Optimiza tus procesos y aumenta la seguridad de tus datos

En la era digital actual, las empresas se están inclinando cada vez más hacia sistemas sin papel, y los departamentos de recursos humanos no son una excepción. Un sistema en particular que está ganando popularidad es el Expediente Laboral Digital, que permite a las empresas almacenar y gestionar los registros de empleados de manera electrónica. Esto no solo optimiza los procesos de RRHH y ahorra costos de suministros de oficina, sino que también simplifica el mantenimiento de registros para fines legales. En este blog te contaremos cómo lograrlo.

¿Qué es el Expediente Laboral Digital?

El Expediente Laboral Digital, también conocido como archivos digitales de empleados, es un sistema electrónico que permite a las empresas realizar un seguimiento de todos los documentos relacionados con los empleados, como contratos, currículums, nóminas, evaluaciones de rendimiento, registros de capacitación y más. El sistema puede ser accedido por personal autorizado a través de un portal web seguro, y los registros pueden ser actualizados, compartidos y almacenados en tiempo real.

Beneficios del Expediente Laboral Digital

1. Optimización de procesos de RRHH

Uno de los principales beneficios es que optimiza los procesos de RRHH al eliminar la necesidad de documentación manual. Esto reduce el tiempo y el esfuerzo requerido para gestionar los registros de empleados, permitiendo que el personal de RRHH se enfoque en tareas más estratégicas. Además, facilita una entrada, recuperación y análisis de datos más rápidos y precisos, lo cual ayuda a tomar decisiones informadas sobre el rendimiento de los empleados, compensación y desarrollo profesional.

2. Reducción de costos de suministros de oficina

Otra de sus ventajas es que reduce los costos de suministros de oficina, como papel, tinta, carpetas y archivos. Esto no solo ahorra dinero, sino que también reduce el impacto ambiental del mantenimiento de registros en papel. Sin contar que también elimina el riesgo de pérdida o extravío de archivos físicos, lo cual puede ser costoso de reemplazar y comprometer la confidencialidad de los datos de los empleados.

3. Simplificación del mantenimiento de registros para fines legales

Te permite simplificar el mantenimiento de registros para fines legales, como el cumplimiento de leyes laborales, auditorías y disputas. Al almacenar todos los documentos relacionados con los empleados en un sistema centralizado y fácilmente accesible, las empresas pueden asegurarse de tener registros precisos y actualizados, lo cual ayuda a resolver problemas legales de manera rápida y eficiente. Además, también puede generar informes y alertas para garantizar que las empresas cumplan con los requisitos legales, como la renovación de permisos de trabajo y certificaciones.

4. Mejora de la seguridad de datos

Proporciona una mayor seguridad de datos en comparación con el mantenimiento de registros en papel. Permite a las empresas controlar el acceso a los registros de empleados asignando diferentes niveles de autorización a diferentes personas. Esto reduce el riesgo de acceso no autorizado, robo o pérdida de información confidencial. Igualmente ofrece funciones de respaldo y recuperación ante desastres, lo cual garantiza que los registros de empleados no se pierdan debido a desastres naturales, ciberataques o fallos del sistema.

5. Reducción del uso de papel

Ayuda a las empresas a reducir su uso de papel, lo cual no solo es respetuoso con el medio ambiente, sino también rentable. Al reducir la necesidad de formularios, informes y documentos en papel, permite a las empresas ahorrar dinero en impresiones, copias y almacenamiento. Así como, reducir el espacio físico necesario para almacenar los registros de empleados, lo cual libera espacio en la oficina para otros fines.

Como pudimos observar, digitalizar tus procesos de recursos humanos no sólo es una ventaja para tu empresa, sino que además es una enorme ayuda para el cuidado del medio ambiente. No obstante, sabemos que el proceso de digitalización no es algo fácil y que a pesar de ser una herramienta a futuro, también trae consigo algunas dificultades que demandan ser mitigadas. Para hacerlo te recomendamos que te acerques a profesionales que te puedan guiar en el procedimiento para así poder lograr con éxito. 

En Sora, contamos con un expediente laboral digital que te permite digitalizar tu empresa, optimizar los procesos de RRHH y además automatizar las tareas administrativas. Con el objetivo de que cada empresa tenga la posibilidad de cubrir sus necesidades con nuestras herramientas, también ofrecemos ayuda en la adopción de la plataforma. ¿Te gustaría saber más? Déjanos tus datos y nos comunicamos contigo.