Señales de que necesitas implementar expedientes digitales

¿Qué es el expediente laboral digital?

El expediente laboral digital es una versión electrónica y digitalizada del expediente laboral tradicional que se utilizaba en las organizaciones para gestionar la información relacionada con los empleados. 

¿Cuándo es recomendable tener un expediente laboral digital?

Es recomendable tener un expediente laboral digital en diversas situaciones, que pueden incluir:

1. Volumen de empleados

Cuando la organización cuenta con un número considerable de empleados, mantener los expedientes en formato físico puede resultar engorroso y ocupar mucho espacio. La digitalización de los expedientes facilita la gestión, el acceso y la búsqueda de información.

2. Necesidad de acceso remoto

Si la organización tiene empleados o equipos de trabajo distribuidos geográficamente o si se requiere acceso a los expedientes desde ubicaciones remotas, tener un expediente laboral digital permite un acceso rápido y seguro desde cualquier lugar.

3. Mayor eficiencia y productividad 

La digitalización de los expedientes laborales agiliza los procesos administrativos al eliminar la necesidad de buscar físicamente documentos en archivos, lo que ahorra tiempo y mejora la productividad. Los documentos digitales se pueden buscar, compartir y actualizar fácilmente.

4. Seguridad y protección de datos

La gestión digital de los expedientes laborales puede proporcionar un mayor nivel de seguridad y protección de datos en comparación con los documentos físicos. Se pueden implementar medidas de seguridad, como el cifrado de datos y los permisos de acceso, para garantizar la confidencialidad de la información sensible.

5. Cumplimiento normativo

La digitalización de los expedientes laborales puede facilitar el cumplimiento de regulaciones y leyes laborales. Al tener una estructura organizada y registros actualizados, es más fácil demostrar el cumplimiento de requisitos legales y normativos.

6. Facilidad de búsqueda y recuperación

La capacidad de búsqueda y recuperación rápida de información es una ventaja significativa de los expedientes laborales digitales. Puedes utilizar funciones de búsqueda y filtros para encontrar rápidamente documentos específicos, lo que facilita la gestión y la toma de decisiones basadas en datos.

Es importante evaluar las necesidades y circunstancias específicas de tu organización para determinar cuándo es recomendable tener un expediente laboral digital. Factores como el tamaño de la organización, la ubicación geográfica de los empleados, los requisitos legales y las políticas internas deben considerarse al tomar esta decisión.

Herramientas para expediente laboral digital

Existen varias herramientas y software disponibles que pueden ayudarte a gestionar un expediente laboral digital de manera eficiente. Aquí te presento algunas opciones populares:

1. Sistemas de gestión documental: Hay numerosos sistemas de gestión documental disponibles que ofrecen funciones específicas para la administración de expedientes laborales. Algunas opciones populares incluyen SharePoint, Google Drive, Dropbox y Box. Estas herramientas permiten almacenar, organizar y compartir documentos de manera segura.
2. Software de recursos humanos: Los sistemas de gestión de recursos humanos, como BambooHR, Workday y Sora, suelen incluir módulos para la administración de expedientes laborales. Estas soluciones ofrecen características específicas para mantener registros y documentos relacionados con los empleados, como contratos, evaluaciones de desempeño y formularios de solicitud.
3. Plataformas de firma electrónica: Las plataformas de firma electrónica, como DocuSign, Adobe Sign y HelloSign, pueden ser útiles para la digitalización de documentos y firmas en el expediente laboral. Estas herramientas permiten a los empleados firmar electrónicamente los documentos y facilitan el proceso de aprobación y almacenamiento seguro de los mismos.
4. Herramientas de gestión de proyectos y tareas: Algunas herramientas de gestión de proyectos, como Asana, Trello y Monday.com, pueden ser utilizadas para organizar y dar seguimiento a las tareas relacionadas con la administración de expedientes laborales. Estas plataformas permiten asignar tareas, establecer fechas límite y colaborar en la gestión de documentos.

Es importante evaluar las características, funcionalidades, costos y requisitos técnicos de estas herramientas para determinar cuál se adapta mejor a las necesidades de tu organización. También es recomendable considerar la seguridad de los datos, la capacidad de integración con otros sistemas y la facilidad de uso para los usuarios finales al seleccionar una herramienta para el expediente laboral digital.