¿Qué son y cómo funcionan los archivos de recursos humanos?

Archivos de Recursos Humanos es un término que se refiere a los archivos de recursos humanos, una colección de documentos relacionados con la función de los empleados de una organización. Estos documentos pueden incluir registros de empleados, registros de nómina, registros de beneficios, evaluaciones de desempeño y registros de capacitación.

El propósito de estos archivos es almacenar y gestionar dichos documentos de manera eficiente y segura. 

¿Por qué es importante contar con archivos de recursos humanos?

En primer lugar, es una herramienta para cumplir con los requisitos legales. Por ejemplo, la Ley del Trabajo requiere que los empleadores mantengan registros precisos de las horas trabajadas y los salarios pagados a los empleados. 

En segundo lugar, ayuda en la toma de decisiones informadas sobre el personal. Por ejemplo, si una organización está considerando despedir empleados, ARH puede proporcionar información sobre las habilidades, experiencia y desempeño de los empleados. Esta información puede ayudar a la organización a tomar las mejores decisiones sobre quién despedir.

En tercer lugar, ayuda a proteger la privacidad de los empleados. La Ley de Protección de Datos Personales protege la privacidad de la información personal de las personas en posesión de los particulares. En consecuencia, los archivos de recursos humanos ayudan a las organizaciones a cumplir con esta ley al almacenar los registros de los empleados de manera segura.

¿Cómo organizar los archivos de recursos humanos?

La mejor manera de organizarlos variará según el tamaño y la complejidad de la organización. Sin embargo, hay algunos principios generales que se pueden aplicar a la organización de cualquier archivo.

En primer lugar, es importante crear un sistema para clasificar los documentos. Este sistema debe basarse en el tipo de documento, la fecha del documento o el nombre del empleado. Una vez clasificados los documentos, se pueden almacenar en un archivador o en una base de datos.

En segundo lugar, es importante crear un calendario de retención. Un calendario de retención es un documento que especifica cuánto tiempo se debe conservar cada tipo de documento. Este calendario ayudará a asegurar que los documentos no se conserven durante demasiado tiempo ni se destruyan demasiado pronto.

En tercer lugar, es importante crear un plan de seguridad. Un plan de seguridad debe especificar cómo se protegerán los documentos contra el acceso, uso o divulgación no autorizados. Este plan debe incluir medidas como protección con contraseña, seguridad física y encriptación de datos.

Dato importante:

Los archivos de recursos humanos son expedientes que existen desde hace mucho tiempo, no obstante, los métodos de manejo han ido evolucionando con el paso del tiempo y según las exigencias de las empresas, los empleados y el mercado. El más común de ellos es el método manual que básicamente consiste en recopilar, gestionar y almacenar toda la información de manera física, sin embargo, debido a las evoluciones digitales ha dejado de ser la óptima para las empresas. 

Entonces, ¿de qué manera se manejan ahora los archivos de recursos humanos? A través de plataformas y software como Sora que te permiten crear o cargar archivos de recursos humanos para gestionarlos desde la nube. La ventaja de Sora es que además de gestionar los documentos, enviar recibos y documentos mediante la plataforma, también te permite realizar firmados electrónicamente, etiquetar documentos para su mejor manejo, así como revisar reportes de firmado en vivo. 

Sin duda alguna, los archivos de recursos humanos es una parte importante de la función de recursos humanos de cualquier organización. Es por ello que además de tenerlo en toda empresa, también es necesario que se elija la mejor manera de gestionarlo. Si te interesa saber más sobre Sora y las ventajas que le ofrece a tu empresa, déjanos tus datos aquí y nos pondremos en contacto contigo: