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La firma electrónica: la innovación que necesita todo departamento de RRHH

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Toda persona que es parte de una compañía, sin importar el tamaño de ésta, tiene noción de que existe un punto de inserción entre el proceso operativo y la relación humana dentro de la empresa, sin embargo, en muchas ocasiones este punto es minimizado o, en su caso ignorado, lo que, sin duda alguna, es una señal de alerta; por eso hoy queremos decirte una realidad de tu compañía: El departamento de RRHH necesita ayuda

 Así como lo lees: a lo largo de los años las empresas han ido descubriendo la importancia de tener un departamento enfocado en el manejo del personal de la empresa que cubriera todas las actividades pertenecientes a la gestión de los empleados y el desempeño laboral, tales como contrataciones, capacitaciones, manejo de la nómina, permisos de vacaciones, incapacidades, eventos empresariales, entre muchos más. Es verdad que al inicio estas actividades no eran tan numerosas, pero con el paso del tiempo, las diferentes demandas por parte del público y el aumento de la población, éstas han ido aumentando considerablemente a tal grado que las empresas de +500 empleados se han visto en la necesidad de hacer crecer el equipo de RRHH e incluso contratar practicantes o becarios que puedan auxiliar con este trabajo. Lo que nos muestra otra de las realidades: Cuando el método que anteriormente usábamos para desempeñar una actividad deja de funcionar, es momento de probar nuevas alternativas.

 

En este blog te explicamos porqué.

 

Importancia del departamento de RRHH en las empresas

 

Al inicio de este texto te contamos un poquito del surgimiento de un departamento especializado en el manejo del personal laboral, pero por qué es tan importante como mencionamos. Para explicarte eso primero es necesario que definamos:

 

¿De qué se encarga este departamento en las empresas?

 

Si bien, sus tareas son muchas y muy variadas, si tuviéramos que delimitar a este departamento en un par de palabras sería como “es el nexo de las empresas”. Es decir, el departamento de RRHH es el nexo entre la estrategia de la compañía y los recursos para alcanzarla.

 

Como ya mencionamos, de manera muy general, el personal de esta área es quien se encarga de seleccionar, capacitar, formar, desarrollar, motivar y liderar los recursos de la compañía, contribuyendo así a que se alcance el máximo de la productividad de todos los recursos de la organización. Además, también se encarga de recibir o elaborar y gestionar los documentos correspondientes al expediente laboral de cada empleado con lo que mantiene protegida a la empresa a nivel legal.

 

Entre las tareas realizadas por este departamento tenemos que se encargan de:

  1. Capacitar el personal: su misión es idear el perfil de trabajador que la empresa necesita, para ello se enfocan en actualizar y capacitar a su personal.
  2. Mejorar la organización: se encarga de que tanto el trabajo y desempeño de la empresa por parte de los empleados sea ejecutado de manera correcta, desde el punto operativo como el administrativo.
  3. Administración del personal: su trabajo se enfoca en llevar en orden toda la papelería respecto a las altas y bajas de los empleados, así como los documentos correspondientes a su tiempo dentro de la empresa.
  4. Relaciones laborales: promover y mantener un buen ambiente laboral entre los empleados.

Sin duda alguna su trabajo cubre muchas actividades, eso sin contar que entre más grande sea la empresa, mayor será la responsabilidad de este departamento, pero ¿qué pasaría si te dijéramos que es posible automatizar estos procesos? Pues claro que se puede y todo gracias a la firma electrónica.

 

¿Qué es la firma electrónica?

 

Es uno de los inventos relativamente más recientes dentro del ámbito legaltech, cumple con el papel de una firma “normal” (autógrafa), pero, como su nombre lo dice, es realizada de manera digital. Ésta puede hacerse como un trazo (similar a la firma autógrafa) o a través de la criptografía y encriptación. El resultado de su uso ha sido tan bueno que en los últimos años su popularidad incrementó.

 

¿Qué tan usada es la firma electrónica?

El sistema mediante el cual funciona la firma electrónica tiene como requisito el uso de la nube para poder enviar, recibir, cargar, descargar y gestionar datos.

 

La firma electrónica es una de las innovaciones tecnológicas que llegó a revolucionar los procesos empresariales y con ello a las compañías. Sería ubicar su nacimiento entre los años de pandemia y la cuarentena ocasionada a raíz de ésta, sí podemos decir que fue en este momento cuando llegó a su auge debido al papel que jugó para las pymes y las grandes empresas con respecto a sus ventas. Para ver cómo surgió y la evolución que ha tenido puedes ir a nuestro blog.

 

Tanta ha sido su popularidad que se espera que en el 2023 el respaldo en la nube se triplique con respecto al 2020*, además de que en América Latina gran cantidad de empresas tienen previsto mudar sus cargas de TI a la nube debido al aumento de los trabajadores remotos.

 

Pero esas no son todas las razones, en la Conferencia Ministerial de la Sociedad de la Información impulsada por la Organización de las Naciones Unidas (ONU) se trazó la importancia de la nube desde un punto de vista sostenible.

Desde todos los puntos posibles se puede plantear la firma electrónica como el futuro de las empresas.

Pero, ¿por qué sucede esto?

 

Ventajas de la firma electrónica para RRHH

 

La firma electrónica es una innovación que comenzó a usarse principalmente en el ámbito burocrático, pero poco a poco se fue introduciendo en empresas privadas. Hoy en día los dueños de negocios que decidieron usarla como método de firma han declarado que entre todas sus ventajas, las que más les han beneficiado con las siguientes:

 

  1. Mejores resultados con menos trabajo: un error común es creer que entre más trabajas, tendrás mejores resultados cuando la realidad es que no se trata de trabajar más, sino más inteligentemente. Una de las principales ventajas de la firma electrónica es automatizar los procesos que manualmente toman mucho tiempo y por tanto han dejado de ser rentables.

  2. Menos riesgos y mayor confiabilidad: sabemos que existen generaciones en el mundo laboral que son fieles creyentes del “papelito habla”, pero, seamos honestos, el papel conlleva consigo muchos riesgos. El hecho de tener la firma en papel no te salva de que el documento se pierda o haya sido falsificado; no obstante, la tecnología te brinda la posibilidad de sentirte seguro con respecto a la existencia del documento y que la firma realmente pertenece a quien dice pertenecer.

  3. Completo respaldo legal: el mayor miedo de las personas es encontrarse ante una firma que legalmente no valga, pero para tu tranquilidad te tenemos excelentes noticias: en este momento existen diversas leyes nacionales e internacionales que respaldan el uso de la firma electrónica para efectos laborales y comerciales. Algunas de esas leyes son Ley Federal del Trabajo, el Código de Comercio y la Ley de la Firma Electrónica.

  4. Ahorros en diferentes áreas: papel, transporte, trabajo y tiempo son cuatro de los elementos que más se invierten cuando una empresa consigue sus firmas de manera física; por esa razón, al mudar tu empresa al mundo electrónico consigues ahorrar en más de una manera.

  5. Mejor rastreo y gestión y posibilidad de medir: si te preguntáramos cuál es el porcentaje de, por ejemplo, recibos de nómina firmados que tiene tu empresa en este momento, ¿tendrías una respuesta concreta? Seguramente no y eso es porque la firma física difícilmente puede ser conseguida en más de un 50% y su medición es casi imposible. No obstante, la firma electrónica es capaz de brindarte estos beneficios.

 

Ayuda a tu empresa con un expediente laboral digital.

 

En Sora hemos desarrollado un expediente laboral digital que ayuda al departamento de RRHH a enviar recibos y archivos, solicitar firmas y gestionar los documentos de cada uno de los empleados digitalmente. A través de él tienes la posibilidad de digitalizar todos los documentos de tus empleados, cargar los recibos de nómina, avisos, permisos, seguros, entre otros, enviarlo a estos mismos, recibir su firma y gestionarlos dentro de la misma plataforma. Además de:

  • Reducir tiempo y espacio

  • Compartir los expedientes con quien necesites

  • Medir lo que antes no podías

  • Tener múltiples firmantes desde cualquier lugar

  • Obtener una firma para cada empleado

 

Si quieres saber más sobre cómo automatizar déjanos tus datos aquí y nos pondremos en contacto contigo.

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