¿Por qué es importante digitalizar el expediente personal laboral?

El expediente personal laboral es una herramienta fundamental en la gestión de recursos humanos de cualquier empresa. Contiene información crítica sobre cada empleado, como su historial laboral, datos personales, capacitaciones, evaluaciones de desempeño y más. Sin embargo, algunas empresas aún no reconocen la importancia de mantener un expediente laboral actualizado y organizado, lo que puede llevar a diversos problemas. 

En este blog, te mostramos la relevancia de contar con un expediente personal laboral, los problemas que surgen al no tenerlo y cómo la digitalización puede ser la solución.

¿Por qué es importante tener un expediente personal laboral? 

El expediente personal laboral es una herramienta valiosa para los departamentos de recursos humanos porque proporciona información esencial para la toma de decisiones y la gestión eficiente de los empleados. De manera más puntual, algunos de sus beneficios son:

1. Registro histórico: El expediente laboral mantiene un registro detallado de la trayectoria del empleado en la empresa, lo que permite realizar un seguimiento de su progreso, desempeño y logros a lo largo del tiempo.
2. Cumplimiento legal: Un expediente personal laboral bien organizado garantiza que la empresa cumpla con las regulaciones laborales y fiscales al almacenar la documentación requerida.
3. Evaluación y desarrollo: Los datos contenidos en el expediente personal facilitan la evaluación del desempeño del empleado y la identificación de oportunidades de desarrollo y capacitación.
4. Toma de decisiones informadas: Los gerentes y líderes pueden utilizar el expediente para tomar decisiones fundamentadas sobre ascensos, incrementos salariales y asignación de responsabilidades.

¿Qué pasa si no cuento con el expediente personal laboral?

El no contar con un expediente personal laboral adecuado puede dar lugar a varios problemas, entre ellos:

1. Pérdida de información: Sin un registro centralizado, la información sobre empleados puede perderse o ser difícil de encontrar, lo que dificulta la toma de decisiones basadas en datos.
2. Incumplimiento legal: La falta de documentación requerida puede llevar a sanciones legales y dificultades en caso de una auditoría laboral.
3. Evaluación inexacta: La ausencia de registros históricos puede afectar la precisión en las evaluaciones de desempeño y, por ende, las oportunidades de crecimiento del empleado.
4. Dificultades de comunicación: La falta de información actualizada puede dificultar la comunicación entre los diferentes departamentos de recursos humanos.

¿Por qué es importante digitalizar el expediente personal laboral?

La digitalización del expediente personal laboral ofrece una solución efectiva para superar los problemas mencionados anteriormente. Al adoptar un enfoque digital, las empresas pueden:

• Almacenar y acceder fácilmente a la información de los empleados en un sistema centralizado.
• Mantener la documentación actualizada y respaldada de manera segura, evitando pérdidas de información.
• Facilitar la colaboración y comunicación entre los departamentos de recursos humanos.
• Cumplir con las regulaciones de protección de datos mediante medidas de seguridad y acceso restringido.

El expediente personal laboral es una herramienta crucial en la gestión de recursos humanos, y su falta puede llevar a diversos problemas. Al digitalizar este proceso, las empresas pueden mejorar la eficiencia, la seguridad y la precisión en la gestión de sus empleados. Si está buscando formas de lograrlo, pero no sabes por dónde comenzar, agenda una demo gratis con sora hoy mismo y descubre cómo nuestra plataforma puede ayudarte a automatizar la digitalización del expediente laboral de tus colaboradores.