¿Por qué el archivo muerto es un problema para RRHH?

¿Qué pasa con los expedientes laborales de las empresas después de que la relación con el colaborador termina? En este blog te platicaremos sobre el archivo muerto y por qué este representa un problema para las empresas.

Aunque el término archivo muerto puede evocar imágenes de un pasado resuelto, la realidad es que estos archivos antiguos representan un problema significativo para los departamentos de RRHH por diversas razones entre las cuales la principal es la gestión y almacenamiento de documentos.

¿Por qué es importante mantener controlado el archivo muerto?

1. Sobrecarga de información

El archivo muerto suele estar compuesto por documentos que ya no se utilizan en el día a día pero que deben conservarse por razones legales o históricas. Este acopio de documentos puede llevar a una sobrecarga de información, dificultando la búsqueda y el acceso a datos relevantes cuando son necesarios.

2. Costos de almacenamiento

Mantener un archivo muerto físico ocupa espacio valioso que podría destinarse a otros usos. Además, los costos asociados al almacenamiento, tanto físico como digital, pueden ser significativos, especialmente para documentos que raramente se consultan.

3. Riesgos de seguridad y privacidad

Los documentos de RRHH contienen información sensible. El archivo muerto, si no se gestiona adecuadamente, puede convertirse en un riesgo para la seguridad y la privacidad, exponiendo datos personales a posibles filtraciones o accesos no autorizados.

4. Ineficiencia y retrasos

Buscar documentos en archivos obsoletos puede ser un proceso lento y tedioso. Esto no solo disminuye la eficiencia operativa, sino que también puede causar retrasos significativos en procesos críticos como litigios laborales, auditorías y solicitudes de información.

5. Desactualización de la información

El archivo muerto raramente se actualiza, lo que significa que la información que contiene puede estar desactualizada. Esto puede llevar a tomar decisiones basadas en datos incorrectos o incompletos, lo que representa un riesgo para la empresa.

6. Impacto en la transformación digital

En una era donde la transformación digital es clave para mantener la competitividad, los archivos muertos físicos son un ancla que frena la transición hacia sistemas de gestión de información más eficientes y automatizados.

¿Cómo solucionarlo?

Para superar estos problemas, las empresas pueden implementar varias estrategias como:

• Digitalizar los documentos: Convertir los archivos físicos en digitales para facilitar su acceso y reducir el espacio de almacenamiento.
• Gestionar los documentos en la nube: Utilizar plataformas de almacenamiento en la nube que ofrecen mejores herramientas de búsqueda y seguridad.
• Políticas de retención de documentos: Establecer políticas claras sobre cuánto tiempo se deben conservar los documentos y cuándo se deben destruir.
• Software de RRHH: Adoptar sistemas especializados que permitan una mejor organización y acceso a los registros de empleados.

Ante estos retos, sora es la mejor solución. Este software laboral está diseñado para transformar la manera en que las empresas manejan sus archivos muertos, ofreciendo una transición fluida hacia un sistema digital más eficiente y seguro. Además también te permite:

• Almacenar los expedientes laborales en la nube
• Gestionar los documentos cuando se desee y desde cualquier lugar
• Entre muchas cosas más.

¿Te gustaría tener más información al respecto? Descubre cómo sora puede transformar la gestión de su archivo muerto y llevar su departamento de RRHH al próximo nivel. ¡Agenda una demo gratis aquí mismo!