Cómo crear un expediente del trabajador en 6 pasos

¿Qué tan necesarios es el expediente del trabajador en las empresas?, ¿cuáles son los documentos que se deben añadir en él? y ¿de qué manera se debe gestionar un expediente del trabajador? son algunas de las preguntas que pasan por la cabeza de las personas que recién comenzaron su negocio, así como la de los trabajadores que recién están comenzando su carrera profesional. Si éste es tu caso, no te preocupes, no eres el único. Por eso hemos escrito este blog para mostrarte la importancia de un expediente del trabajador, así como 6 sencillos pasos para elaborarlo y no fallar en el intento. Si quieres saber cómo funciona, sigue leyendo. 

Un expediente de empleado es un registro detallado de la información personal y profesional de un trabajador en una empresa. Este documento es indispensable para el departamento de recursos humanos debido a que contiene toda la información necesaria para llevar a cabo tareas como la nómina, la firma de recibos de nómina, el seguimiento del desempeño y la gestión de los beneficios.

Es importante destacar que el objetivo principal de un expediente del trabajador es tener un registro completo y actualizado de la información del empleado, lo que facilita la gestión de recursos humanos y la toma de decisiones. Además de que algunas de las principales funciones de un expediente del trabajador son las siguientes:

Gestión de la nómina 

El expediente del trabajador contiene información importante, como el número de seguro social, la información fiscal y los datos de pago, que se utilizan para gestionar la nómina del empleado.

Evaluación del desempeño

La información en el expediente del trabajador, como la experiencia laboral, la formación y los antecedentes de empleo, se utiliza para evaluar el desempeño del empleado y determinar si se cumplen las metas y objetivos laborales.

Toma de decisiones de empleo 

El expediente laboral se utiliza para tomar decisiones de empleo, como la selección y la promoción de empleados, la asignación de tareas y responsabilidades, y la evaluación de la elegibilidad para programas de capacitación y desarrollo.

Seguimiento de las prestaciones laborales

Otra de sus funciones es mantener un registro de las prestaciones laborales, como los días de vacaciones y los días de enfermedad, y para realizar el seguimiento del uso de estas prestaciones.

Cumplimiento de regulaciones laborales

El expediente del trabajador se utiliza para cumplir con las regulaciones laborales y mantener los registros requeridos por las leyes y regulaciones aplicables.

Una vez dicho esto, ¿cómo podemos crear un expediente laboral? Si bien, es verdad que no hay reglas escritas en piedra puesto que muchos aspectos dependen de la empresa y la cantidad de empleados que tenga, aquí te dejamos 6 pasos que te servirán de guía.

1. Identificar los documentos necesarios 

Antes de comenzar a recopilar información, es importante identificar los documentos necesarios para el expediente del empleado. Estos pueden incluir una solicitud de empleo, un currículum vitae, una carta de oferta, un formulario de consentimiento para la verificación de antecedentes, un formulario de impuestos, una copia del contrato laboral, una carta de referencia y muchos más.

2. Establecer un formato consistente

Es importante establecer un formato consistente para el expediente del empleado para que sea fácil de entender y seguir. La información puede organizarse en secciones, como datos personales, antecedentes educativos, experiencia laboral, información médica y otros datos relevantes.

3. Recopilar y registrar la información

Una vez que se han identificado los documentos necesarios y se ha establecido un formato consistente, es hora de comenzar a recopilar y registrar la información en el expediente del empleado. Es importante asegurarse de que toda la información esté actualizada y sea precisa.

4. Mantener la confidencialidad

Es importante mantener la confidencialidad de la información del expediente del empleado. Solo las personas autorizadas deben tener acceso al expediente del empleado, y debe almacenarse en un lugar seguro.

5. Actualizar el expediente regularmente

El expediente del empleado debe actualizarse regularmente para reflejar los cambios en la información del empleado, como cambios de dirección, número de teléfono, estado civil, aumento de sueldo, cambio de puesto, entre otros.

6. Cumplir con las regulaciones laborales 

Al crear y mantener un expediente del empleado, es importante cumplir con todas las regulaciones laborales aplicables. Esto incluye mantener la confidencialidad de la información del empleado y cumplir con las leyes de privacidad y protección de datos.

Como puedes ver, un expediente de empleado es un documento crucial para cualquier empresa, ya que contiene toda la información necesaria para la gestión de recursos humanos. Si además de esta guía que te acabamos buscas más orientación, en Sora estamos encantados de ayudarte. Con nuestra plataforma de expediente laboral te proporcionamos diversas herramientas que no sólo te ayudan a lograr lo mencionado en los 6 pasos anteriores, sino que también te permiten automatizar este proceso para evitar que inviertas tiempo extra en estas actividades. ¿Estás listo para comenzar?