Adiós, folder amarillo; hola, software de control de documentos

Recibos de nómina, permisos de vacaciones, avisos, contratos laborales, constancias de empleos  y documentación personal son apenas unos ejemplos de los documentos que indiscutiblemente debe tener toda compañía en cada expediente laboral. Cuando las empresas son pequeñas (menos de 50 empleados) es muy común que opten por armar estos expedientes de manera física, pero ¿qué pasa cuando nos encontramos con una empresa de +500 empleados? Sin duda alguna la gestión y recolección física de estos documentos se vuelve más complicada e incluso contraproducente, lo que nos lleva a una sola conclusión: es necesario optar por un software de control de documentos.

¿Qué es un software de control de documentos?

Un software de gestión de documentos, también llamada document management system (DMS), es un sistema diseñado para organizar, gestionar y almacenar los documentos de una empresa. El objetivo de este sistema es que toda la información empresarial se encuentre en una misma plataforma centralizada y que cada empleado pueda ingresar a ella cuando lo necesite.

¿Para qué sirve un software de control de documentos?

Este tipo de software te ayuda a realizar de una manera más fácil la gestión de documentos de una empresa, para ello te brinda las siguientes garantías con respecto al manejo de información en la empresa:

• Almacenamiento y recuperación de información de manera eficaz
• Minimiza el riesgo de la pérdida de información
• Garantiza la validez de la información almacenada
• Mejora el buen funcionamiento de la organización mediante un mejor manejo de los documentos laborales
• Mejor control de documentos
• Organización digitalizada de todos los documentos de una empresa, generando así un acceso seguro a los archivos para los empleados, además de una gestión de archivos óptima para mejorar la productividad de la sociedad
• Posibilidad de trabajar desde cualquier lugar, cargar documentos en la nube, descargar documentación y actualizar archivos

La importancia de los software de control de documentos radica en la eficiencia de control de documentos y expedientes que le brinda a las empresas, pues con este tipo de sistemas toda empresa puede despedirse de los pesados y fastidiosos folders amarillos para pasar a gestionar todo desde la nube.

¿Cómo funciona?

Hoy en día la digitalización en el mundo empresarial está a la orden del día, lo que significa que tanto dueños de empresas como trabajadores estamos acostumbrados al uso de sistemas tecnológicos para resolver nuestras actividades. En ese sentido, el funcionamiento de los software de tecnologías cuentan con características intuitivas muy similares a otras plataformas, pues sus principales funciones son cargar y crear documentos, organizarlos de la manera que mejor le funcione a la empresa y consultar esta información, todo ello de manera segura. Su funcionamiento consiste en permitirle al usuario hacer de manera digital lo que antes hacía manualmente: recolección de datos y firmas, envío de avisos, almacenamiento de información y gestión de todos estos documentos. Para realizar este tipo de actividades, es necesario tener acceso a una cuenta dentro de este software a través de un usuario y una contraseña.

Con este tipo de sistemas también puedes:

• Legitimar la información existente en el documento
• Acceso a los archivos de forma segura y rápida
• Dar soporte a numerosos dispositivos de gestión de archivo
• Ofrecer los datos exactos que se busquen
• Minimizar o descartar una posible pérdida de información
• Dar soporte a múltiples usuarios

Ventajas del software de control de documentos

Dentro de las ventajas que le otorgará a tu empresa la adopción de un software de control de documentos, están las siguientes:

Digitalización: una de las necesidades recientes de toda empresa es llevar todos sus procesos al mundo digital. Hace dos años vivimos la revolución de los documentos físicos y a partir de entonces hemos estado experimentando poco a poco la digitalización de todas las empresas. En este sentido, un software de este tipo te sirve como herramienta para mantener a tu compañía a la orden del día con respecto a la nueva modalidad de documentos.

Mejor organización: gestionar los documentos de manera física nunca te asegurará un alto porcentaje de precisión con respecto a los documentos que tienes en tu poder o las firmas necesarias, pues además de significar una mayor inversión de tiempo, también dificulta la organización de documentos. No obstante, un software te permite obtener, cargar, consultar e incluso descargar todo tipo de información que necesites en sólo un par de minutos. Además, te asegura que aquello que se encuentra en la plataforma es válido. 

Productividad: el tiempo es nuestro activo más valioso y en el ámbito laboral desperdiciarlo en actividades que pueden ser automatizadas ya no es opción. Por ello, otra de las ventajas de este tipo de sistema es el ahorro de tiempo en búsqueda y obtención de documentos. Además, permite que ese tiempo que se “ahorra” pueda ser invertido en otras actividades.

Centralización: muchas de las empresas que tienen una gran cantidad de empleados optan por hacer diversos centros de trabajo, cuando eso pasa el manejo de documentos queda dividido en diferentes puntos geográficos, lo que ocasiona que si un empleado necesita realizar algún trámite es necesario que primero se dirija con el personal encargado de su planta y después se deba dirigir a la planta central de la empresa, lo que ocasiona mayor tiempo empleado en esos procesos. En ese caso, utilizar un software para centralizar la información es una de las mejores opciones que se le puede dar a estas problemáticas.

Flujos de trabajo más eficientes: otra de las mayores ventajas de la adopción de software para el control de documentos es que te ayuda a hacer más sencillos y productivos los procesos de trabajo en tu empresa. 

Brinda mayor seguridad: sin duda alguna una de las mayores inquietudes con respecto a los sistemas para control de documentos es la duda sobre si nuestros documentos están seguros y por eso venimos a decirte lo siguiente: estos software son una de las formas más seguras de almacenamiento, pues a diferencia de los documentos físicos, cuentan con un sistema de seguridad que encripta los documentos para evitar el robo de información y además los protege ante hackeos.

Pero eso no es todo, este sistema también te permite:

• Recuperar documentos fácilmente
• Controlar el acceso a la información
• Dar acceso a los usuarios para ordenar sus archivos
• Facilitar el acceso a los documentos
• Acceder desde cualquier lugar

En Sora desarrollamos una plataforma de expediente laboral que te permite digitalizar, crear y gestionar todos los documentos laborales de tu empresa de manera fácil y sencilla. Esta plataforma está elaborada con el objetivo de que la empresa pueda enviar todo tipo de documentos laborales a su empleado para que éste pueda firmarlos; además, tiene la funcionalidad de etiquetar cada documento para tener una mejor organización, así como de otorgar diversos permisos a los empleados.