, mensajes de datos.

Mensaje de Datos: la información generada, enviada, recibida, archivada o comunicada a través de medios de comunicación electrónica, que puede contener documentos electrónicos.

En Sora estamos enfocados en el uso de una firma electrónica que te permite agilizar los procesos de firmas en tu empresa interna como externamente. Contamos con una plataforma que te ofrece el servicio de RH que te ayudará a ahorrar las horas invertidas en la recolección de firmas, así como a tener un mejor control de documentos. Además, también contamos con la Sora Legal que ofrece la oportunidad de cerrar tratos sin la necesidad de estar en el mismo lugar que tu cliente. ¿Quieres conocer más sobre nosotros? Déjanos tus datos para agendar una demo.