Cumplimiento legal del expediente del trabajador en México

Toda relación laboral está regulada por leyes que protegen tanto los derechos de los empleados como de los empleadores en las distintas etapas de ésta. Con respecto al expediente del trabajador, en México existe la Ley Federal del Trabajo (LFT) que estipula la obligatoriedad y regulación del cumplimiento legal en relación con él.

El expediente laboral es una herramienta crucial para resguardar la relación laboral y asegurar la protección tanto de los derechos del trabajador como de los intereses del empleador. En este blog te daremos algunos puntos clave que necesitas conocer sobre el cumplimiento legal del expediente del trabajador.

1. Contrato de trabajo

La LFT establece que toda relación laboral debe estar respaldada por un contrato de trabajo, ya sea por tiempo determinado, indeterminado o por obra determinada. Este contrato debe ser por escrito y se deben hacer dos copias, una para el trabajador y otra para el empleador.

2. Datos personales

Debe contener información esencial del empleado, como su nombre, dirección, fecha de nacimiento, nacionalidad, estado civil, número de seguridad social, entre otros. Esta información debe ser protegida bajo la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.

3. Documentos de Seguridad Social

Se deben incluir registros relacionados con el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), que evidencien el correcto registro y contribución del empleado.

4. Capacitaciones y formaciones

La LFT promueve la capacitación y formación de los trabajadores. Los certificados o constancias de estas capacitaciones o cursos deben ser parte del expediente.

5. Evaluaciones de desempeño

Aunque no es un requisito legal, es una buena práctica mantener registros de las evaluaciones de desempeño en el expediente para respaldar decisiones futuras relacionadas con promociones, aumentos salariales o terminaciones laborales.

6. Comprobantes de pago

Es esencial mantener registros detallados de los salarios pagados, incluyendo comprobantes y detalles de los cálculos. En México, es común el uso del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) para validar pagos y deducciones fiscales.

7. Terminación del contrato 

En caso de que se termine la relación laboral, es fundamental tener documentada la razón de dicha terminación, así como cualquier acuerdo o liquidación realizada. Esto protege a ambas partes en caso de disputas futuras.

8. Guarda y actualización

Es crucial que los expedientes se guarden en un lugar seguro y se actualicen constantemente. En el caso de auditorías o inspecciones laborales, las empresas deben ser capaces de presentar estos expedientes.

9. Firma electrónica

Con las recientes reformas en materia laboral y la digitalización, la firma electrónica se ha vuelto una herramienta esencial para validar documentos en el expediente laboral.

Es importante tener en cuenta que el no cumplimiento de estos aspectos puede llevar a sanciones por parte de las autoridades laborales y a potenciales litigios.  Pero, ¿cómo lograrlo? Aquí te dejamos una herramienta que te puede ayudar.

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