Riesgos de no tener expediente del trabajador en tu empresa

Un expediente del trabajador es un archivo en el que se recopilan todos los documentos e información relevante del trabajador. Entre los documentos que suelen incluirse en este archivo se encuentran el contrato de trabajo, el currículum, las nóminas, los certificados médicos, los documentos de cotización a la seguridad social y las evaluaciones de desempeño, entre otros. La finalidad de este expediente es mantener una trazabilidad de la relación laboral entre la empresa y el trabajador.

Entre los principales riesgos de no contar con un expediente del trabajador en regla destacan los siguientes:

1. Incumplimiento de la normativa laboral: El expediente del trabajador es una herramienta fundamental para cumplir con la normativa laboral. En caso de una inspección, el empleador debe poder demostrar que ha cumplido con sus obligaciones laborales, y el expediente del trabajador es una prueba clave para ello. Si no se dispone de este documento, el empleador puede incurrir en sanciones económicas y legales.
2. Dificultad para gestionar situaciones conflictivas: El expediente del trabajador es también una herramienta esencial para la gestión de situaciones conflictivas. Por ejemplo, en caso de un conflicto laboral, como puede ser un despido improcedente o una reclamación judicial, contar con un expediente del trabajador actualizado permitirá al empleador tener una mejor posición para defenderse.
3. Pérdida de información relevante: Otra consecuencia negativa de no tener un expediente del trabajador en regla es la pérdida de información relevante. Si no se recopilan los documentos e información de los trabajadores, puede resultar complicado para el empleador tener acceso a información importante en caso de necesidad.
4. Falta de transparencia: Un expediente del trabajador actualizado y bien gestionado es una muestra de transparencia por parte de la empresa. No contar con un expediente actualizado puede generar una falta de confianza por parte de los trabajadores y una sensación de desorganización en la empresa.
5. Dificultad para tomar decisiones informadas: El expediente del trabajador es una herramienta clave para la toma de decisiones informadas por parte del empleador. Si no se dispone de esta información, puede resultar complicado para la empresa tomar decisiones estratégicas acertadas en cuanto a la gestión de recursos humanos.
6. Riesgo de discriminación: Si no se cuenta con un expediente del trabajador actualizado, se puede correr el riesgo de discriminar a los trabajadores en función de criterios subjetivos o personales, como la edad, el género o la orientación sexual. Este riesgo puede resultar perjudicial tanto para los trabajadores como para la empresa, ya que puede generar un ambiente de trabajo tóxico.
7. Dificultades para la planificación de la plantilla: Por último, no contar con un expediente del trabajador actualizado puede generar dificultades a la hora de planificar la plantilla. La información que se recopila en el expediente del trabajador es fundamental para conocer la disponibilidad de los trabajadores, su experiencia y habilidades, y así poder realizar una planificación eficiente de la plantilla. Si no se cuenta con esta información, puede resultar complicado para la empresa tomar decisiones acertadas en cuanto a la planificación de recursos humanos.

No tener un expediente del trabajador en regla puede conllevar numerosos riesgos y problemas para la empresa, incluyendo el incumplimiento de la normativa laboral, dificultades en la gestión de situaciones conflictivas, pérdida de información relevante, falta de transparencia, dificultades para tomar decisiones informadas, riesgo de discriminación y dificultades para la planificación de la plantilla. Por lo tanto, es fundamental que las empresas presten atención a la gestión y mantenimiento de los expedientes de sus trabajadores, para poder garantizar una gestión eficiente de sus recursos humanos y cumplir con la normativa laboral.