¿Por qué tus empleados deben firmar sus recibos de nómina?

Te vamos a decir una verdad que posiblemente en tu empresa no han contemplado: timbrar los recibos de nómina es una obligación fiscal, pero los recibos timbrados no es suficiente defensa ante una demanda laboral. 

Si bien, timbrar los recibos de nómina es importantísimo, eso no avala que el empleado dió su consentimiento del dinero recibido y, por tanto, deja desprotegida a la empresa si se llegara a enfrentar a una demanda por parte del trabajador. 

En Sora analizamos qué era lo que hacía que muchas empresas no hicieran que sus colaboradores firmaran los recibos de nómina como se debe y nos dimos de que entre todos los motivos existen 5 que destacan:

1. Falta de conciencia: algunas empresas pueden no estar al tanto de la importancia y los beneficios de la firma de los recibos de nómina, o pueden no comprender completamente los requisitos legales para hacerlo.
2. Falta de recursos: la implementación de una solución de firma electrónica avanzada puede requerir una inversión significativa en términos de tiempo, dinero y recursos, por ello algunas compañías prefieren evitar este aspecto fundamental.
3. Falta de tecnología: algunas empresas pueden carecer de la tecnología necesaria para implementar una solución de firma electrónica avanzada o para gestionar de manera efectiva los documentos firmados.
4. Falta de capacitación: es posible que algunos empleados no estén capacitados adecuadamente para manejar la tecnología de la firma electrónica o para comprender la importancia de la firma de los recibos de nómina.
5. Cultura organizacional: Algunas empresas pueden tener una cultura organizacional que no valora la transparencia y la rendición de cuentas, lo que puede llevar a la falta de interés en la firma de los recibos de nómina.

No obstante, este tipo de empresas no es consciente de los peligros a los que se enfrentan por no tener las firmas de los recibos de nómina al día. Por ejemplo, tenemos que una empresa que no tiene estas firmas al día se puede enfrentar a fraudes, demandas y pérdidas en juicios laborales, enseguida te explicamos estos riesgos a detalle:

• Falta de transparencia: la falta de firma en los recibos de nómina puede crear una falta de transparencia en el proceso de nómina de la empresa, lo que puede generar desconfianza y malestar entre los empleados.
• Riesgo de errores y fraudes: la falta de firma en los recibos de nómina puede aumentar el riesgo de errores y fraudes en el proceso de nómina, como el pago de horas extras no autorizadas o el registro de horas no trabajadas.
• Reclamos laborales: en caso de reclamos laborales o disputas sobre la nómina, la falta de firma en los recibos puede dificultar la resolución del problema y podría incluso afectar la credibilidad de la empresa.
• Cumplimiento legal: en algunos países, como México, la firma de los recibos de nómina es obligatoria por ley. Si la empresa no cumple con esta obligación, podría enfrentar sanciones legales y multas.
• Dificultades en la auditoría: la falta de firma en los recibos de nómina puede dificultar la auditoría y la verificación de los registros de nómina, lo que puede afectar la precisión y la integridad de la información contable y fiscal.

Por eso, en Sora hemos creado una plataforma que no sólo te ayuda con la firma de recibos de nómina; además te permite digitalizar el expediente del trabajador, así como gestionar todos los documentos de los expedientes laborales y automatizar los procesos laborales de tu empresa. No arriesgues más a tu empresa y comienza con nosotros hoy: