La firma de documentos digitales mejora tu trabajo (Blog para RH)
En la era de la digitalización y la automatización, seguir aferrándose a la firma de documentos en papel puede convertirse en una pesadilla para muchos profesionales y empresas. Si bien esta práctica puede parecer cómoda y familiar, enfrenta numerosas problemáticas que afectan la eficiencia y productividad en el entorno laboral.
En este blog, te mostramos las dificultades a las que se enfrentan las compañías que siguen firmando en papel y cómo la adopción de la firma de documentos digitales puede ofrecerles una solución efectiva para mejorar su trabajo y flujo de procesos.
Problemas de seguir firmando en papel
1. Pérdida de tiempo y retrasos
Firmar documentos en papel implica impresiones, escaneos y envíos físicos, lo que resulta una pérdida de tiempo y retrasos en el proceso. La espera por la firma de todas las partes involucradas puede prolongar la finalización de acuerdos y proyectos.
2. Ineficiencia en el almacenamiento
Los documentos en papel ocupan espacio físico y pueden ser difíciles de organizar y recuperar. La falta de una estructura adecuada para el almacenamiento puede llevar a la pérdida de información y duplicación de documentos.
3. Riesgo de errores y fraudes
Con la firma en papel existe un mayor riesgo de errores de escritura o de identificación de la firma, lo que puede resultar en documentos inválidos o fraudes potenciales.
4. Limitaciones geográficas
Cuando las partes involucradas se encuentran en diferentes ubicaciones, la firma en papel se vuelve aún más complicada, requiriendo envíos internacionales y consumiendo tiempo y recursos adicionales.
5. Impacto ambiental
La firma en papel conlleva un uso significativo de papel y tinta, lo que contribuye a la deforestación y generación de residuos. Esto tiene un impacto negativo en el medio ambiente.
¿Cómo solucionarlo?
Firma de documentos digitales
La firma de documentos digitales ofrece una serie de ventajas que pueden mejorar significativamente el flujo de trabajo y la eficiencia de las personas que aún siguen firmando en papel. Para tener una firma de documentos digitales puedes adoptar un software de firma electrónica como sora que te brinda diversos beneficios como:
1. Agilidad y rapidez
Con la firma electrónica de sora el proceso de firmar se simplifica y acelera. Los documentos se pueden enviar instantánea y masivamente a todas las partes involucradas, lo que reduce drásticamente los tiempos de respuesta y la finalización de los proyectos.
2. Seguridad y autenticidad
Además, su firma utiliza tecnologías de criptografía y certificados digitales para garantizar la seguridad y autenticidad de las firmas. Lo que reduce el riesgo de fraudes y asegura que el documento no sea alterado después de la firma.
3. Organización y almacenamiento eficiente
Otra de las ventajas de sora es que te permite almacenar y organizar todos los documentos en la nube, lo que permite una rápida recuperación y acceso a los documentos cuando sea necesario.
4. Firma remota
De igual manera, con esta firma no hay limitaciones geográficas. Las partes involucradas pueden firmar desde cualquier dispositivo en cualquier lugar. Lo que te permite tener empleados remotos sin ningún problema.
5. Sostenibilidad
Por último, si uno de los objetivos de tu empresa es con respecto al medio ambiente, la firma de documentos digitales contribuye a reducir el consumo de papel y tinta, disminuyendo el impacto ambiental y demostrando un compromiso con la sostenibilidad.
Sin duda alguna, la firma de documentos digitales se ha convertido en una solución imprescindible para superar las problemáticas de la firma en papel. Si estás listo para liberarte de todos esos problemas, ¡no pierdas más tiempo! Y agenda una demo gratuita de nuestra plataforma.
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