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Expediente laboral digital: la base para un cumplimiento laboral sin riesgos
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- Expediente Laboral Digital
Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
Puntos clave
En México, el expediente de cada trabajador no es un simple archivo: es una obligación legal.
La Ley Federal del Trabajo (LFT) establece que los empleadores deben conservar, actualizar y presentar ciertos documentos cuando la autoridad lo requiera. Y no cumplir puede derivar en multas, demandas o clausuras temporales.
Ante esta realidad, contar con un expediente laboral digital y automatizado es la mejor manera de evitar riesgos, sin importar si eres una empresa grande, una PYME o una cooperativa. La automatización no es sólo eficiencia: es cumplimiento responsable.
¿Qué exige la Ley Federal del Trabajo?
De acuerdo con la LFT y los lineamientos de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), los empleadores deben contar con documentación completa y actualizada, como:
- Contrato individual de trabajo
- Comprobantes de pago (recibos de nómina)
- Documentos de identificación (INE, CURP, RFC)
- Constancia de situación fiscal
- Firmas del trabajador en documentos clave
Además, esta información debe estar disponible en todo momento, especialmente durante auditorías o inspecciones.
¿Qué sanciones impone la ley por incumplimiento?
No tener el expediente completo y accesible puede generar consecuencias como:
- Multas desde los $5,000 hasta los $500,000 MXN
- Demandas laborales perdidas por falta de pruebas
- Clausuras temporales por incumplimientos reiterados
- Problemas al registrar contratos colectivos o altas ante el IMSS
Estas sanciones no dependen del tamaño de tu empresa. La STPS está auditando a todo tipo de organizaciones, incluso de sectores como el agrícola, transporte, seguridad privada y construcción.
La automatización: el camino al cumplimiento sin errores
Un expediente manual o en Excel no cumple con los estándares actuales. Para cumplir sin riesgos, el expediente del empleado debe:
- Generarse automáticamente al contratar
- Incluir documentos firmados digitalmente
- Validar identidad del colaborador
- Mantener trazabilidad de cada archivo
- Estar disponible ante auditorías en segundos
Todos estos puntos mencionados anteriormente son el escenario ideal de la digitalización laboral que hoy en día, ¡son una realidad!
¿Por qué Sora es esa solución y es una necesidad para cualquier empresa?
Sora.mx es la única plataforma en México que convierte el expediente laboral en un proceso 100% legal, automatizado y sin fricción:
- Onboarding automático que crea el expediente en segundos y con ayuda de IA para no tener errores
- Firma electrónica avanzada que cumple con el marco legal ante la LFT y la Suprema Corte
- Video acuerdos para validar consentimientos, incluso sin INE o e.firma
- Alertas inteligentes sobre documentos faltantes o vencidos
- Auditorías en tiempo real, antes de que la autoridad llegue
Sora no es solo un software. Es la herramienta que garantiza el cumplimiento laboral, reduce el riesgo jurídico y protege a tu empresa.
Cumplir la ley no debería ser un dolor de cabeza. Con Sora, es automático.
Compliance laboral total
Beneficios adicionales de firmar electrónicamente
Firmar recibos de nómina con una plataforma como Sora te permite:
- Ahorrar tiempo y papel
- Firmar documentos de forma masiva
- Garantizar trazabilidad de cada firma
- Reducir el riesgo de litigios laborales
- Cumplir con las exigencias de la STPS y la LFT
¿Va a seguir poniendo en riesgo la agilidad y seguridad de tu empresa y colaboradores al no adoptar este tipo de soluciones electrónicas que te facilitan la vida?
Este es el momento perfecto para adquirir una solución que cumpla con todos los requisitos legales que tu empresa requiera, ¡no esperes más!
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
¿Te gustaría conocer más sobre cómo funciona sora? Agenda una demo completamente gratis.
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