3 procesos que necesitas automatizar en tu empresa
El objetivo de toda empresa o negocio siempre es conseguir más con menos y eso lo sabemos. Desde hace ya varios años uno de los enfoques en el mercado es realizar los procesos con menos esfuerzo para, de esa manera, concentrar esa “energía extra” en otras actividades. Al inicio, las soluciones que los dueños de negocios decidieron implementar fue el aumento de mano de obra, pero, con el tiempo esta solución se volvió obsoleta y entonces fue necesario recurrir a nuevos métodos basados en la tecnología e inteligencia artificial.
Qué es la automatización de procesos
Cuando hablamos de automatización nos referimos al uso de la tecnología para realizar tareas con poca intervención humana. Pensemos por ejemplo en el área administrativa de tu empresa: para poder realizar el trabajo de contabilidad, en un pasado era necesario que los contadores o financieros llevarán un registro manual de todas las cuentas de la empresa y, de la misma forma, se realizarán estos procesos. No obstante, hoy en día estas tareas no toman ni la mitad de tiempo que en aquél entonces.
En este sentido, en el mercado se han implementado cinco tipos de automatización:
- Automatización de la TI: consiste en la creación de softwares que permitan reemplazar procesos manuales en sistemas de TI.
- Automatización empresarial: se trata de adaptar la gestión de procesos empresariales y comerciales a las nuevas aplicaciones para actualizarse ante los cambios del mercado.
- Automatización de los procesos empresariales: se basa en el uso de software para realizar tareas sistemáticas que usualmente estaban a cargo de varias personas.
- Automatización robótica de los procesos: por lo general este concepto es en el que más piensan las personas cuando hablamos de automatización. Este tipo de automatización es un subconjunto de la anterior, por ello, en principio, se rige por el mismo proceso.
- Automatización industrial: su objetivo es la disminución de trabajo en los procesos de producción de las fábricas.
¿Por qué automatizar los procesos de tu empresa?
La automatización es el futuro de las empresas. Después de lo vivido en el 2020, las empresas de todo tamaño se dieron cuenta de la necesidad de automatizarse para sobrevivir en el mercado. En este momento tenemos marcas como Amazon, Mercado Libre y todas las tiendas departamentales que gracias a esta actualización aumentaron sus ventas. Esto se debe a que la automatización ayuda a las empresas a transformarse digitalmente y con ello a lograr realizar sus procesos laborales con menos esfuerzo y en menos tiempo.
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Beneficios de la automatización
1. Reducción de costos
Una de las situaciones a las que se enfrentan las empresas con mayor frecuencia es necesitar una buena cantidad de personal para realizar una sola actividad que puede ser automatizada. Una de las razones por las que se mantienen así es la creencia de que los software son caros y complicados, cuando en realidad el costo de y mantenimiento de éste no cuesta ni la mitad de la nómina de aquellas personas necesarias para realizar el trabajo.
2. Aumento de la productividad
No es ningún secreto que las exigencias del consumidor se encuentran en constante aumento por lo que las características de cada producto deben estar en constante actualización. Sabemos que seguir el ritmo del consumidor no es nada fácil e incluso deja de ser rentable si esperamos que dicho trabajo sea ejecutado por los trabajadores. No obstante, en este tipo de situaciones la tecnología es nuestra mejor amiga para lograr nuestros objetivos.
3. Disponibilidad
¿Sabías que para recabar las firmas de una empresa de 1000-2000 empleados el depto de RH puede tardar al menos un día laboral? Ese es el tiempo en el que estas personas estarán ausentes para realizar otras tareas necesarias para la empresa o nuevas actividades que puedan impulsar el crecimiento de ésta. En este sentido, la automatización a través de los software permite disminuir en gran medida el tiempo dedicado a estas actividades para que así el equipo de RH tenga oportunidad de realizar otras tareas.
4. Confiabilidad y rendimiento
¿Quién no ha tenido miedo de que sus datos sean robados o mal utilizados al momento de brindarlos en una plataforma? La respuesta es que probablemente muchas personas creen que los procesos manuales son más confiables que los tecnológicos cuando la realidad no es esa, en realidad, sufrir de robo de identidad es mucho más probable con documentos físicos que digitales debido a que los software se encargan de que la tecnología utilizada mantenga a salvo cada dato.
3 procesos que necesitas automatizar en tu empresa
Procesos administrativos y contables
Los procesos administrativos y contables son unos de los que más tiempo toman en las empresas, pero la buena noticia es que se pueden automatizar. Según trycore, la automatización de estos procesos puede reducir los costos de procesamiento y facuración hasta un 60%. Algunas de las actividades que se pueden automatizar son las siguientes:
- Procesos de la compra al pago
- Proceso de pedido en efectivo
- grabar para informar, que involucra: extracción, recopilación, validación, transformación de datos
- Configuración de proveedores de la cadena de suministro
- Reclamos de incentivos
- Órdenes de venta
- Procesos de cobranza
- Generaciones de reportes
- Seguimiento de tendencias
Automatizar las actividades correspondientes al área de recursos humanos ayuda a reducir el costo de procesamiento de la nómina hasta en un 80% gracias a que ayuda a tener al día todos los documentos necesarios de los empleados sin un esfuerzo exagerado. Algunos de los procesos que puedes automatizar en en este departamento se encuentran los siguientes:
- Firma de recibos de nómina
- Reclutamiento
- Avisos
- Permisos
- Políticas
- Préstamos
- Finiquito
- Documentos personales
Compras
Perder clientes por la distancia y dificultad de manejo de documentos ya no es opción, la automatización te permite llevar todos estos registros desde la nube. Si no sabes qué actividades puedes incluir aquí te dejamos una lista:
- Aprobación de presupuestos
- Facturación de proveedores
- Solicitudes de proveer
- Gestión de contactos
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