Firma Electrónica de las Personas Morales en Documentos Digitales

¿Puede una persona moral utilizar su propia firma electrónica para firmar documentos digitales que amparen actos jurídicos?

Mediante el presente documento responderemos la interrogante respecto a si es legalmente válido que una persona moral mexicana firme documentos digitales que amparen actos jurídicos con su propia firma electrónica y no con la firma electrónica de su apoderado. También, daremos sustento jurídico a nuestra recomendación en el sentido de que sean las personas físicas apoderadas de la persona moral quienes firmen documentos digitales. 

Si bien es cierto que una persona moral cuenta con personalidad jurídica y con los atributos de dicha personalidad siendo éstos capacidad, nombre, domicilio, patrimonio y nacionalidad por lo que ésta puede contraer derechos y obligaciones frente a terceros también lo es que las personas morales actúan a través de sus representantes legales (apoderados).

El artículo 26 del Código Civil Federal establece que las personas morales obran y se obligan por medio de los órganos que las representan sea por disposición de la ley o conforme a las disposiciones relativas de sus escrituras constitutivas y de sus estatutos.

Ahora bien, la firma electrónica es consecuencia de la evolución y transformación tecnológica y, en el mundo jurídico, la seguridad jurídica se ve reforzada por firmas electrónicas avanzadas o fiables que cuentan con tecnología criptográfica.

Tal es así que la tecnología ha superado, implementado y eficientando procesos así como traspasado barreras del plano físico. De esa forma, en la actualidad la tecnología permite que una persona moral firme mensajes de datos y documentos digitales utilizando su propia firma electrónica, situación que en el mundo físico no sucede pues son las personas físicas apoderadas de las personas morales quienes firman en representación. 

En principio, la firma electrónica es equiparable a la firma autógrafa en un documento digital, sin embargo, en materia fiscal existe una excepción pues utilizando la firma electrónica avanzada (FIEL) del Servicio de Administración Tributaria (en adelante “SAT”) las personas morales pueden suscribir documentos y dar cumplimiento a obligaciones de forma de carácter fiscal. Un ejemplo claro es la presentación de declaraciones anuales de las personas morales pues éstas se presentan con la firma electrónica avanzada (FIEL) de la persona moral emitida por el SAT y no la del representante legal. 

A efectos de concluir la presente recomendación jurídica, resulta pertinente mencionar que el proceso que el SAT utiliza para la creación y emisión de la FIEL  a una persona moral es estricta y únicamente a través del apoderado legal de la persona moral. Por lo anterior, es claro que actúa una persona física en representación de la persona moral. Aunado a ello, existe una presunción legal de que cuando se utiliza la FIEL de una persona moral ésta es utilizada por una persona física con facultades suficientes para representarla por lo que nuevamente participa la persona física actuando en representación de la persona moral.

Ahora bien, en materia de amparo existen casos estudiados por la Suprema Corte de Justicia de la Nación en los que se discute la validez y procedencia de un escrito presentado ante el Poder Judicial de la Federación cuando éste ha sido suscrito con la FIEL de la persona moral. Al respecto la contradicción de tesis 150/2021 con registro digital 45043 pretende resolver la siguiente interrogante: 

¿Cuando una persona moral presenta su demanda de amparo o sus recursos con el certificado digital que le fue expedido por el Servicio de Administración Tributaria, deben reconocerse como válidos, prevenirse para dar oportunidad a que el apoderado o representante legal los suscriba y ratifique o, en su caso, deben desecharse por falta de firma?

Al respecto, la Primera Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nacional concluyó  lo siguiente:

El uso homologado de la e.firma expedida por el Servicio de Administración Tributaria para la presentación de escritos ante el Consejo de la Judicatura Federal, corresponde a un error al  suscribir la demanda o recurso con la firma electrónica de la persona moral, en lugar de la firma de la persona física que la representa, lo que actualiza una excepción que deberá considerarse como una irregularidad de la demanda que provoca prevenir a la promovente para que la persona facultada para ello suscriba y ratifique el escrito.

El criterio acerca de la validez de un acto jurídico celebrado por una persona moral cuando ésta lo consiente con su firma electrónica de ninguna manera se encuentra homologado pues sobre el mismo asunto existen votos concurrentes de Ministros de la Suprema Corte de Justicia de la Nación que difieren de la resolución de la contradicción de tesis antes planteada así como tesis del Tribunal de Justicia Administrativa y de  Tribunales colegiados que difieren en sus conclusiones. 

Por todo lo anterior, nuestra recomendación adoptando una postura muy conservadora es que las personas morales celebren actos jurídicos actuando a través de sus representantes legales; esto es que en los documentos digitales que amparen actos jurídicos de naturaleza civil, mercantil, laboral y administrativa aparezca la firma electrónica del representante legal y no la de la persona moral. Esta recomendación atiende a nuestro compromiso frente a nuestros clientes de mantener una postura que garantice completa certeza jurídica en todo momento.