¿Por qué el expediente del trabajador debe estar en orden?

“El orden no es sólo una necesidad, es un hábito que te ayudará a alcanzar el éxito en todos los aspectos de tu vida empresarial.”
Brian Tracy

Mantener el orden en la información de las empresas es uno de los primeros pasos para crear conciencia de hacia dónde ir y cómo llegar ahí. Sin embargo, aunque esta información parece obvia, existen muchos encargados de departamentos que no lo priorizan y no porque no quieran hacerlo, sino porque no saben de qué manera lograrlo. en el siguiente blog te platicaremos un poco sobre por qué tener un expediente del trabajador y de qué manera lograr tenerlo en orden.

¿Qué es el expediente del trabajador?

Un expediente del trabajador es una colección de documentos que un empleador guarda sobre cada empleado. Estos expedientes pueden incluir información personal (nombre, dirección, número de teléfono y número de Seguro Social), historial laboral (puesto de trabajo, fechas de empleo y salario), evaluaciones de desempeño (retroalimentación de los gerentes, metas y logros), registros de capacitación (cursos realizados, certificaciones obtenidas y habilidades aprendidas) e información de beneficios (seguro de salud, planes de jubilación y días de vacaciones) 

Su importancia radica en que se pueden utilizar para:

• Administrar la nómina y los beneficios: Los expedientes del trabajador se utilizan para calcular salarios, retener impuestos y proporcionar beneficios como seguro de salud y planes de jubilación. 
• Realizar evaluaciones de desempeño: Los expedientes del trabajador se pueden utilizar para hacer un seguimiento del desempeño del empleado y proporcionar retroalimentación. 
• Investigar quejas de los empleados: Los expedientes del trabajador se pueden utilizar para investigar quejas de los empleados, como acoso o discriminación. 
• Cumplir con los requisitos legales: Muchas leyes, como la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés) y la Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA, por sus siglas en inglés), requieren que los empleadores mantengan ciertos expedientes. 
• Resolver disputas laborales: Si un empleado es despedido o presenta una demanda contra el empleador, los expedientes del trabajador se pueden utilizar para respaldar el caso del empleador. 

¿Es obligatorio tener expediente del trabajador en las empresas?

Sí, en la mayoría de los países, es obligatorio que las empresas mantengan un expediente o registro de los empleados. Los requisitos exactos pueden variar según la legislación laboral y las regulaciones específicas de cada país. Sin embargo, en general, las empresas están obligadas a mantener registros precisos y actualizados de sus empleados, que incluyan información personal, historial laboral, compensación, beneficios, evaluaciones de desempeño, entre otros.

Es importante destacar que la confidencialidad y la protección de la privacidad de los datos de los empleados también son consideraciones importantes al mantener los expedientes del trabajador. Las empresas deben garantizar que los datos se manejen de manera segura y se cumpla con las leyes y regulaciones de protección de datos aplicables.

¿Qué consecuencias tiene no tener un expediente del trabajador?

Las consecuencias de no tener un expediente del trabajador pueden ser significativas, tanto en México como a nivel mundial. Sin una documentación adecuada, puede ser difícil:

• Administrar la nómina y los beneficios 
• Realizar evaluaciones de desempeño Investigar quejas de los empleados 
• Cumplir con los requisitos legales 
• Resolver disputas laborales 

En México, la Ley Federal del Trabajo (LFT) requiere que los empleadores mantengan diversos expedientes del trabajador, que incluyen:

• Información personal, como nombre, dirección y número de Seguro Social 
• Historial laboral, como puesto de trabajo, fechas de empleo y salario 
• Evaluaciones de desempeño 
• Registros de capacitación Información de beneficios 

Los empleadores que no mantengan expedientes precisos y completos del trabajador pueden estar sujetos a multas, sanciones y otras consecuencias legales. Pero, además de las consecuencias legales, no tener expedientes del trabajador también puede tener un impacto negativo en la cultura y el ánimo de la empresa. 

Guía rápida para hacer un expediente del trabajador

Para crear un sistema para organizar y almacenar los expedientes del trabajador puedes seguir estos consejos: 

• Mantén los expedientes en un lugar seguro. Los expedientes deben ser accesibles sólo para el personal autorizado. 
• Toma medidas para proteger la confidencialidad de los expedientes del trabajador. Esto incluye utilizar contraseñas y cifrado para proteger los expedientes contra accesos no autorizados. 
• Deshazte de los expedientes del trabajador de manera adecuada. Cuando ya no necesites los expedientes del trabajador, debes deshacerte de ellos de manera adecuada. Esto puede implicar triturar los expedientes o destruirlos de alguna otra manera.

Sin embargo, si lo que buscas es contar con procesos simplificados y con mayor seguridad en todos los sentidos, vale la pena optar por opciones digitales que te brindan esta posibilidad. Sora es una de ellas pues te permite:

1. Firmar electrónica de recibos de nómina, contratos y documentos laborales
2. Enviar masivo de recibos de nómina y documentos
3. Crear o exportar de expedientes laborales digitales
4. Controlar y dar seguimiento de porcentaje de firmados
5. Clasificar y guardar documentos en la nube

¿Quieres conocer más? Déjanos tus datos y nos pondremos en contacto contigo.