¿Por qué deberías digitalizar tu expediente laboral?
El expediente laboral es el compendio de documentos de un empleado que una empresa debe tener. Su existencia no sólo es de beneficio para las empresas, pues también les permiten a los colaboradores estar seguros legalmente de su puesto de trabajo, así como de sus pagos de nómina.
¿Por qué es importante el expediente laboral?
- Registro y documentación: sirve como un registro completo de la relación laboral entre el empleado y la empresa. Contiene información esencial, como datos personales, contrato de trabajo, historial laboral, evaluaciones de desempeño, formación y desarrollo, beneficios, entre otros documentos relevantes.
Importante: este registro es fundamental para garantizar la transparencia, la equidad y el cumplimiento normativo. - Gestión de recursos humanos: es una herramienta fundamental para la gestión eficiente de los recursos humanos. Permite a los profesionales de RRHH acceder a información relevante sobre los empleados, lo que facilita la toma de decisiones informadas en áreas como la contratación, promoción, asignación de tareas, desarrollo profesional y evaluaciones de desempeño.
- Cumplimiento legal: desempeña un papel crucial en el cumplimiento de las leyes laborales y normativas. Proporciona evidencia documentada de que la empresa cumple con sus obligaciones legales y regulatorias, como el cumplimiento de los términos del contrato, el pago adecuado de salarios y beneficios, la protección de datos personales y el cumplimiento de las políticas internas.
¿Por qué digitalizar el expediente laboral?
Acceso rápido y eficiente
Al digitalizar el expediente laboral, se elimina la necesidad de buscar y revisar documentos físicos en archivadores o carpetas. La digitalización permite un acceso rápido y eficiente a la información, lo que ahorra tiempo y facilita la búsqueda y recuperación de datos relevantes.
Ahorro de espacio y costos
La digitalización del expediente laboral elimina la necesidad de almacenar grandes cantidades de documentos en papel, lo que ahorra espacio físico en la oficina. Además, reduce los costos asociados con el almacenamiento, la impresión y la manipulación de documentos físicos.
Seguridad y respaldo
La digitalización del expediente laboral brinda la oportunidad de implementar medidas de seguridad avanzadas, como la encriptación de datos, el acceso restringido y la realización de copias de seguridad periódicas. Esto garantiza la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información en caso de pérdida, daño o desastres naturales.
Colaboración y compartición
La digitalización del expediente laboral permite una mayor colaboración y compartición de información entre los miembros del equipo de RRHH y otros departamentos relevantes. Los documentos digitales pueden ser fácilmente compartidos, revisados y actualizados de manera simultánea, lo que mejora la eficiencia y la comunicación interna.
Sostenibilidad ambiental
Al reducir o eliminar el uso de papel, la digitalización del expediente laboral contribuye a la sostenibilidad ambiental al disminuir el consumo de recursos naturales y minimizar la huella de carbono asociada con la producción y eliminación de papel.
Recuerda que el mundo digital se encuentra a la orden del día y para seguir siendo competencia en el mercado, es importante que nos actualicemos. Una buena forma de hacerlo es mediante el uso de softwares para expediente laboral como sora. Una plataforma que te permite:
- Firmar electrónica de recibos de nómina, contratos y documentos laborales
- Enviar masivo de recibos de nómina y documentos
- Crear o exportar de expedientes laborales digitales
- Controlar y dar seguimiento de porcentaje de firmados
- Clasificar y guardar documentos en la nube
¿Quieres conocer más? Déjanos tus datos y nos pondremos en contacto contigo.
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