Guía rápida para la digitalización de expedientes personales

Si tuviéramos que hablar de verdades universales en el mundo empresarial, una de las primeras sería que todas las empresas deben contar con un expediente laboral de cada empleado. Tener la información correspondiente a la formación profesional, laboral y personal, además de ser un requisito de ley, es una herramienta indispensable para el desarrollo empresarial. 

En el pasado, estos expedientes se habían manejado de manera física en esos famosos folders amarillos que después se almacenaban en los grandes y pesados archiveros, pero en la actualidad eso ha cambiado. Hoy en día, quien maneja los expedientes de manera física se está quedando atrás, la tecnología y lo tecnológico es lo que está mandando. Es por eso que en este blog te traemos una guía detallada sobre cómo lograr correctamente la digitalización de expedientes personales para aquellas empresas que están listas para dar ese primer paso de llevar su empresa física al mundo digital.

1. Evalúa los expedientes que deseas digitalizar

Lo primero que debes hacer es evaluar los expedientes que deseas digitalizar. Identifica qué documentos son necesarios y cuáles pueden descartarse. Asegúrate de incluir toda la información importante, como nombres completos, fechas de nacimiento, números de identificación y cualquier otra información relevante.

2. Adquiere el equipo necesario

Necesitarás un escáner y un software de gestión de documentos para digitalizar los expedientes. Puedes comprar un escáner de alta calidad o alquilar uno. Asegúrate de que el software de gestión de documentos que elijas sea fácil de usar y pueda manejar grandes cantidades de datos.

3. Establece un sistema de organización 

Antes de empezar a digitalizar, debes establecer un sistema de organización. Decide cómo deseas nombrar los archivos digitalizados, cómo deseas ordenarlos y cómo deseas guardarlos. Asegúrate de que tu sistema de organización sea fácil de entender y seguir.

4. Escanea los documentos

Escanea cada documento y guárdalo en tu sistema de organización. Si tienes documentos en papel que no se pueden escanear, puedes digitalizarlos tomando fotos de alta calidad con tu teléfono inteligente o cámara.

5. Verifica la calidad de los documentos digitalizados

Es importante verificar la calidad de los documentos digitalizados antes de continuar. Asegúrate de que todos los documentos se hayan escaneado correctamente y de que se puedan leer claramente. Si algún documento está dañado o es ilegible, debes considerar obtener una copia de reemplazo antes de continuar.

6. Crea copias de seguridad

Es importante crear copias de seguridad de tus expedientes digitales. De esta manera, estarás protegido en caso de pérdida o daño de los archivos. Puedes guardar las copias de seguridad en una unidad externa, un disco duro o en la nube.

7. Actualiza regularmente

Asegúrate de actualizar regularmente tus expedientes digitales. Esto puede incluir agregar nuevos documentos o eliminar documentos obsoletos. También debes asegurarte de que tus copias de seguridad estén actualizadas.

En este sentido, para lograr la digitalización de expedientes personales correctamente, debes evaluar los expedientes, adquirir el equipo necesario, establecer un sistema de organización, escanear los documentos, verificar la calidad de los documentos digitalizados, crear copias de seguridad y actualizar regularmente. Si bien, aquí te acabamos de dar una solución para digitalizar tus expedientes, es importante que sepas que los documentos digitalizados no son aceptables para procesos legales. Para ello te recomendamos visitar nuestro blog sobre las diferencias entre las firmas digitalizadas y las firmas electrónicas.

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