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La importancia de la seguridad en la gestión de expedientes digitales
Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
Es un hecho que la gestión de expedientes laborales ha evolucionado y permitiendo a las empresas automatizar la organización, almacenamiento y acceso a documentos esenciales de manera más eficiente y especialmente sobre el expediente del trabajador. Sin embargo, con la automatización de estos surge una preocupación crítica: la seguridad de tus documentos digitales.
¿Por qué es crucial la seguridad en la gestión de expedientes digitales?
La información contenida en los expedientes laborales es extremadamente sensible, incluyendo datos personales, contratos, historial laboral y evaluaciones de desempeño. Un manejo inapropiado o la falta de herramientas de gestión adecuadas puede llevar a graves consecuencias, como el robo de identidad, el fraude o la violación de la privacidad de los empleados.
Riesgos asociados con la gestión digital sin seguridad adecuada
- Ciberataques: Los expedientes digitales son un objetivo atractivo para hackers, quienes buscan explotar vulnerabilidades en los sistemas de gestión de documentos. Un ciberataque exitoso puede resultar en la filtración de información confidencial.
- Pérdida de datos: Sin un respaldo adecuado y sistemas de recuperación eficientes, los datos pueden perderse debido a fallos técnicos o errores humanos que podrían paralizar el funcionamiento de una empresa.
- Cumplimiento legal: La falta de cumplimiento con las normativas de protección de datos, como la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares en México, puede acarrear sanciones legales y dañar la reputación de la empresa.
Mejores prácticas para asegurar la gestión de expedientes digitales
- Implementación de cifrado: El cifrado de datos es esencial para proteger la información mientras se almacena o se transfiere. Asegúrate de que todos los expedientes digitales estén cifrados tanto en reposo como en tránsito.
- Control de acceso: Limita el acceso a los expedientes digitales a solo aquellos empleados que realmente lo necesiten. Utiliza autenticación multifactor (MFA) para añadir una capa extra de seguridad.
- Respaldo regular de datos: Realiza copias de seguridad periódicas de todos los expedientes digitales y almacénalas en un lugar seguro. Esto garantizará la recuperación de datos en caso de pérdida o ataque.
- Auditorías y monitoreo: Lleva a cabo auditorías regulares y monitoreo continuo de los sistemas de gestión de expedientes para detectar y responder rápidamente a cualquier intento de acceso no autorizado o brechas de seguridad.
Los beneficios empresariales de una gestión segura y automatizada
La implementación de herramientas de gestión que aseguren la protección de los expedientes digitales no solo es una necesidad para proteger la información sensible, sino que también trae consigo beneficios empresariales significativos. Estos incluyen la optimización de procesos, reducción de costos y mayor eficiencia operativa. Al automatizar los expedientes, las empresas pueden dedicar más tiempo a actividades estratégicas, confiando en que la información crítica está segura y accesible cuando se necesita.
Sora.mx: La solución de gestión de expedientes con validez legal
Para las empresas en México, contar con una plataforma que no solo ofrezca una gestión segura de expedientes digitales, sino que también cumpla con los requisitos legales es fundamental. Sora.mx se destaca como la única plataforma en México que garantiza la validez legal de los documentos laborales gracias a su avanzado proceso de firma electrónica. Sora.mx cumple con todos los requisitos establecidos por la Ley Federal del Trabajo y la Suprema Corte de Justicia, asegurando que los expedientes digitales de tu empresa no solo estén protegidos, sino que también tengan plena validez ante la ley, lo mejor de todo es que está completamente enfocada en la automatización de procesos de recursos humanos.
¡No te quedes atrás y brinda seguridad a tu empresa!
La seguridad en la gestión de expedientes digitales no es solo una medida preventiva, sino una obligación para proteger tanto a la empresa como a sus empleados. Adoptar herramientas de gestión robustas y automatizar los expedientes con plataformas como Sora.mx no solo previene posibles ciberataques, sino que también asegura el cumplimiento de normativas legales y protege la reputación de la organización. En un mundo donde la información es uno de los activos más valiosos, invertir en la seguridad digital es crucial para el éxito empresarial.
Puntos clave
Revisión preliminar
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
Comunicación efectiva
- Promueve la escucha activa: ofrece a todas las partes involucradas la oportunidad de expresar su punto de vista y preocupaciones de manera clara y sin interrupciones.
- Incita al diálogo constructivo: fomenta un diálogo abierto y honesto para entender mejor las perspectivas de todas las partes. Evita el lenguaje confrontativo.
Abordar conflictos por documentación laboral de manera efectiva no solo ayuda a resolver disputas actuales sino que también refuerza una cultura de trabajo transparente, justa y respetuosa.
¿Te gustaría evitar este tipo de conflictos? Te presentamos sora, una plataforma de compliance laboral que te permite gestionar y automatizar los documentos de tus empleados a través de flujos de trabajo, así como asegurarte de que se encuentren al día de acuerdo con la normativa mexicana gracias a que te permite identificar si los expedientes de los empleados están completos y si todos los documentos que requieren firma, ya cuentan con ella.
En un mundo que avanza a pasos agigantados a tendencias digitales, plataformas como Sora.mx son novedades que te garantizarán una transición efectiva y sobre todo segura.
Ahora que la ley y las reformas legislativas se ponen a tu favor, no dejes de optimizar tu departamento de RRHH y lograr un avance significativo en tu gestión financiera empresarial adoptando estas tecnologías que mejorarán tus eficiencias operativas que además garantizarán la legalidad y transparencia en tus procesos.
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
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