Actualiza Facilmente Tus Expedientes Laborales En La Nube

Actualiza fácilmente tus expedientes laborales en la nube

Una gestión eficiente de los Recursos Humanos es crucial para cualquier empresa en esta era digital.

Una de las tendencias más importantes es la digitalización de los expedientes laborales en la nube y es por lo que te queremos contar cómo este proceso no sólo optimizará tu administración de documentos, sino que también mejorará la seguridad y accesibilidad de tu información.

En este blog explicaremos cómo digitalizar los expedientes laborales en la nube, tomando como referencia los procesos implementados en sora.mx y por supuesto, destacaremos las ventajas de la auditoría en tiempo real para RRHH, el expediente del trabajador y la firma de documentos digitales.

 

 

¿Qué es la digitalización de expedientes laborales?

Esto implica convertir todos los documentos físicos relacionados con el personal a formatos digitales. Esto incluye contratos, recibos de nómina, políticas, solicitudes de vacaciones, documentos de identidad, entre otros. Al almacenar estos documentos en la nube, las empresas pueden acceder a la información de manera rápida y segura desde cualquier lugar.

Beneficios de la digitalización de expedientes laborales en la nube



  1. Acceso remoto y en tiempo real
    La principal ventaja de digitalizar los expedientes laborales en la nube es la capacidad de acceder a la información en tiempo real desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Esto facilita el trabajo y la gestión del departamento de recursos humanos desde cualquier ubicación geográfica.


  2. Mejora en la seguridad de los datos
    Mantener la seguridad en los documentos laborales es una prioridad para cualquier empresa. Al utilizar soluciones en la nube, como las ofrecidas por Sora, los datos están protegidos mediante cifrado y protocolos de seguridad avanzados. Contamos con la validación de RENAPO para verificar la existencia de CURP y con las pruebas biométricas que nos ayudan a validar la identidad del colaborador confirmando los datos de la credencial de elector, es decir, debe haber concordancia entre la foto del INE y las fotos solicitadas por nuestra plataforma.


  3. Optimización de procesos administrativos

    La digitalización elimina la necesidad de manejar grandes volúmenes de papel simplificando y acelerando los procesos administrativos y la pérdida de tiempo que suele haber en ellos. Además, la búsqueda de documentos es más eficiente y los tiempos de respuesta se reducen significativamente.


  4. Reducción de costos
    Al reducir el uso de papel y el espacio necesario para almacenar documentos físicos, las empresas pueden ahorrar en costos de impresión, almacenamiento y mantenimiento de archivos, así como el volumen de personas para administrar la operación de expedientes, especialmente en empresas grandes y lo cual se traduce en un ahorro de horas hombre.

Implementación de la digitalización de tus documentos laborales con Sora

Sora es una plataforma especializada en la gestión digital de documentos laborales. Su enfoque integral facilita la transición de archivos físicos a digitales, asegurando el cumplimiento de normativas y la protección de datos. A continuación, te contamos los pasos esenciales para digitalizar los expedientes laborales utilizando Sora.


Paso 1: Evaluación inicial y planificación

El primer paso es realizar una evaluación de los documentos actuales y planificar el proceso de digitalización, esto incluye identificar el tipo de información a digitalizar para establecer prioridades y crear expedientes completos.


Paso 2: Digitalizar los documentos del expediente

Nosotros te ayudamos a crear documentos digitales variables para que tus colaboradores los puedan firmar como: contratos, recibos de nómina, acuses y cualquier otro que necesites como avisos. En sora.mx no escaneamos documentos pues al no ser original no se puede demostrar su validez legal y no se pueden presentar como pruebas o evidencia ante los departamentos legales. La automatización de estos documentos y plantillas automatizadas facilitará que todos tus colaboradores reciban los avisos y documentos necesarios y de acuerdo con sus datos personales con tan solo un par de clics.

 

Paso 3: Almacenamiento en la nube
Los documentos digitalizados se almacenan en la nube utilizando los servicios de sora.mx. Nuestra plataforma asegura que todos los expedientes del trabajador estén organizados y sean de fácil acceso con opciones de búsqueda avanzadas.


 

Paso 4: Firma de documentos digitales
Uno de los aspectos más innovadores de Sora es la capacidad de firmar documentos digitalmente. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también cumple con las regulaciones legales y garantiza la autenticidad de los documentos basados en la Ley del Trabajo.


 

Paso 5: Auditoría en tiempo real para RRHH
Finalmente, la plataforma permite realizar auditorías en tiempo real al departamento de RRHH, lo que significa que cualquier acceso, cambio o consulta de los documentos quedará registrado. Esto es crucial para la transparencia y el control interno de los expedientes de los empleados.

 

Digitalizar los expedientes laborales en la nube es un paso esencial para cualquier empresa que busque mejorar su eficiencia y seguridad en la gestión de recursos humanos. Las soluciones ofrecidas por Sora no solo facilitan este proceso, sino que también garantizan el cumplimiento de normativas y la protección de datos sensibles, siendo la única plataforma en México que garantiza esa legalidad en la firma de documentos digitales.

Puntos clave

Revisión preliminar

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  • Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
  • Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación

Comunicación efectiva

Marco Legal
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  • Promueve la escucha activa: ofrece a todas las partes involucradas la oportunidad de expresar su punto de vista y preocupaciones de manera clara y sin interrupciones.
  • Incita al diálogo constructivo: fomenta un diálogo abierto y honesto para entender mejor las perspectivas de todas las partes. Evita el lenguaje confrontativo.

Abordar conflictos por documentación laboral de manera efectiva no solo ayuda a resolver disputas actuales sino que también refuerza una cultura de trabajo transparente, justa y respetuosa. 

¿Te gustaría evitar este tipo de conflictos? Te presentamos sora, una plataforma de compliance laboral que te permite gestionar y automatizar los documentos de tus empleados a través de flujos de trabajo, así como asegurarte de que se encuentren al día de acuerdo con la normativa mexicana gracias a que te permite identificar si los expedientes de los empleados están completos y si todos los documentos que requieren firma, ya cuentan con ella.

Al adoptar estas tecnologías, las empresas pueden optimizar sus procesos administrativos, reducir costos y mejorar la accesibilidad de la información.
Implementar la digitalización de expedientes laborales en la nube no solo será una inversión en tecnología, sino también en el futuro de la gestión de recursos humanos.
La auditoría en tiempo real para RRHH y la firma de documentos digitales, son solo algunas de las ventajas que destacan en este proceso innovador y funcional.

Transforma tu empresa hoy mismo y descubre los beneficios de un expediente laboral digitalizado con sora.mx.

¿Conoces sora?

Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina

sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio. 

Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.

¿Te gustaría conocer más sobre cómo funciona sora? Agenda una demo completamente gratis.

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