Breve guía sobre la firma electrónica en recibos de nómina

La transformación digital ha llegado a todos los aspectos de nuestras vidas, desde nuestra vida personal hasta en el ambiente laboral. En este último lo podemos reconocer a través del uso de aparatos tecnológicos, así como la implementación de softwares que ayudan a facilitar los procesos laborales, tales como la firma de recibos de nómina.

No obstante, a pesar de que nos encontramos inmersos en ella, existen muchas empresas que aún no deciden dar ese salto y continúan realizando sus trabajos de manera manual, lo que no sólo ocasiona que sus tareas sean realizadas en una mayor cantidad de tiempo, sino que también les proporciona menor seguridad. 

Siguiendo con el ejemplo de los recibos de nómina, emplear la firma autógrafa para ella conlleva varios problemas como ineficiencia en el proceso, mayor consumo de papel, riesgo de pérdida o extravío de documentos, falta de seguridad y confidencialidad, dificultades para acceder rápidamente a la información, costos de almacenamiento y archivado, y complicaciones en el trabajo remoto. 

En el siguiente blog te contamos de manera más detallada las dificultades a las que se enfrenta el departamento de Recursos Humanos al pedir firma autógrafa en los recibos de nómina, y además te presentamos una solución para ellos.

Dificultades de la firma autógrafa en recibos de nómina

1. Ineficiencia en el proceso

La firma manual de los recibos de nómina puede ser un proceso lento y engorroso, especialmente si hay muchos empleados que deben firmar individualmente. Esto puede llevar a una carga administrativa adicional para el departamento de recursos humanos y resultar en una pérdida de tiempo y productividad.

2. Mayor consumo de papel

Firmar los recibos de nómina manualmente implica imprimir una copia física para que cada empleado firme. Esto conduce a un mayor consumo de papel y contribuye a la generación de residuos, lo que no es sostenible ni respetuoso con el medio ambiente.

3. Riesgo de pérdida o extravío

Los recibos de nómina en papel pueden extraviarse o perderse fácilmente, lo que representa un riesgo tanto para los empleados como para la empresa. Si un empleado pierde su recibo de nómina, podría tener dificultades para comprobar su salario y prestaciones.

4. Seguridad y confidencialidad

La firma manual no proporciona el mismo nivel de seguridad que la firma electrónica. Los recibos de nómina en papel pueden ser vistos por personas no autorizadas o ser objeto de manipulación o alteración. Esto puede poner en riesgo la privacidad y confidencialidad de la información personal y financiera de los empleados.

5. Dificultades para acceder a la información

Cuando los recibos de nómina están archivados físicamente, puede ser difícil acceder a ellos de manera rápida y eficiente. Esto puede retrasar la búsqueda de información y dificultar la recuperación de datos históricos, lo que es especialmente problemático durante auditorías o consultas de los empleados.

Soluciones para RRHH

Para abordar estos desafíos y mejorar la experiencia laboral, cada vez más empresas están optando por implementar la firma electrónica, una solución ágil, segura y sostenible que moderniza la gestión de nóminas y se adapta al entorno laboral actual.

¿Cómo funciona la firma electrónica?

La firma electrónica en recibos de nómina es un proceso en el cual se envía el recibo de nómina de manera electrónica al empleado, quien accede a través de una plataforma segura. Tras revisar el contenido, el empleado autentica su identidad y procede a firmar electrónicamente el documento. Una vez firmado, el recibo se registra y almacena de forma segura. La firma electrónica agiliza el proceso, mejora la seguridad y confidencialidad, reduce el consumo de papel y facilita el acceso y la búsqueda de documentos, contribuyendo a una gestión más eficiente y sostenible de la nómina.

Beneficios de la firma electrónica de recibos de nómina

• Mayor rapidez en el proceso de firma y entrega de recibos de nómina.
• Reducción de costos y uso de papel, contribuyendo al cuidado del medio ambiente.
• Seguridad y validez legal de las firmas electrónicas, protegiendo la información sensible de los empleados.
• Flexibilidad para firmar electrónicamente desde cualquier lugar y dispositivo.
• Mejora la eficiencia y la experiencia del empleado, al reducir la carga administrativa.

Cómo usar la firma electrónica en recibos de nómina

Paso 1

Selecciona una plataforma confiable de firma electrónica que cumpla con los requisitos de seguridad y legalidad. Investiga las opciones disponibles en el mercado y elige aquella que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Asegúrate de que la plataforma cuente con las medidas de seguridad necesarias para proteger los datos y documentos.

Paso 2

Una vez que hayas seleccionado la plataforma de firma electrónica, es importante asegurarte de que pueda integrarse con tu sistema de nómina actual. La integración permitirá que los recibos de nómina se generen automáticamente y que los empleados puedan firmar electrónicamente sin complicaciones adicionales.

Paso 3

Antes de implementar la firma electrónica en los recibos de nómina, brinda la capacitación necesaria a los empleados para que comprendan el proceso y se sientan cómodos con esta nueva forma de firmar documentos. Existen algunas plataformas que suelen ser más fáciles e intuitivas para los colaboradores que otras.

Paso 4

Una vez que todos los empleados estén capacitados y el sistema esté listo, comienza a utilizar la firma electrónica en los recibos de nómina. Los empleados recibirán notificaciones para firmar electrónicamente sus recibos, y podrán hacerlo de forma segura desde cualquier dispositivo con acceso a internet.

Paso 5

Asegúrate de contar con un sistema seguro de almacenamiento y de facilitar el acceso a los empleados cuando lo necesiten. Esto reducirá la necesidad de archivar físicamente documentos y facilitará la búsqueda y recuperación de información.

¿Qué plataforma utilizar?

Sin duda alguna, existen muchas plataformas en el mercado que tienen como objetivo ayudar a las empresas a digitalizar sus documentos. Sin embargo, no todas ellas pueden cubrir las necesidades del consumidor. 

Un ejemplo de una plataforma que además de otorgar una firma electrónica válida legalmente, también brinda la posibilidad a sus usuarios de automatizar gran parte de sus procesos de recursos humanos es sora.

Con sora cada uno de tus empleados cuenta con una firma electrónica que le permite firmar recibos de nómina, contratos y documentos laborales. Y lo mejor de todo es que lo pueden hacer desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y con tan sólo un plar de clic, tal como se muestra a continuación:

De igual manera, el personal de recursos humanos cuenta con la funcionalidad de gestionar todos estos documentos desde la nube, ayudando a reducir costos en papel, almacenamiento y envíos. Recuerda que el futuro de las empresas se encuentra en el mundo digital, ¡no te quedes fuera de la competencia!

Si te interesa saber más sobre cómo funciona esta plataforma, agenda una demo gratuita en el siguiente link: