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Firma de documentos digitales: Qué exige la ley y cómo implementarla bien
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- Firma de Documentos Digitales
Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
Puntos clave
En el mundo laboral moderno, la firma de documentos digitales se ha vuelto indispensable. Desde contratos de trabajo hasta recibos de nómina y
autorizaciones internas, la digitalización de firmas permite agilizar procesos, ahorrar costos y garantizar mayor seguridad jurídica.
Sin embargo, no todas las firmas digitales son válidas legalmente. Es fundamental conocer qué exige la ley y cómo implementar una solución adecuada para proteger a tu empresa.
¿Qué exige la ley en México sobre la firma de documentos digitales?
La legislación mexicana reconoce y regula el uso de firmas electrónicas a través de diversos marcos jurídicos, especialmente en materia laboral:
- Código de Comercio: Reconoce el uso de medios electrónicos y otorga validez a las firmas digitales.
- Ley de Firma Electrónica Avanzada: Establece los requisitos de las firmas electrónicas avanzadas (FEA) para garantizar autenticidad, integridad y no repudio.
- Ley Federal del Trabajo: Reconoce los documentos laborales firmados electrónicamente como prueba válida en caso de litigio, siempre que cumplan con los requisitos técnicos y legales.
- Criterios de la Suprema Corte de Justicia: Han validado la utilización de firmas electrónicas como medios de prueba en juicios laborales, siempre que puedan acreditar su integridad y autenticidad.
En resumen:
Para que una firma digital sea válida legalmente en México, debe ser capaz de identificar al firmante, garantizar que el documento no ha sido alterado, y permitir verificar su autenticidad en cualquier momento.
¿Cómo implementar correctamente la firma de documentos digitales?
1. Utiliza plataformas que generen firmas electrónicas avanzadas (FEA)
No todas las firmas electrónicas son iguales. Para cumplir con los estándares legales, la plataforma debe ofrecer:
- Identificación única del firmante.
- Pruebas biométricas o de autenticación robusta.
- Sellos de tiempo y certificados de integridad documental.
Sora, por ejemplo, integra firmas electrónicas laborales diseñadas para cumplir exactamente con estos requisitos gracias a su biometría facial y capacidad para probar en tiempo real la identidad del firmante.
2. Asegura la trazabilidad de la firma
Cada firma debe quedar registrada con:
- Fecha y hora de firma.
- Dirección IP del firmante.
- Procedimientos de autenticación (OTP, biometría, etc.).
Esta información es vital para defender la validez del documento en caso de litigio.
3. Integra la firma digital en la gestión de tu expediente laboral
La firma digital no debe verse como un proceso aislado. Debe integrarse dentro de todo el flujo documental del expediente laboral de cada colaborador, garantizando que cada contrato, recibo o acuerdo esté completo, firmado y resguardado correctamente.
Sora automatiza esta integración, generando expedientes laborales digitales desde el onboarding y solicitando las firmas electrónicas conforme avanza la relación laboral: desde la contratación hasta la renuncia o despido e incluso en demandas laborales.
4. Respalda y resguarda los documentos firmados
Toda documentación firmada electrónicamente debe almacenarse en un entorno seguro, con backups automáticos, control de accesos y sistemas de encriptación.
Con Sora, los documentos se resguardan en la nube bajo protocolos de seguridad avanzados, asegurando su conservación y consulta en cualquier momento.
¿Cómo implementar correctamente la firma de documentos digitales?
- Cumple con la Ley Federal del Trabajo y con los criterios de la Suprema Corte para validez en juicios.
- Integra biometría y pruebas robustas para asegurar la identidad del firmante.
- Automatiza la firma y resguardo dentro de todo el expediente laboral.
- Genera auditorías en tiempo real para detectar documentos faltantes o inconsistencias.
- Protege la información mediante encriptación y control de accesos.
Sora no solo facilita la firma de documentos digitales, sino que transforma la gestión laboral de tu empresa en un proceso seguro, eficiente y 100% conforme a la ley.
Compliance laboral total
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Implementar la firma de documentos digitales de manera correcta no solo agiliza procesos, también protege legalmente a las empresas frente a cualquier contingencia.
Plataformas especializadas como Sora garantizan el cumplimiento de todos los requisitos normativos, integran las firmas electrónicas dentro del expediente laboral y aseguran que tu empresa esté preparada para cualquier auditoría o inspección laboral.
Transforma tu gestión documental en una ventaja competitiva: apuesta por la digitalización segura.
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
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