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Las 5 ventajas de tener expedientes laborales digitales
Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
1. Eficiencia y accesibilidad
Una de las principales ventajas de tener un expediente laboral digital es la eficiencia que ofrece. Los documentos digitales son fáciles de buscar y acceder, ahorrando tiempo y reduciendo la necesidad de almacenamiento físico. Con los expedientes laborales en la nube, los documentos pueden ser consultados desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre y cuando se tenga acceso a Internet. Esto es especialmente útil para empresas con múltiples oficinas o para aquellas que implementan políticas de trabajo remoto.
2. Cumplimiento y Seguridad
Mantener el cumplimiento del expediente laboral es crucial para cualquier empresa, especialmente en términos de regulaciones legales y auditorías. Los sistemas de gestión de expedientes digitales garantizan que todos los documentos necesarios estén en orden y actualizados, facilitando el cumplimiento de las normativas laborales. Además, estos sistemas suelen contar con avanzadas medidas de seguridad, como encriptación y controles de acceso, lo que protege los datos sensibles de los empleados. En sora.mx, además, encontrarás la primera plataforma en México que cuenta con validez legal en la firma de documentos digitales avalada por la Ley del Trabajo, ¡ninguna otra plataforma te da ese respaldo y seguridad jurídica!
3. Automatización de procesos
La automatización de procesos de recursos humanos es otra ventaja significativa de los expedientes digitales. La capacidad de automatizar tareas repetitivas, como la generación y distribución de recibos de nómina u otros documentos como plantillas de aviso, reduce la carga de trabajo del departamento de RRHH y minimiza el riesgo de errores. La automatización también permite a los administradores centrarse en actividades más estratégicas, como el desarrollo del talento y la mejora de la cultura organizacional. ¿Sabías que con sora.mx además podrás automatizar todos tus documentos y rellenar datos importantes personalizados con tan solo unos clics y en pocos minutos?
4. Soluciones legales y administración simplificada
Las soluciones legales en recursos humanos son esenciales para garantizar que una empresa se adhiera a todas las leyes y regulaciones laborales. Un sistema de expedientes del trabajador digitales facilita la administración de documentos legales, contratos y otros archivos críticos. Estos sistemas no solo organizan y almacenan los documentos de manera eficiente, sino que también proporcionan herramientas para monitorear y gestionar el cumplimiento legal en tiempo real. Como te dijimos anteriormente, en sora creamos un método de seguridad en el que a través de un NIP, validamos tu información personal con ayuda de nuestras pruebas biométricas avaladas por la RENAPO y por el INE.
5. Sostenibilidad y reducción de costos
La transición a expedientes laborales en la nube no solo beneficia la eficiencia operativa, sino que también es una opción más sostenible en términos económicos y ambientales. Al reducir el uso de papel y los recursos asociados con el almacenamiento físico, las empresas pueden disminuir su impacto ambiental, sin mencionar que la digitalización de documentos reduce costos relacionados con la impresión, almacenamiento y mantenimiento de archivos físicos, entre otros. La sostenibilidad, sin duda, se convierte así en una ventaja competitiva que mejora la imagen de la empresa frente a clientes y empleados.
Entonces, ¿es mejor migrar a expedientes laborales digitales?
Adoptar un sistema de expedientes laborales en la nube, es una decisión estratégica que ofrece múltiples beneficios como los que te enlistamos anteriormente. Desde la mejora de la eficiencia y accesibilidad, pasando por el cumplimiento y la seguridad, hasta la automatización de procesos y la sostenibilidad, ¡las ventajas son claras!
Las soluciones legales en recursos humanos y la automatización de procesos de RRHH, no solo optimizan la administración, sino que también permiten a las empresas concentrarse en su crecimiento y desarrollo, en pocas palabras, ayudará al personal del área a optimizar y mejorar sus procesos laborales con la oportunidad de poder enfocarse en otras áreas que también lo requieran sin descuidar el cumplimiento de expedientes.
Puntos clave
Revisión preliminar
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
Comunicación efectiva
- Promueve la escucha activa: ofrece a todas las partes involucradas la oportunidad de expresar su punto de vista y preocupaciones de manera clara y sin interrupciones.
- Incita al diálogo constructivo: fomenta un diálogo abierto y honesto para entender mejor las perspectivas de todas las partes. Evita el lenguaje confrontativo.
Abordar conflictos por documentación laboral de manera efectiva no solo ayuda a resolver disputas actuales sino que también refuerza una cultura de trabajo transparente, justa y respetuosa.
¿Te gustaría evitar este tipo de conflictos? Te presentamos sora, una plataforma de compliance laboral que te permite gestionar y automatizar los documentos de tus empleados a través de flujos de trabajo, así como asegurarte de que se encuentren al día de acuerdo con la normativa mexicana gracias a que te permite identificar si los expedientes de los empleados están completos y si todos los documentos que requieren firma, ya cuentan con ella.
En este mundo digital, tener un expediente laboral actualizado y accesible en la nube es ya una necesidad. Las empresas que adoptan estas tecnologías están mejor posicionadas para enfrentarse a retos futuros, garantizando la seguridad y eficiencia de sus operaciones de recursos humanos, tal y como lo hacemos en sora.mx.
Si quieres saber más de nosotros y nuestra plataforma,
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¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
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