¿Qué son los archivos de recursos humanos?

¿Qué son archivos de recursos humanos?

Los archivos de recursos humanos son una colección de documentos y registros que contienen información sobre los empleados de una organización. Estos archivos son mantenidos por el departamento de recursos humanos e incluyen contratos de empleo, currículums, solicitudes de empleo, evaluaciones de desempeño y acciones disciplinarias. 

Son cruciales para gestionar las relaciones con los empleados, la compensación y los beneficios, el cumplimiento de las políticas y regulaciones de RH, así como de garantizar la protección de la información personal sensible contra el acceso o uso no autorizados. 

Es importante que las empresas cuenten con un sólido sistema de gestión de documentos de recursos humanos y que los profesionales del departamento y los líderes estén debidamente capacitados para manejar y gestionar estos archivos, asegurando el cumplimiento de las políticas, regulaciones y leyes de recursos humanos y evitando consecuencias legales.

¿Cómo llevar la gestión de archivos de recursos humanos?

La gestión de los archivos de empleados implica asegurar el cumplimiento de las políticas, regulaciones y leyes de recursos humanos para evitar multas, sanciones o demandas legales. 

Es importante mantener un archivo para cada empleado con todos los documentos requeridos, acceso autorizado limitado, clasificación de documentos, revisión de vencimientos, proceso de preservación para litigios, provisión de acceso para empleados, programación de retención y proceso seguro de disposición. Sin embargo, la gestión de los archivos de empleados puede ser un desafío debido a la dispersión de documentos y el uso de múltiples sistemas para almacenar y compartir documentos. 

Un sólido sistema de gestión de documentos de recursos humanos que limite el acceso, proporcione registros de auditoría e integre con otros sistemas de recursos humanos puede ayudar con el cumplimiento y proteger la reputación y la confianza de una empresa. Las mejores prácticas para el cumplimiento de recursos humanos incluyen documentar el ciclo de vida del empleado, definir registros y proporcionar una capacitación adecuada a los profesionales de recursos humanos y líderes de personas. También es importante cumplir con los requisitos de seguridad para la información confidencial para evitar multas o consecuencias legales.

¿Cuál es la mejor manera de mantener los archivos de recursos humanos?

Para garantizar el cumplimiento de las regulaciones aplicables, se recomienda tener una política por escrito para cada organización que establezca qué documentos deben crearse y conservarse, quién debe hacerlo y en qué ubicación. En este sentido es recomendable optar por una solución digital que proporcione mayor seguridad tanto a la información como a la empresa.

Los requisitos que se deben tomar en cuenta a la hora de elegir el software es su nivel de seguridad cibernética. En Sora contamos con la criptografía y encriptación de documentos que impiden el robo de información, así como la falsificación de firmas. Además de contar con seguridad que monitorea la plataforma 24/7.

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