Preguntas frecuentes sobre expediente del trabajador

Aquí te dejamos las respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes sobre el expediente del trabajador.

¿Qué es un expediente de un trabajador?

Un expediente de un trabajador es una colección de documentos que contiene información sobre un empleado, como su historial laboral, rendimiento laboral y acciones disciplinarias. Es importante crear un expediente de un trabajador para cada empleado, ya que puede ser utilizado para diversos propósitos, como:

• Cumplimiento de la legislación laboral: Muchas leyes laborales requieren que los empleadores mantengan ciertos registros, como formularios I-9 y registros de salarios y horas trabajadas. Un expediente de un trabajador puede ayudar a los empleadores a cumplir con estas leyes. 
• Proporcionar información a los empleados: Los empleados pueden necesitar acceder a su expediente de un trabajador por diversas razones, como verificar su historial laboral o solicitar una copia de su evaluación de desempeño. Un expediente de un trabajador puede garantizar que los empleados tengan acceso a la información que necesitan. 
• Resolver disputas: Si un empleado tiene una disputa con su empleador, un expediente de un trabajador puede proporcionar evidencia para respaldar ambas partes del argumento. Esto puede ayudar a resolver la disputa de manera rápida y justa. 
• Realizar investigaciones: Si se acusa a un empleado de mala conducta, un expediente de un trabajador puede proporcionar información que puede ser relevante para la investigación. Esto puede garantizar que la investigación sea justa e imparcial. 

¿Cómo crear un expediente del trabajador?

Para crear un expediente de un trabajador, deberás recopilar la siguiente información:

• Información personal: nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de Seguro Social y número de licencia de conducir del empleado. 
• Historial laboral: trabajos anteriores del empleado, fechas de empleo y cargos ocupados. 
• Educación: formación académica del empleado, incluyendo títulos obtenidos y fechas de asistencia. 
• Capacitación: cualquier capacitación que el empleado haya recibido, como capacitación en seguridad o servicio al cliente.
• Evaluaciones de desempeño: cualquier evaluación de desempeño que el empleado haya recibido. 
• Acciones disciplinarias: cualquier acción disciplinaria que el empleado haya recibido. 
• Otra información relevante: puede incluir información sobre la salud del empleado, discapacidad o servicio militar. 

Una vez que hayas recopilado esta información, deberás crear una carpeta para cada empleado. La carpeta debe estar etiquetada con el nombre del empleado y debe mantenerse en un lugar seguro. Luego, debes escanear o copiar todos los documentos en la carpeta. Asegúrate de nombrar los documentos de manera clara para poder encontrarlos fácilmente más adelante.

¿Cómo mantener el expediente del trabajador?

• Precisión: Los expedientes del trabajador deben ser precisos y actualizados. Esto es importante tanto por motivos legales como prácticos. 
• Confidencialidad: Los expedientes del trabajador deben mantenerse confidenciales. Esto significa que solo las personas autorizadas deben tener acceso a los expedientes. 
• Seguridad: Los expedientes del trabajador deben almacenarse en un lugar seguro. Esto significa que deben protegerse contra el acceso no autorizado, la destrucción o la alteración.
• Conservación: Los expedientes del trabajador deben conservarse durante un período específico. Esto se determina por las leyes del país o estado en el que se encuentre el empleador. Siguiendo estas pautas, los empleadores pueden crear y mantener expedientes del trabajador que sean precisos, confidenciales, seguros y cumplan con la ley.

Es importante tener en cuenta que los expedientes de empleados son confidenciales y solo deben ser accedidos por personas autorizadas. Una buena forma de asegurar de ello es mediante el uso de softwares para expediente laboral como sora. Una plataforma que te permite:

1. Firmar electrónica de recibos de nómina, contratos y documentos laborales
2. Enviar masivo de recibos de nómina y documentos
3. Crear o exportar de expedientes laborales digitales
4. Controlar y dar seguimiento de porcentaje de firmados
5. Clasificar y guardar documentos en la nube

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