Historia de la digitalización de expedientes laborales

La digitalización de expedientes laborales es el proceso mediante el cual se convierten los registros físicos de los empleados en documentos electrónicos y se almacenan en un sistema de gestión de documentos. En otras palabras, es la transformación de los documentos en papel, tales como formularios, contratos, evaluaciones de desempeño, permisos, entre otros, en archivos digitales.

La digitalización de expedientes laborales permite que toda la información del empleado se encuentre disponible en línea, lo que facilita el acceso a la información, ahorra espacio de almacenamiento físico y ayuda a mantener un registro ordenado y seguro de los documentos. Además, la digitalización de los expedientes laborales también permite una mayor eficiencia en la gestión de los recursos humanos, ya que se pueden buscar y compartir los documentos de manera rápida y fácil.

Para digitalizar los expedientes laborales, se utilizan escáneres que convierten los documentos en papel en imágenes digitales, las cuales son almacenadas en un sistema de gestión de documentos. Luego, los documentos pueden ser indexados y etiquetados para que sean fáciles de encontrar y recuperar en el futuro.

Es importante tener en cuenta que la digitalización de expedientes laborales debe realizarse cumpliendo con las regulaciones y leyes aplicables, como las leyes de privacidad de datos. Además, es fundamental garantizar la seguridad de los archivos digitales y protegerlos contra el acceso no autorizado.

¿Cuáles son los beneficios de la digitalización de expedientes laborales?

Tiene varios beneficios y sirve para distintos propósitos, entre ellos:

1. Mejorar la eficiencia en la gestión de recursos humanos: Al tener los expedientes laborales en formato digital, se facilita la búsqueda y recuperación de información, lo que ahorra tiempo y aumenta la productividad.
2. Ahorrar espacio de almacenamiento físico: Al digitalizar los expedientes laborales, se reduce la necesidad de almacenamiento en papel y se libera espacio en las oficinas.
3. Facilitar el acceso a la información: Los archivos digitales pueden ser accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que se cuente con los permisos necesarios. Esto facilita el acceso a la información de los empleados para los gerentes, supervisores y otros miembros del equipo de recursos humanos.
4. Proteger los datos personales de los empleados: La digitalización de los expedientes laborales puede ayudar a proteger los datos personales de los empleados al evitar que documentos importantes se pierdan o se divulguen accidentalmente.
5. Cumplir con las regulaciones y leyes aplicables: La digitalización de expedientes laborales puede ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones y leyes aplicables, como las leyes de privacidad de datos.

Un poco de historia

La digitalización de expedientes laborales es una práctica relativamente nueva en comparación con otras tecnologías. Antes de la era digital, los expedientes de empleados se almacenaban en papel y se guardaban en archivos físicos en armarios y estanterías en las oficinas de recursos humanos de las empresas.

Con la creciente cantidad de documentos y la necesidad de un acceso más fácil y rápido a la información, muchas empresas comenzaron a considerar la digitalización de los expedientes laborales en la década de 1990. Sin embargo, la tecnología en ese momento no era suficientemente avanzada para permitir una digitalización eficiente y asequible.

Fue en la década de 2000 cuando la digitalización de los expedientes de empleados se hizo más común a medida que la tecnología se volvió más accesible y económica. La introducción de escáneres y software de gestión de documentos permitió que las empresas digitalizaran sus archivos de papel y los almacenaran en formato electrónico.

Además de facilitar el acceso a la información, la digitalización de expedientes laborales también ofrece otros beneficios, como la reducción del espacio de almacenamiento físico, la eliminación del riesgo de pérdida o daño de documentos importantes, la posibilidad de acceder a la información de forma remota y la protección de la privacidad de los empleados.

En la actualidad, la digitalización de expedientes laborales se ha convertido en una práctica común en muchas empresas y organizaciones, y se espera que continúe creciendo en popularidad a medida que la tecnología siga avanzando.