La digitalización ya no es suficiente para las empresas

Si tuviéramos que situar temporalmente el momento en el que la digitalización de documentos llegó a la vida de las empresas, podríamos decir que el 2019 fue el año en el que tuvo un mayor impacto. Luego de hacer una breve investigación nos dimos cuenta de que fue en ese periodo del tiempo en el que más empresas se encargaron de hablar sobre la importancia de digitalizar sus empresas y los beneficios que esto tiene; sin embargo, nos encontramos en el segundo mes del 2023 y en cuatro años muchas cosas han cambiado en el ámbito empresarial, pues ahora digitalizarse ya no es suficiente, si queremos sobrevivir en el mercado, es necesario que nos mantengamos automatizados. Si no sabes qué es o de qué trata, quédate porque en el siguiente blog explicaremos todo sobre ello.

Digitalización de documentos

¿Qué es la digitalización?

De manera muy técnica, la digitalización de documentos son todas aquellas acciones que se realizan con el objetivo de pasar la información física de una empresa al formato digital; o lo que es lo mismo, pasar de las hojas de papel a los documentos en word, pdf, .jpg, entre sus muchas variantes. 

Este tipo de acciones se han llevado a cabo debido a que la mayoría de las empresas han almacenado una cantidad alarmante de documentos físicos que les dificultan la búsqueda de datos y además pone en riesgo la seguridad de esa información ya que pueden ser extraviados e incluso eliminados. Además de que se ha visto que las empresas que siguen llevando todos sus procesos de manera digital muestran un comportamiento empresarial más lento que aquellas que han tomado la decisión de digitalizarse.

¿Cómo se logra la digitalización?

Como mencionamos en el punto anterior, la digitalización de documentos laborales es llevar el formato físico a un formato digital. En este sentido, cuando una empresa decide digitalizarse es importante que defina los motivos por los cuáles realizará aquellos actos. los objetivos más comunes son:

1. Ahorro de espacio físico: una de las mayores desventajas de conservar los documentos de manera física es el espacio que se necesita. Cuando una empresa es pequeña, con unos cuantos archiveros es suficiente, pero cuando la cantidad de empleados aumenta es necesario el uso de bodegas. Por ello muchas de las empresas optan por digitalizar sus documentos para ahorrar espacio.
2. Optimización de obtención de información: otra de las desventajas de almacenar la información en físico, es la dificultad para localizar documentos específicos y el tiempo que se requiere invertir en ello. Es así como ésta es la segunda razón más común por las que las empresas deciden mudarse al mundo digital.
3. Medio ambiente: toda persona que se encuentre involucrada en el mundo empresarial sabe que el entorno en el que se desenvuelve influye en él. En los últimos años el tema ambiental se ha convertido en una cuestión primordial dentro de las empresas, por lo que optar por ser una compañía paper less es otro de los motivos para comenzar en el mundo digital.

Dicho esto, ¿de qué manera se genera este cambio empresarial? Si bien, existen muchos procesos diferentes, todos ellos coinciden en algunos pasos que resumimos a continuación: 

• Recolección de todos los documentos de la empresa que se requieran digitalizar.
• Digitalización y escaneado de documentos
• Almacenamiento del documento y toda su información asociada para permitir búsquedas posteriores

Ventajas de la digitalización de documentos

• Ahorro de material, personal y horas de trabajo
• Mayor eficacia y fluidez a la hora de clasificar, ordenar y recuperar documentos
• Reducción de costos en papel, transporte, paquetería y todo lo relacionado a manejo de documentos físicos
• Se reduce al mínimo el tiempo de entrada manual de datos, identificación y búsqueda
• Un sistema digitalizado bien organizado permite hacer llegar de forma casi inmediata la documentación que precisa a cada persona, ya sean empleados de la empresa, clientes o proveedores
• Aumento de la productividad, puesto que las soluciones digitales evitan que los profesionales tengan que dedicar una gran parte de sus horas de trabajo a tareas repetitivas y arduas, que no aportan valor añadido
• Se puede mejorar la motivación de los empleados, al verse liberados de tareas muy repetitivas y pesadas, relacionadas con la gestión del papel
• Grandes mejoras en los procesos de transacción de documentos, cobros, pagos, auditorías y otros organismos
• Gestión mucho más rápida y eficiente de todo lo que tenga que ver con la documentación de la empresa, posibilitando la integración con los sistemas centralizados de facturación y contabilidad de la empresa (ERP)

Gestión de documentos

¿Qué es la gestión de documentos?

Cuando hablamos de gestión de documentos es común que se pueda entender de dos maneras: la primera de ellas es el acto de capturar, almacenar y recuperar documentos; la segunda se refiere al uso de plataformas que te ayudan a llevar la gestión de tus documentos laborales.

La gestión documental es el conjunto de normas que se aplican para gestionar los documentos de todo tipo que se crean y reciben en una organización. Esa gestión de documentos debe facilitar su recuperación, permitir la extracción de información, la conservación de los que son importantes durante el tiempo que sean útiles, así como la destrucción cuando ya no se necesitan, utilizando para todo esto métodos eficaces y eficientes.

Ventajas de la gestión de documentos

• Repositorio de documentos/archivos. Los sistemas de gestión documental sirven como repositorio central para todos los documentos importantes de la organización. De esta forma posteriormente se pueden acceder, ver, cambiar y compartir. La empresa deja de perder horas de tiempo precioso buscando en carpetas y archivadores para localizar un documento.
• Seguridad de los documentos. Cuando los documentos no se gestionan, la posibilidad de que se exponga información importante a las personas equivocadas es considerable. Si información sensible y vital que cae en las manos equivocadas puede ocasionar un daño irreversible a una empresa. Un sistema de gestión documental permiten proteger la información confidencial mediante políticas de seguridad rigurosas y un control de acceso basado en roles donde solo los usuarios autorizados pueden ver ciertos archivos o documentos. Adicionalmente, en el caso de desastres como incendios o inundaciones, si utilizamos un sistema de gestión documental basado en la nube, podemos llegar a garantizar que los datos críticos para la empresa se mantengan intactos.
• Acceso a los documentos cuando es necesario. Ya no es necesario esperar a localizar un documento en el archivo para poder empezar a gestionarlo. Con un sistema de gestión documental la localización es inmediata y la gestión se realiza justo cuando es necesaria. Si además contamos con un sistema de gestión documental basado en la nube, los usuarios tendrán la capacidad de acceder a archivos y documentos en cualquier lugar, en cualquier momento e independientemente del dispositivo utilizado.Integración con software de terceros. La integración de aplicaciones es una capacidad que elimina la entrada de datos redundantes y permite un flujo de información sin interrupciones entre plataformas dispares. No solo ahorra tiempo y esfuerzo, sino que también mantiene la integridad y precisión de los datos.
• Mejor organización. Con etiquetas, categorías, subcategorías y metadatos los documentos se vuelven más fáciles de organizar, localizar y recuperar. Una búsqueda con las palabras clave adecuadas puede arrojar resultados en cuestión de segundos.
• Tiempo/eficiencia de costos. La eficiencia del empleado ahorra tiempo. Y en lo que respecta a los negocios, el tiempo ahorrado es dinero ahorrado. A esto se añade el hecho de que mantener y ejecutar un sistema de gestión documental se puede hacer con un costo muy bajo.
• Compartir archivos. Con un sistema de gestión documental los usuarios pueden compartir y colaborar en archivos y documentos con sus colegas, controlando con quién comparten esos documentos. Con la funcionalidad de registro de auditoría, se puede saber quién ha visto o editado ciertos archivos o documentos, lo cual puede ser crítico para eliminar errores de proceso e ineficiencias.

Digitalización vs gestión de documentos

La digitalización de documentos y gestión documental se confunden con frecuencia a pesar de que son dos procesos diferentes aunque complementarios en la mayoría de los casos.

Cuando hablamos de digitalizar nos referimos a convertir-transformar a formato digital o electrónico cualquier documento en formato analógico (papel) sea texto o imagen.

Es por tanto una acción cuyos beneficios son la rentabilidad del espacio físico, la seguridad a la hora de preservar los documentos y la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo sin necesidad de estar en el centro de trabajo.

Por otra parte, la gestión documental va un paso más allá, pues es un proceso posterior a la digitalización y por el cual tiene sentido llevarlo a cabo, aunque puede realizarse por separado. Consiste en proporcionar una serie de herramientas a la empresa que facilitan la búsqueda, archivo y distribución de la información que previamente ha sido digitalizada.

En este caso, se trata no sólo de asegurar el mantenimiento de los documentos a buen recaudo y en formato digital sino también de gestionarlos, clasificarlos y extraerlos de la manera más adecuada ahorrando dinero y tiempo.

Cuando las empresas logran llevar a cabo estos dos procesos, entonces su empresa estará lista para automatizarse. Para ello será necesario que cuenten con alguna tecnología que les permita realizar diversos procesos sin necesidad de invertir mucho tiempo, estos procesos pueden ir desde la categorización hasta el envío y firmado de documentos.

Con Sora, llevar la gestión de los documentos laborales de tu empresa es una tarea sumamente fácil. Hemos desarrollado una plataforma de expediente laboral que te permite cargar y crear documentos digitalmente, además de organizarlos, consultarlos, descargarlos y enviarlos cuando quieras para así lograr la automatización de tu negocio. Además, nuestro almacenamiento en la nube te da la posibilidad de consultar los datos que necesites desde cualquier lugar. Digitalizar ya no es suficiente, toda empresa necesita automatizarse. ¿Quieres saber más?