Tres pasos para adoptar la transformación digital
El expediente laboral es un conjunto de documentos y registros que contienen información relevante y necesaria sobre un empleado en el ámbito laboral. Este expediente recopila datos personales, documentos legales, contratos, registros de asistencia, evaluaciones de desempeño, historial de empleo, formación y capacitación, entre otros.
El objetivo de su existencia es utilizarlo para administrar y mantener un registro completo y actualizado de la información laboral y personal de los empleados, así como para cumplir con las regulaciones legales y los requisitos de gestión de recursos humanos.
¿Es lo mismo el expediente digital que el expediente físico?
NO. Aunque son utilizados con el mismo objetivo, nos estamos refiriendo a diferentes formatos que influyen considerablemente en sus ventajas. Un expediente físico se compone de documentos impresos que se archivan en carpetas físicas y requieren un espacio físico para su almacenamiento. Por otro lado, un expediente digital se encuentra en formato electrónico y se guarda en un sistema o software específico, lo que permite un acceso rápido y fácil a la información desde cualquier ubicación con conexión a internet.
El expediente digital también ofrece ventajas como la capacidad de búsqueda rápida, la posibilidad de almacenar archivos multimedia y la protección de datos mediante medidas de seguridad informática. Sin embargo, el expediente físico puede ser más tangible y familiar, pero conlleva desventajas como el riesgo de pérdida o daño de los documentos y la dificultad para compartir información de manera eficiente.
3 pasos para adoptar el expediente rh digital:
1. Evalúa las necesidades y define los objetivos
Antes de iniciar cualquier proceso de transformación digital, es importante evaluar las necesidades específicas de tu empresa en términos de documentación de RH. Determina los desafíos actuales, identifica las áreas que se beneficiarían de la digitalización y establece objetivos claros para la transformación. Estos objetivos podrían incluir la reducción de errores y tiempos de procesamiento, mejorar la accesibilidad y la colaboración, o aumentar la eficiencia en la gestión de documentos.
2. Identifica herramientas y soluciones digitales
Investiga y selecciona las herramientas y soluciones digitales adecuadas para la documentación de RH en tu empresa. Estas pueden incluir software de gestión de documentos, plataformas de gestión de recursos humanos, sistemas de gestión de contenido o servicios en la nube.
3. Implementa y capacita al personal
Una vez que hayas seleccionado las herramientas digitales, es el momento de implementarlas en tu empresa. Asegúrate de capacitar adecuadamente a los empleados involucrados en la documentación de RH sobre cómo utilizar las nuevas herramientas y soluciones digitales. Proporciona orientación y entrenamiento sobre las funciones, características y mejores prácticas de uso. Además, fomenta una cultura de cambio y adaptación a lo digital, y brinda el apoyo necesario para que los empleados se sientan cómodos y confiados en el nuevo entorno digital.
Recuerda que la transformación digital en la documentación de RH es un proceso continuo y para llevarla a cabo existen herramientas como sora que te permite:
- Firmar de manera electrónica de recibos de nómina, contratos y documentos laborales
- Enviar masivamente recibos de nómina, contratos y documentos
- Crear o exportar expedientes laborales digitales
- Controlar y dar seguimiento de porcentaje de firmados
- Clasificar y guardar documentos en la nube
Si quieres saber más sobre ella, déjanos tus datos y un asesor se pondrá en contacto contigo.
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