¿Qué puede hacer un empleado en un expediente del trabajador digital?

El expediente del trabajador, ya sea en formato físico o digital, se refiere a la recopilación de documentación y registros relacionados con un empleado en el contexto de su relación laboral con una empresa. Contiene información importante y relevante sobre el empleado que se utiliza para fines administrativos, legales y de gestión de recursos humanos.

En la actualidad existen dos maneras de llevar este expediente: física y digital. El expediente del trabajador físico es una colección de documentos impresos o archivados en formato físico, como contratos de trabajo, formularios de inscripción, registros de asistencia, hojas de salario, evaluaciones de desempeño, registros disciplinarios, entre otros. Estos documentos se almacenan en carpetas o archivos físicos, generalmente en el departamento de recursos humanos de la empresa.

Mientras que el expediente del trabajador digital es una versión electrónica o en línea de la información y los documentos relacionados con el empleado. En lugar de tener archivos físicos, se utilizan sistemas de gestión de recursos humanos basados en software o plataformas en línea para almacenar y administrar el expediente. Los documentos y registros se digitalizan y se almacenan en formato electrónico, lo que permite un acceso más rápido y eficiente a la información.

Este último puede incluir contratos electrónicos, recibos de pago electrónicos, registros de tiempo y asistencia, evaluaciones de desempeño en línea, solicitudes de licencia electrónica, registros de capacitación, entre otros documentos y datos relevantes para la gestión del empleo.

¿Qué puede hacer un empleado en un expediente del trabajador digital?

La transición hacia un expediente del trabajador digital ofrece varias ventajas, como la reducción del espacio de almacenamiento físico, el acceso más rápido a la información, la posibilidad de realizar actualizaciones en tiempo real y la capacidad de integrarse con otros sistemas de gestión de recursos humanos. Algunas de las actividades que un empleado puede realizar en un expediente del trabajador digital incluyen:

1. Acceso a la información personal: Los empleados pueden ver y actualizar su información personal, como datos de contacto, dirección, estado civil, beneficiarios, etc.
2. Consulta de registros laborales: Pueden acceder a registros como contratos de trabajo, recibos de pago, horas trabajadas, vacaciones, permisos, prestaciones, etc.
3. Solicitud de vacaciones o permisos: Los empleados pueden solicitar días libres o permisos directamente a través del sistema y hacer un seguimiento del estado de su solicitud.
4. Actualización de información bancaria y fiscal: Pueden proporcionar o modificar los detalles relacionados con su cuenta bancaria para el depósito de sueldo, así como su información fiscal.
5. Gestión de documentos: Tienen la posibilidad de cargar y almacenar documentos relevantes, como certificados de capacitación, títulos académicos, evaluaciones de desempeño, entre otros.
6. Comunicación y colaboración: Algunas plataformas de expediente del trabajador digital también ofrecen características de comunicación interna, como mensajería instantánea o tableros de anuncios, lo que facilita la interacción entre los empleados y el departamento de recursos humanos.

Por último, es importante tener en cuenta que las funcionalidades pueden variar según el sistema utilizado por cada empresa. Por lo tanto, es recomendable que los empleados consulten con el departamento de recursos humanos o con el proveedor del sistema para conocer las capacidades específicas del expediente del trabajador digital en su organización.