¿Cuál firma digital es mejor para firmar recibos de nómina?

Firma electrónica criptográfica simple

Ahora que ya sabes qué es una firma electrónica avanzada, vamos a hablar sobre los usos y funciones de una firma electrónica simple. 

Te preguntarás ¿porqué son importantes cuando una avanzada es más completa?, como ya vimos generar una firma electrónica avanzada es más complejo y toma tiempo, imagina que una empresa de 3,000 empleados necesite que firmen sus recibos de nómina de manera digital. Sería casi imposible que esto pueda realizarse por el tiempo que tomaría. Sin embargo, para que una firma sea segura y válida debe cumplir con los cuatro principios básicos que ya te mencionamos: ser auténtica, confidencial, íntegra y no repudio. 

Las firmas electrónicas simples no son emitidas por entidades públicas, sino por empresas privadas que crean tecnología de firma electrónica jurídica.

¿Cuál es la firma más recomendada para recibos de nómina: la firma electrónica avanzada o la firma electrónica simple?

Existen algunas diferencias importantes entre la firma electrónica avanzada (FEA) y la firma electrónica simple (FES) al firmar recibos de nómina:

1. Nivel de seguridad: La FEA utiliza tecnología de criptografía avanzada para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos firmados. Por otro lado, la FES utiliza métodos de autenticación más simples y menos seguros, como contraseñas o PIN.
2. Cumplimiento legal: La FEA es considerada una forma legalmente válida de firmar documentos en la mayoría de los países, incluyendo España, México, Chile y otros países de América Latina y Europa. La FES también es legal en muchos países, pero puede haber restricciones sobre los tipos de documentos que se pueden firmar con ella.
3. Tipo de documentos: La FEA se utiliza típicamente para documentos que requieren un alto nivel de seguridad y autenticidad, como contratos, acuerdos legales, documentos notariales, y otros documentos importantes. Por otro lado, la FES se utiliza para documentos más simples y menos importantes, como correos electrónicos, formularios en línea y otros documentos similares.
4. Procedimiento de firma: La FEA implica un proceso más riguroso de autenticación y verificación de identidad del firmante, lo que puede incluir el uso de certificados digitales emitidos por una autoridad de certificación reconocida. La FES, en cambio, puede ser tan simple como escribir una firma en un documento digital o ingresar una contraseña.
5. Costo: La FEA generalmente requiere de una inversión inicial en tecnología y software de seguridad, y puede tener costos adicionales por los servicios de una autoridad de certificación. La FES, por otro lado, puede ser gratuita o tener un costo bajo o moderado. No obstante, es importante tomar en cuenta que la FEA también te protege ante juicios laborales, lo que al final termina teniendo un mayor beneficio.

En resumen, la principal diferencia entre la FEA y la FES es el nivel de seguridad y autenticidad que proporcionan. La FEA es más adecuada para documentos importantes y críticos, mientras que la FES puede ser suficiente para documentos menos importantes y más simples. 

De parte de Sora recomendamos optar siempre por una firma electrónica avanzada cuando de por medio se encuentra la firma de recibos de nómina y expedientes laborales del trabajador debido a que te ofrece un mayor nivel de seguridad. Si no sabes cómo funciona o requieres ayuda para comenzar, déjanos tus datos y nosotros te mostramos el proceso.