La firma electrónica: el salto hacia la automatización de procesos empresariales

Para que una empresa pueda seguir compitiendo en el mercado es indispensable que tenga las herramientas necesarias (ya sea maquinaria, estrategias o softwares). En este sentido, la firma electrónica de documentos digitales es una de ellas y en este blog te mostramos cómo su uso te permite estar a la vanguardia ya que favorece la automatización del departamento de RH.

La firma electrónica en RH

La firma electrónica no solo reemplaza la necesidad de firmas manuscritas en documentos, sino que también facilita la automatización de flujos de trabajo. Con ella, procesos como la aprobación de contratos, la onboarding de empleados y la gestión de documentos se vuelven más rápidos, seguros y eficientes.

Beneficios de la firma electrónica en las empresas

Día con día los beneficios que proporciona la automatización mediante la firma electrónica van en aumento, aquí te mostramos los más relevantes:

• Reducción de tiempos en procesos: El envío y firma de documentos solo toma unos cuantos minutos.
• Seguridad mejorada: Las firmas electrónicas ofrecen un nivel de seguridad superior a la firma autógrafa, con trazabilidad y autenticación.
• Reducción de costos: Menos papel, impresión y almacenamiento físico.
• Mejora en la experiencia del cliente: Procesos más rápidos y sencillos mejoran la satisfacción del cliente.

Ahora bien, ¿es posible implementarla en todos los sectores?

La respuesta es sí. No obstante, es importante que tengamos en cuenta que cada sector enfrenta sus desafíos particulares, por ejemplo, entre los sectores donde este cambio puede ser más rápido, se encuentran:

• Sector Financiero: Bancos y entidades financieras han adoptado rápidamente la firma electrónica por su eficiencia y seguridad mejorada en la gestión de documentos, además de que están más familiarizados con este tipo de cambios.
• Recursos Humanos: Facilita procesos como la firma de contratos de trabajo, recibos de nómina y documentos de onboarding.
• Comercio Electrónico: Para empresas de e-commerce, agiliza las transacciones y acuerdos con proveedores y clientes.
• Servicios Legales y Consultoría: Estos sectores utilizan la firma electrónica para validar documentos y contratos de forma rápida y eficiente.

No obstante, existen otros sectores para los cuales la implementación suele demorar un poco más, aquí te dejamos algunos ejemplos y las razones:

• Sector Salud: Aunque hay un gran potencial, la firma electrónica en salud requiere una rigurosa conformidad con normativas de privacidad y seguridad de datos.
• Educación: La adopción puede ser lenta debido a la necesidad de cambiar procesos tradicionales y enfrentar limitaciones presupuestarias.
• Gobierno: Aunque hay avances, la transformación digital en el sector público a menudo enfrenta desafíos burocráticos y de infraestructura.
• Agrícola: Los empleados suelen no estar familiarizados con algunos elementos de la tecnología como el correo electrónico y su uso.

¿Cómo se pueden eliminar esas barreras son sora?

La plataforma de sora ha ido cambiando a lo largo de los años con el objetivo de hacer su plataforma y app intuitiva, fácil de usar y, sobre todo, segura. A través de ella tienes acceso a:

• Plataforma y aplicación accesible: La interfaz está diseñada con el objetivo de que cualquiera pueda usarla y firmar sus documentos con tan solo unos clics.
• Proceso de onboarding rápido: Crear tu cuenta, contraseña y NIP no toma más de 5 minutos y se puede realizar desde una PC o un teléfono celular que cuente con cámara.
• Atención al cliente: Ya sea con el equipo de TI, Legal o Soporte, tendrás a personas completamente capacitadas para ayudarte cuando lo necesites.
• Seguridad legal: Nuestra firma electrónica cumple con todas las regulaciones legales, por lo que su uso es completamente legal y válido en juicios.

Sin duda alguna, la firma electrónica es una herramienta imprescindible en la automatización de procesos empresariales debido a que ofrece beneficios indispensables en términos de eficiencia, seguridad y experiencia del cliente. Aunque su adopción varía según el sector, sora tiene las herramientas necesarias para ayudar a que el camino sea fácil y favorable para todos ellos. 

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