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Todo lo que tienes que saber del expediente del trabajador
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Hablar sobre responsabilidades y necesidades legales de las empresas es referirse, entre muchas cosas más, a la existencia de un expediente del trabajador por cada empleado que ésta tenga. En México, por ejemplo, el artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) estipula que el patrón tiene la obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos de los empleados, pero ¿qué documentos son estos? En este blog te presentamos todo lo que necesitas saber para tener en orden el expediente del trabajador de tu empresa.
Reclutamiento
¿Qué es un expediente del trabajador?
En pocas palabras, un expediente del trabajador es el compendio de diversos documentos de los empleados que cada patrón debe tener. La importancia de esta recopilación es tener toda la información necesaria para que, en primer lugar, el dueño de negocio se pueda proteger ante cualquier situación legal; así como tomar decisiones con respecto a la trayectoria laboral de sus colaboradores.
2. Ventajas
¿Qué documentos debe incluir el expediente laboral?
Para poder hablar sobre documentos necesarios en estos expedientes primero tenemos que definir que nos podemos basar en varias cuestiones. Una de ellas se basa en los documentos esenciales para poder emitir los recibos de nómina, otra establece las responsabilidades de parte del patrón y aquellas correspondientes a las del empleado; y otra más estipula el desarrollo del personal.
Es decir, en general un expediente del empleado debe contener una serie de documentos relacionados con su relación laboral con la empresa. A continuación, se presentan algunos de los documentos que es común encontrar en un expediente del empleado:
1. Solicitud de empleo: Este documento se utiliza para recopilar información básica sobre el empleado, como su nombre, dirección, número de teléfono y experiencia laboral anterior.
2. Contrato laboral: Este documento establece los términos y condiciones de la relación laboral entre el empleado y la empresa. Incluye información sobre el salario, horario de trabajo, beneficios y cualquier otra condición relevante.
3. Documentos de identificación: Es importante incluir una copia del documento de identidad del empleado, como su cédula o pasaporte.
4. Comprobantes de pago: Los comprobantes de pago, como los recibos de nómina, muestran la cantidad de dinero que el empleado ha recibido por su trabajo. Estos documentos son necesarios para demostrar que el empleado ha recibido su salario de manera regular.
5. Evaluaciones de desempeño: Las evaluaciones de desempeño registran el progreso del empleado en su trabajo. Esto puede incluir metas alcanzadas, habilidades mejoradas y cualquier otro logro relevante.
6. Expediente disciplinario: Si el empleado ha tenido problemas en el trabajo, es importante documentar estos incidentes en un expediente disciplinario. Esto puede incluir advertencias, suspensiones y cualquier otra acción disciplinaria tomada.
7. Documentos de capacitación: Los documentos de capacitación muestran qué capacitación ha recibido el empleado durante su tiempo en la empresa. Esto puede incluir cursos de formación, talleres y cualquier otra actividad de desarrollo profesional.
8. Cartas de recomendación: Las cartas de recomendación son útiles si el empleado está buscando trabajo en el futuro. Estas cartas pueden ser escritas por gerentes o compañeros de trabajo y pueden destacar las habilidades y logros del empleado.
Para fines prácticos estos documentos pueden ser divididos en diferentes tipos, por ejemplo:
Reclutamiento
Reclutamiento
Son todos aquellos documentos que el empleado te proporciona durante el proceso de contratación, entre ellos se pueden encontrar:
- CV
- ID
- Curp
- RFC
- Comprobantes de domicilio
- Datos generales
Personales
Personales
Aquí se almacenan toda la información del empleado, tales como:
- Oferta de empleo
- Solicitud de empleo
- Carta de recomendación
- Psicométricos
- Entrenamiento
Laborales
Laborales
Aquí se pueden integrar todos los documentos sobre la relación entre el empleado y el empleador como:
- Contrato laboral
- NDA
- Políticas
- Reglamentos
- Permisos
Laborales
¿Cómo tener al día un expediente del trabajador?
Para mantener un expediente del trabajador actualizado, es necesario seguir algunos pasos importantes. Aquí hay algunas sugerencias:
1. Recopilar información básica: El primer paso es recopilar la información básica del trabajador, como su nombre completo, dirección, número de teléfono, número de identificación, fecha de inicio y posición actual. Esta información se debe recopilar en el momento en que se contrata al trabajador y se debe actualizar cuando sea necesario.
2. Mantener los registros laborales: Es importante mantener registros precisos de los detalles de empleo, como las horas trabajadas, los días de vacaciones, los permisos de ausencia, las evaluaciones de desempeño y cualquier otro registro que pueda ser necesario. Estos registros deben mantenerse actualizados regularmente y ser precisos.
3. Mantener una lista de contactos de emergencia: El empleador debe tener una lista actualizada de los contactos de emergencia del trabajador. Esto es importante en caso de que se necesite contactar a alguien en caso de una emergencia o si el trabajador no puede comunicarse.
4. Mantener los registros de capacitación y desarrollo: Es importante mantener un registro de las capacitaciones y desarrollo del trabajador para que se pueda realizar un seguimiento del progreso del empleado y se puedan planificar futuras oportunidades de desarrollo.
5. Mantener los registros de compensación: Es importante mantener un registro preciso de la compensación del trabajador, incluidos los salarios, beneficios y cualquier otra forma de compensación. Esto es importante para garantizar que el trabajador reciba una compensación justa y para ayudar a la empresa a realizar un seguimiento de sus costos laborales.
6. Actualizar regularmente el expediente: Es importante actualizar regularmente el expediente del trabajador para asegurarse de que toda la información sea precisa y esté actualizada. Esto puede incluir la revisión de los registros laborales, la actualización de la lista de contactos de emergencia, la revisión de los registros de capacitación y desarrollo y la actualización de los registros de compensación.
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