Importancia de tener un expediente laboral digital

En la era digital actual, es más importante que nunca que las empresas cuenten con un sistema digital de archivos de empleados o, como es mejor conocido, con un expediente laboral digital, debido a que es una de las herramientas que les permitirá adaptarse a las exigencias del mercado, así como a las de los empleados.

Un expediente laboral digital es una colección de todos los registros de un empleado, incluyendo su historial laboral, evaluaciones de desempeño y registros de capacitación. Sus características generales es que se almacena electrónicamente (específicamente en la nube) y por ellos los empleados autorizados pueden consultarlo desde cualquier lugar.

Si bien, la mera definición de lo que es un expediente laboral digital nos da una idea de las ventajas que puede ofrecerles a las empresas, en el presente blog te mostraremos los principales beneficios de contar con él, además de darte una pequeña guía sobre la manera más óptima de empezar estos procesos. Así que, ¡empecemos!

Primero que nada, existen muchos beneficios al tener un expediente laboral digital, no obstante, hay tres de ellos que sí o sí se colocan como los primordiales. En primer lugar, ayuda a mejorar la eficiencia. Los empleados pueden acceder fácilmente a sus registros y actualizarlos según sea necesario, lo que ahorra tiempo y carga de trabajo extra tanto para los empleados como para el personal de recursos humanos.

En segundo lugar, un expediente laboral digital mejora el cumplimiento normativo, pues al almacenar todos los registros de un empleado en un solo lugar, las empresas pueden asegurarse fácilmente de cumplir con todas las regulaciones pertinentes.

Por último, mejora significativamente la seguridad de los archivos. No es ningún secreto que los documentos en papel se pueden perder o robar fácilmente, mientras que un expediente laboral digital es mucho más seguro, debido a que se almacena en un sistema protegido por contraseña y seguridad cibernética.

Además, es importante señalar que este tipo de expediente mejora la satisfacción de los empleados. ¿La razón? Los empleados aprecian poder acceder a sus registros fácil y rápidamente. Esto puede ayudar a mejorar la moral y la productividad.

Ahora bien, si estás considerando implementar un Expediente laboral digital, hay algunas cosas que debes hacer. En primer lugar, debes elegir el software adecuado. Hay muchos programas de software disponibles, pero no todos ellos tienen las mismas funciones, ni se ajustan a las mismas necesidades. En lo personal, nos gusta recomendar el software desarrollado por la empresa mexicana Sora debido al amplio abanico de áreas que cubre. Por un lado, te permite digitalizar tu expediente laboral, mientras que por el otro te brinda la posibilidad de gestionarlo completamente desde su plataforma para que así puedas cargar o crear archivos, firmarlos electrónicamente y etiquetarlos, así como revisar y aprobar diversas solicitudes como las de vacaciones.

En segundo lugar, debes capacitar a tus empleados sobre cómo usar el software. Esto ayudará a garantizar que puedan acceder a sus registros y actualizarlos según sea necesario. Existen muchos software que otorgan tutoriales a sus clientes a manera de guía, en el caso de Sora, el personal adecuado se encarga de capacitar personalmente a los líderes de equipo, además de que ofrecen servicio de atención si quedan dudas.

Finalmente, debes implementar medidas de seguridad para proteger los datos de tus empleados, lo que incluye establecer contraseñas y encriptación. Para ello, es importante que sea un experto el que se encargue de ello, por eso en Sora se pone a disposición también este servicio.

Para terminar con este blog, aquí te dejamos algunos beneficios adicionales de usar un expediente laboral digital:

• Costos reducidos: Almacenar registros de empleados en formato digital puede ahorrar dinero a las empresas en papel, almacenamiento y costos de impresión.
• Aumento de la productividad: Los empleados pueden pasar menos tiempo buscando documentos y más tiempo en tareas productivas.
• Mejor cumplimiento normativo: Las empresas pueden rastrear fácilmente los registros de los empleados y asegurarse de cumplir con todas las regulaciones pertinentes.
• Mayor seguridad: Los registros digitales son más seguros que los registros en papel y tienen menos probabilidades de perderse o ser robados.

Además, te recordamos que cuando se habla de digitalización siempre es importante priorizar la seguridad antes que los costos. Si quieres conocer un poco más sobre Sora y cómo maneja esta parte, puedes dejarnos tus datos aquí y un experto se contactará contigo.