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Mejores prácticas para la conservación de expedientes laborales en la nube
Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
La conservación de expedientes laborales en la nube se ha convertido en una práctica cada vez más popular debido a sus múltiples beneficios, como el acceso remoto, la automatización de procesos y la reducción del espacio físico necesario para almacenar documentos. Sin embargo, para garantizar la seguridad y eficacia de esta práctica, es crucial seguir una serie de mejores prácticas que optimicen el uso de la nube y aseguren la integridad de tu información.
1. Elige un proveedor confiable de servicios en la nube
El primer paso para una gestión segura de los expedientes en la nube es seleccionar un proveedor que ofrezca garantías robustas de seguridad. Es fundamental que el proveedor implemente cifrado de datos, controles de acceso, y realice copias de seguridad regulares. Además, la reputación y experiencia del proveedor son factores clave a considerar para evitar vulnerabilidades en la protección de la información sensible de los empleados.
2. Automatiza los procesos de gestión de recursos humanos
La automatización no solo reduce errores humanos, sino que también facilita la actualización y acceso a los expedientes del trabajador desde cualquier lugar. Utilizar software de gestión de recursos humanos basado en la nube permite centralizar la información, eliminando la necesidad de archivos en papel y facilitando la gestión de datos de forma más eficiente y segura.
3. Desarrolla un plan de gestión de expedientes
No basta con digitalizar los documentos; es crucial contar con un plan de gestión que defina qué información se almacenará, quién tendrá acceso a ella, y cómo se manejarán los permisos. Este plan debe estar alineado con los requisitos legales y de cumplimiento, garantizando la integridad y confidencialidad de los datos almacenados.
4. Establece políticas claras de retención y eliminación de datos
Para mantener la organización y cumplir con las normativas legales, es esencial definir un período de retención para cada tipo de expediente. Además, establecer políticas claras para la eliminación segura de registros que ya no sean necesarios ayuda a mitigar riesgos de seguridad, como el acceso no autorizado o la filtración de información confidencial.
5. Capacita al personal de recursos humanos
El éxito en la conservación de expedientes en la nube depende en gran medida de la capacitación continua del personal de recursos humanos en prácticas de seguridad y manejo de datos. Los empleados deben estar familiarizados con las normativas vigentes, así como con las herramientas de gestión de la nube, para minimizar errores y garantizar que se sigan los procedimientos establecidos.
¿Es la nube la mejor opción para gestionar documentos laborales?
La conservación de expedientes en la nube, cuando se realiza correctamente, ofrece una solución eficiente y segura para la gestión de documentos laborales. Al seguir estas mejores prácticas, las empresas no solo protegen la información sensible de sus empleados, sino que también optimizan sus procesos administrativos, facilitando la toma de decisiones basada en datos y garantizando el cumplimiento normativo.
Implementar estas prácticas no solo optimiza el almacenamiento y acceso a los expedientes laborales, sino que también asegura que la empresa esté preparada para cualquier auditoría o investigación, minimizando riesgos legales y operativos.
Puntos clave
Revisión preliminar
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
Comunicación efectiva
- Promueve la escucha activa: ofrece a todas las partes involucradas la oportunidad de expresar su punto de vista y preocupaciones de manera clara y sin interrupciones.
- Incita al diálogo constructivo: fomenta un diálogo abierto y honesto para entender mejor las perspectivas de todas las partes. Evita el lenguaje confrontativo.
Abordar conflictos por documentación laboral de manera efectiva no solo ayuda a resolver disputas actuales sino que también refuerza una cultura de trabajo transparente, justa y respetuosa.
¿Te gustaría evitar este tipo de conflictos? Te presentamos sora, una plataforma de compliance laboral que te permite gestionar y automatizar los documentos de tus empleados a través de flujos de trabajo, así como asegurarte de que se encuentren al día de acuerdo con la normativa mexicana gracias a que te permite identificar si los expedientes de los empleados están completos y si todos los documentos que requieren firma, ya cuentan con ella.
En un mundo que avanza a pasos agigantados a tendencias digitales, plataformas como Sora.mx son novedades que te garantizarán una transición efectiva y sobre todo segura.
Ahora que la ley y las reformas legislativas se ponen a tu favor, no dejes de optimizar tu departamento de RRHH y lograr un avance significativo en tu gestión financiera empresarial adoptando estas tecnologías que mejorarán tus eficiencias operativas que además garantizarán la legalidad y transparencia en tus procesos.
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
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Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
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