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¿Sabes qué debe contener el expediente de cada empleado según la ley?
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- Expediente Laboral
Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
Puntos clave
El expediente del trabajador es una obligación legal para todas las empresas en México. Pero ¿sabes exactamente qué debe contener y cómo debe organizarse para estar en regla? La Ley Federal del Trabajo es clara: los empleadores deben conservar información específica y actualizada para cada colaborador sin importar el sector o el tamaño, si eres trabajador, ¡debes sí o sí contar con un expediente!
Con tantos avances tecnológicos, muchas empresas siguen usando expedientes físicos que se pierden, dañan o quedan incompletos, lo que pone en riesgo el cumplimiento y puede resultar en sanciones legales y reputacionales graves. Aquí te explicamos qué exige la ley y por qué optar por un expediente digital del trabajador es la mejor decisión.
¿Qué debe contener el expediente del trabajador según la ley?
De acuerdo con la LFT y las disposiciones de la STPS, el expediente laboral debe incluir, como mínimo:
- Contrato individual de trabajo firmado
- Comprobantes de pago (recibos de nómina)
- Documentos de identificación oficial (INE, CURP, RFC)
- Constancia de situación fiscal del SAT
- Formato de alta ante el IMSS
- Firmas del colaborador en documentos clave
- Documentos de capacitación y evaluaciones (cuando aplique)
- Avisos de privacidad y reglamentos internos firmados
Tener estos documentos actualizados, legibles y firmados correctamente es indispensable para defenderse ante una inspección o demanda laboral.
| Característica | Expediente físico | Expediente digital |
|---|---|---|
| Accesibilidad | Limitada, requiere presencia física | Disponible desde cualquier dispositivo |
| Riesgo de pérdida o daño | Alto (por extravío, humedad, fuego etc.) | Nulo, con respaldo en la nube |
| Espacio requerido | Archiveros físicos, almacenamiento costoso | Repositorio digital centralizado |
| Tiempos de búsqueda | Largos y manuales | Instantáneos |
| Cumplimiento legal | Riesgoso si hay firmas faltantes o ilegibles | Seguro con firma electrónica avanzada |
| Costo de mantenimiento | Alto (impresión, folders, personal) | Bajo y escalable |
| Trazabilidad | Difícil | Total, con historial por documento |
La diferencia es clara: el expediente digital del trabajador no solo te hace más eficiente, sino que te protege legalmente.
¿Cómo ayuda Sora a cumplir con esta obligación?
Sora.mx es una plataforma diseñada para cumplir al 100% con los requisitos de la LFT de forma digital, segura y automatizada:
- Onboarding automático para crear expedientes completos desde el primer día y de manera completamente remota con ayuda de IA para evitar errores humanos
- Firma electrónica avanzada respaldada con criptografía y biometría facial
- Video acuerdos para validar consentimiento, incluso sin e.firma o INE
- Auditoría en tiempo real: detecta documentos faltantes antes que la autoridad
- Respaldo digital en la nube, cifrado y con acceso limitado por perfil
Con Sora, no solo sabes qué debe contener el expediente: sabes que lo tienes cubierto sin margen de error.
Dejar tus expedientes en manos de las circunstancias físicas o de procesos manuales puede llegar a ser irresponsable hoy en día habiendo tantas soluciones que no solo faciliten tu trabajo, sino que lo protejan más de lo que tus procesos actuales pueden hacer por ti.
Evalúa tus procesos actuales y da el paso hacia una gestión laboral más eficiente y segura, ¡es algo de lo que nunca te vas a arrepentir!
Compliance laboral total
Beneficios adicionales de firmar electrónicamente
Firmar recibos de nómina con una plataforma como Sora te permite:
- Ahorrar tiempo y papel
- Firmar documentos de forma masiva
- Garantizar trazabilidad de cada firma
- Reducir el riesgo de litigios laborales
- Cumplir con las exigencias de la STPS y la LFT
¿Va a seguir poniendo en riesgo la agilidad y seguridad de tu empresa y colaboradores al no adoptar este tipo de soluciones electrónicas que te facilitan la vida?
Este es el momento perfecto para adquirir una solución que cumpla con todos los requisitos legales que tu empresa requiera, ¡no esperes más!
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
¿Te gustaría conocer más sobre cómo funciona sora? Agenda una demo completamente gratis.
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