Cómo optimizar tu expediente laboral para mejorar la productividad y el cumplimiento

El expediente laboral es uno de los elementos más importantes dentro de una empresa.

Este archivo no solo contiene la información contractual y legal de los empleados, sino que también incluye documentos clave como los recibos de nómina. Mantener estos expedientes actualizados y completos es esencial para cumplir con la normativa laboral, evitar sanciones y garantizar la eficiencia en la administración de los procesos internos.
En este blog, te explicamos cómo optimizar el manejo de los expedientes laborales y los recibos de nómina, y cómo herramientas como Sora.mx pueden ayudarte a gestionar estos documentos de manera digital, con total certeza jurídica y con ahorros significativos en dinero, espacio y materiales.

La importancia de optimizar el expediente laboral

El expediente laboral es una pieza fundamental para el cumplimiento de las leyes laborales. Según la Ley Federal del Trabajo en México, las empresas están obligadas a conservar ciertos documentos, como los recibos de nómina, durante un periodo mínimo de 5 años. No cumplir con esta normativa puede generar sanciones legales que afecten a la empresa tanto económica como operativamente.

El manejo manual de estos expedientes presenta varios inconvenientes, como:


Riesgo de pérdida de documentos: Los expedientes físicos pueden extraviarse fácilmente, lo que puede generar problemas durante auditorías o revisiones.
Costos de almacenamiento: Mantener grandes cantidades de archivos físicos implica destinar espacio en la oficina o en bodegas, lo cual representa un gasto adicional.
Procesos ineficientes: Buscar, organizar y actualizar documentos de manera manual es una tarea que consume tiempo y recursos.

El impacto de la digitalización en la gestión de expedientes y recibos de nómina
La digitalización de los documentos laborales, en especial de los recibos de nómina, es una tendencia creciente debido a los múltiples beneficios que ofrece. Implementar herramientas como Sora.mx puede transformar por completo la forma en que las empresas gestionan estos documentos, optimizando su productividad y asegurando el cumplimiento legal, que es el punto fuerte de esta reciente plataforma en la que no queda espacio para los descuidos legales.

Algunos de los beneficios más destacados de la digitalización incluyen:


Ahorro de dinero y recursos: Digitalizar los recibos de nómina y expedientes laborales elimina la necesidad de imprimir documentos y enviarlos de manera física. Esto no solo reduce los costos en papel, tinta y mensajería, sino que también disminuye el uso de espacio de almacenamiento.
Acceso inmediato a la información: Los recibos de nómina y otros documentos laborales que incluya el expediente como contratos, políticas, etc, pueden almacenarse en la nube, lo que permite acceder a ellos de manera rápida y sencilla, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto mejora la agilidad en los procesos de auditoría y respuesta a solicitudes de información.
Cumplimiento normativo garantizado: Con plataformas, puedes asegurarte de que todos los documentos laborales, incluidos los recibos de nómina, están almacenados de manera segura y conforme a las normativas vigentes. Además, la plataforma emite alertas cuando algún documento está próximo a vencer o requiere actualización, lo que facilita el seguimiento del cumplimiento y como te mencionamos, la legalidad es el punto fuerte principalmente de Sora.mx que te brinda seguridad como no lo hace ninguna otra plataforma.
Certeza jurídica con la firma electrónica avanzada: Una de las principales ventajas de Sora es la firma electrónica avanzada, que tiene la misma validez legal que una firma autógrafa en México, uno de los puntos clave que debes considerar al momento de adoptar una nueva plataforma o sistema. Esto permite a las empresas firmar y almacenar recibos de nómina de forma completamente digital, eliminando la necesidad de imprimir o enviar documentos físicos.

Evita los costos extras asociados a la gestión manual de expedientes
Las empresas que todavía gestionan sus expedientes laborales de manera manual enfrentan costos innecesarios que pueden evitarse con la digitalización. Algunos ejemplos incluyen:

Costos de almacenamiento: Mantener archivos físicos requiere espacio, y en ocasiones, las empresas necesitan alquilar bodegas adicionales para almacenar grandes cantidades de documentos como te lo mencionamos anteriormente e imagina el gasto que puede implicar en empresas de más de mil empleados. Este costo se puede eliminar con la digitalización, ya que toda la documentación se almacena en la nube.
Gastos en materiales y envio: Las empresas que deben enviar recibos de nómina o contratos firmados por correo incurren en costos significativos. Esto no solo implica gastos de mensajería, sino también de impresión, papel y tinta.
Pérdida de tiempo y productividad: El tiempo que el personal de recursos humanos invierte en buscar y gestionar documentos físicos podría dedicarse a actividades más productivas si los documentos estuvieran digitalizados y fueran accesibles con un solo clic.

Implementa soluciones para la gestión eficiente de expedientes y recibos de nómina

Sora.mx es una plataforma diseñada para optimizar la gestión de expedientes laborales y otros documentos clave como los recibos de nómina y la que recomendamos ampliamente por la integración de funciones que van desde el onboarding hasta la certeza en su firma digital. Entre sus características más destacadas se incluyen:


Firma y envío de recibos de nómina digitalmente: Con Sora, los recibos de nómina y cualquier otro documento del expediente laboral pueden ser firmados de forma digital y enviados a los empleados al instante, eliminando la necesidad de manejar documentos físicos.
Almacenamiento seguro en la nube: Todos los documentos, incluidos los recibos de nómina, se almacenan de manera segura en la nube, garantizando acceso inmediato y evitando el riesgo de pérdida de información.
Cumplimiento legal: Sora cumple con todas las normativas mexicanas en cuanto a la conservación de documentos laborales. Esto asegura que tu empresa no enfrente sanciones por no tener sus recibos de nómina o expedientes laborales completos y actualizados, prever a tu compañía de cualquier litigio laboral es una tranquilidad que querrás tener.
Automatización de procesos: La plataforma permite automatizar la creación y gestión de expedientes laborales, lo que reduce el tiempo dedicado a tareas manuales y mejora la productividad de los equipos de recursos humanos, una de ellas y la primera gran entrada, es su funcionalidad de onboarding automatizado.

¡No te quedes atrás y ve por aquello que hará tus procesos más fáciles!

Optimizar el expediente laboral de una empresa es esencial para garantizar el cumplimiento legal y mejorar la productividad. Las soluciones digitales, como Sora.mx, no solo permiten almacenar y gestionar documentos de manera eficiente, sino que también eliminan los costos asociados al manejo de archivos físicos y garantizan la seguridad y el acceso inmediato a la información.

En un entorno cada vez más digital, las empresas que adoptan herramientas tecnológicas para la gestión de recibos de nómina y otros documentos laborales que requiera el expediente están mejor preparadas para enfrentar los retos del futuro, asegurando su cumplimiento normativo y reduciendo costos.