Sesión Q&A sobre expedientes de recursos humanos

¿Qué son los expedientes de recursos humanos? 

Los expedientes de recursos humanos son documentos que son creados y mantenidos por una organización para documentar la relación laboral con sus empleados. Esto puede incluir documentos como solicitudes de empleo, descripciones de puestos, evaluaciones de desempeño, registros disciplinarios y avisos de terminación.

¿Por qué son importantes los expedientes de recursos humanos? 

En primer lugar, contienen información esencial sobre los empleados, como su historial laboral, registros de desempeño, capacitaciones y beneficios; por tanto, son fundamentales para tomar decisiones relacionadas con el empleo, como contrataciones, promociones y despidos. Además, los expedientes de recursos humanos también ayudan a garantizar el cumplimiento de las leyes laborales y regulaciones, ya que documentan la aplicación de políticas y procedimientos en el manejo de personal. También son una fuente valiosa de información para la resolución de disputas laborales y para evaluar el rendimiento y el desarrollo de los empleados. Por último, los expedientes de recursos humanos son una herramienta importante para mantener un registro histórico de la empresa y proporcionar información relevante en auditorías internas o externas.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los expedientes de recursos humanos? 

El tiempo de conservación de los expedientes de recursos humanos varía según el tipo de expediente y las leyes y regulaciones aplicables. Sin embargo, en general, los expedientes de recursos humanos deben conservarse durante al menos cinco años.

¿Cómo se deben almacenar los expedientes de recursos humanos? 

Es importante que se resguarden en un lugar seguro donde estén protegidos contra el acceso, uso o divulgación no autorizados. Esto puede incluir almacenar los expedientes en un archivador cerrado con llave o utilizar un sistema de almacenamiento electrónico seguro.

¿Quién debe tener acceso a los expedientes de recursos humanos? 

El acceso a los expedientes de recursos humanos debe limitarse al personal autorizado, como profesionales de recursos humanos, gerentes y empleados que necesiten acceder a los expedientes para sus deberes laborales. En algunos casos, puede ser necesario compartir los expedientes de recursos humanos con partes externas, como abogados, contadores o agencias gubernamentales. Sin embargo, cualquier compartición de los expedientes de recursos humanos debe hacerse de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables.

¿Cuáles son las sanciones por un manejo indebido de los expedientes de recursos humanos? 

En México, el manejo indebido de los expedientes de recursos humanos puede acarrear diferentes sanciones dependiendo de la gravedad de la infracción y las disposiciones legales vigentes. Algunas posibles sanciones pueden incluir multas económicas impuestas por la autoridad laboral competente, la obligación de remediar las irregularidades en el manejo de los expedientes y, en casos más graves, la imposición de penas de prisión para los responsables de la violación de la normativa laboral. Además, el incumplimiento en el manejo adecuado de los expedientes puede llevar a consecuencias legales, como demandas por parte de los empleados afectados, reclamaciones laborales y daños a la reputación de la empresa. Es importante que las empresas cumplan con las leyes y regulaciones relacionadas con la gestión de los expedientes de recursos humanos para evitar estas sanciones y proteger los derechos de los empleados.