Tips para tener un expediente del trabajador en digital

Un expediente del trabajador es un conjunto de documentos y registros que se mantienen actualizados para cada empleado en una empresa. Este expediente contiene información importante sobre el empleado, incluyendo sus antecedentes laborales, sus habilidades y competencias, su historial de capacitación, entre otros aspectos.

Tener el expediente laboral en formato digital tiene varias ventajas, entre las que se incluyen:

1. Accesibilidad: Al tener el expediente digitalizado, se puede acceder a la información de manera remota, desde cualquier lugar con conexión a Internet.
2. Ahorro de espacio: Al eliminar la necesidad de almacenar documentos físicos, se reduce la necesidad de espacio de almacenamiento físico en la oficina.
3. Mayor seguridad: Los documentos digitales pueden ser almacenados en ubicaciones seguras y protegidos por contraseñas para garantizar la privacidad de la información.
4. Fácil actualización: Los documentos digitales pueden ser actualizados de manera más fácil y rápida que los documentos en papel, lo que asegura que la información del expediente esté siempre actualizada.
5. Mayor eficiencia: Al tener toda la información organizada y fácilmente accesible, se ahorra tiempo y se mejora la eficiencia en la gestión del expediente laboral.
6. Sostenibilidad: Al reducir la cantidad de papel utilizado en la gestión del expediente laboral, se contribuye a la sostenibilidad y protección del medio ambiente.

¿Cómo tener el expediente del trabajador en digital?

Aquí te dejamos algunos tips:

Escanea todos los documentos: Lo primero que debes hacer es escanear todos los documentos relacionados con el expediente laboral. Esto incluye certificados de estudios, constancias laborales, contrato de trabajo, entre otros. Escanéalos en formato PDF para que puedas almacenarlos y compartirlos fácilmente.

Usa una herramienta de gestión documental: Existen varias herramientas de gestión documental que puedes utilizar para organizar y almacenar los documentos de manera segura y accesible. Algunas opciones populares incluyen Google Drive, Dropbox o Microsoft OneDrive.

Crea carpetas por empleado: Crea una carpeta digital para cada empleado, en la que puedas almacenar todos los documentos relacionados con su expediente laboral. Esto facilitará la búsqueda de información específica en caso de ser necesario.

Etiqueta los documentos: Etiqueta cada documento con información relevante como el nombre del empleado, fecha de expedición y tipo de documento. Esto facilitará la búsqueda de documentos específicos.

Haz copias de seguridad: Asegúrate de hacer copias de seguridad de tus documentos en una ubicación segura, como un disco duro externo o en la nube. Esto te ayudará a recuperar la información en caso de pérdida de datos.

Protege la información confidencial: Asegúrate de proteger la información confidencial del empleado, como su número de seguridad social, información bancaria o información médica. Utiliza contraseñas seguras para proteger tus archivos y evita compartir la información confidencial a menos que sea absolutamente necesario.

Actualiza regularmente: Asegúrate de mantener tu expediente laboral digital actualizado con la información más reciente. Esto te ayudará a mantener la información organizada y actualizada para evitar confusiones y errores.

¿Tu empresa aún mantiene los expedientes laborales en formato físico? ¡Es hora de actualizarlos! Digitalizar los expedientes laborales ofrece una serie de ventajas, como mayor accesibilidad, ahorro de espacio, seguridad, facilidad de actualización, eficiencia y sostenibilidad.