Procedimiento para digitalizar los procesos laborales

La digitalización es un proceso necesario en cada empresa, y, hasta cierto punto, uno de los más complicados cuando no se hace de la manera correcta. Si bien, hoy en día todos estamos en contacto con la tecnología, no a todas las personas les agrada la idea de implementarla en todas las áreas. Pero no te preocupes, en el siguiente blog te mostramos el proceso que te puede guiar en la digitalización de procesos laborales.

¿En qué consiste la digitalización de procesos laborales?

Cuando  hablamos de digitalización de procesos nos referimos a la transformación de los procesos tradicionales de trabajo en una organización mediante el uso de tecnologías digitales. Consiste en reemplazar los métodos manuales o basados en papel por sistemas y herramientas digitales que automatizan y agilizan las tareas y flujos de trabajo.

Proceso para digitalizar tus procesos laborales

1. Evaluación de los procesos existentes

El primer paso es realizar una evaluación exhaustiva de los procesos laborales actuales. Identifica los puntos problemáticos, las áreas que requieren mejoras y los procesos que tienen el potencial de ser digitalizados.

2. Selección de soluciones tecnológicas

Investiga y selecciona las soluciones tecnológicas adecuadas para digitalizar los procesos laborales. Esto puede incluir la implementación de software de recursos humanos, sistemas de gestión documental, plataformas de colaboración en línea y herramientas de automatización.

3. Diseño de flujo de trabajo digital

Define y crea los nuevos flujos de trabajo digitales. Esto implica establecer las etapas del proceso, las tareas, las responsabilidades y las interacciones entre los diferentes actores involucrados. Asegúrate de que los flujos de trabajo sean eficientes, claros y alineados con los objetivos y requisitos de la organización.

4. Captura y digitalización de datos

Transfiere la información y los documentos existentes a formato digital. Escanea los documentos en papel y conviértelos en archivos electrónicos. Utiliza herramientas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer datos de los documentos y almacenarlos en una base de datos o sistema de gestión documental.

5. Implementación de sistemas y herramientas

Configura e implementa los sistemas y herramientas seleccionados. Esto puede incluir la instalación de software, la configuración de permisos de acceso, la integración con otros sistemas existentes y la capacitación del personal sobre el uso de las nuevas herramientas.

6. Automatización de procesos

Identifica los procesos laborales que pueden ser automatizados y utiliza herramientas y tecnologías como la automatización robótica de procesos (RPA) para eliminar tareas manuales y repetitivas. Automatiza procesos como la gestión de permisos, la generación de informes o la gestión de nóminas.

7. Seguridad y cumplimiento normativo

Asegúrate de que los datos y documentos digitales estén protegidos y cumplan con las regulaciones y políticas de seguridad de la organización. Implementa medidas de seguridad, como encriptación de datos, autenticación de usuarios y copias de seguridad periódicas.

8. Capacitación y cambio de cultura

Brinda capacitación y apoyo adecuados a los empleados para que se adapten a los nuevos procesos digitales. Promueve una cultura de digitalización y fomenta la adopción de las nuevas herramientas y tecnologías.

9. Monitoreo y mejora continua

Realiza un seguimiento de los procesos digitales implementados y mide su eficacia. Recopila datos y comentarios para identificar áreas de mejora y realizar ajustes si es necesario. Busca oportunidades para optimizar aún más los procesos y aprovechar las ventajas de la digitalización, como el análisis de datos y la generación de informes en tiempo real.

No olvides que la digitalización de los procesos laborales puede mejorar la eficiencia, la precisión, la colaboración y la accesibilidad de la información, lo que a su vez puede generar ahorros de tiempo y costos para la organización. ¿Estás listo para digitalizar?