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Expediente laboral del trabajador: ¿Qué debe incluir y cómo mantenerlo actualizado?
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- Expediente del Trabajador
Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
Puntos clave
El expediente laboral no es solo una herramienta para Recursos Humanos. Es también un derecho del trabajador: un respaldo que protege tanto a la empresa como al colaborador en cada etapa de la relación laboral y mismo que se tiene que cumplir con la misma seriedad que otras tareas en las empresas.
Tener un expediente actualizado, completo y accesible en todo momento no solo mejora la eficiencia operativa, también brinda certeza jurídica y transparencia y que hoy, con plataformas digitales como Sora, dejan de ser procesos complicados ni burocráticos.
¿Qué es el expediente laboral del trabajador?
Es el conjunto de documentos que respaldan la relación laboral entre una empresa y su colaborador. Estos documentos sirven para demostrar cumplimiento legal, derechos y obligaciones pactadas.
Entre los principales documentos se encuentran:
- Contrato individual de trabajo firmado
- Actas de entrega de herramientas o equipos
- Recibos de nómina firmados
- Aviso de privacidad
- Designación de beneficiarios
- Cartas de renuncia o finiquito
- Resultados de exámenes médicos
- Firmas de políticas internas o reglamento
- Evidencia de cumplimiento con normas como la NOM-035
- Pagarés
¿Por qué es un derecho del trabajador?
El expediente no debe ser visto como un archivo exclusivo del área de RRHH.
La Ley Federal del Trabajo establece que los trabajadores tienen derecho a:
- Conocer los términos de su contratación
- Acceder a la información relacionada con su salario y prestaciones
- Tener evidencia de los documentos que ha firmado
- Recibir copia de contratos, reglamentos y avisos firmados
- Solicitar correcciones o actualizaciones a su información personal
Un expediente bien gestionado empodera al trabajador y protege a la empresa.
¿Qué pasa si no está completo o no es accesible?
Cuando el expediente laboral no está completo o no se encuentra disponible en el momento que se necesita, pueden surgir consecuencias como:
- Dificultades para realizar trámites internos o bancarios
- Desconfianza por parte del colaborador hacia la empresa
- Falta de evidencia ante una controversia laboral
- Multas por parte de autoridades laborales en una inspección
¿Cómo ayuda Sora a mejorar la efectividad del área de RRHH?
Sora es una plataforma de cumplimiento laboral digital diseñada para hacer más con menos esfuerzo. Estas son algunas de las ventajas:
Ahorro de tiempo real
- Automatiza todo el proceso de onboarding, firma de documentos, actualizaciones y auditorías.
- Elimina tareas repetitivas como pedir firmas, perseguir documentos, almacenar, buscar o validar manualmente el cumplimiento.
Fácil de usar
- Cualquier persona del área puede operar Sora sin necesidad de conocimientos técnicos, incluso la pueden usar colaboradores que no tenga identificaciones oficiales gracias a una funcionalidad que ayuda a validad su identidad sin necesidad de ellos.
- Las funcionalidades están pensadas para el día a día de RRHH: contratos, expedientes, beneficiarios, recibos y más.
Cumplimiento desde el primer día
- Checklist automatizados por tipo de trabajador, firma electrónica válida y expedientes completos desde el inicio.
Visibilidad y control
- Auditoría en tiempo real: sabes exactamente qué expediente está completo y qué documento falta.
- Indicadores y reportes claros que facilitan la toma de decisiones.
Más tiempo para lo estratégico
Al automatizar lo repetitivo, el equipo de RRHH puede enfocarse en cultura, clima laboral, desarrollo organizacional y otras áreas de impacto real.
¿Qué es Sora y cómo te ayuda a mantener el expediente laboral en orden?
Con Sora, el expediente digital de cada trabajador se crea desde el primer día en la plataforma, se actualiza automáticamente y está disponible para el colaborador y el área de RRHH en todo momento. Lo mejor de todo es que te permite gestionar esta documentación de manera completamente remota por lo que la distancia, es uno de los problemas por los que ya no te tienes que preocupar.
Accesible en todo momento
Cada trabajador puede consultar su expediente desde cualquier dispositivo, ya sea desde su computadora o desde la app móvil de Sora (Android o iOS). Todo desde una sola plataforma segura y misma desde donde los usuarios administradores pueden gestionar los expedientes en cualquier momento y en cualquier lugar.
100% digital, legal y auditable
Todos los documentos firmados electrónicamente tienen validez legal, ya que cumplen con la Ley Federal del trabajo y mandamientos de la Suprema Corte de Justicia y, además, quedan respaldados con sellos de tiempo y trazabilidad completa.
Notificaciones y recordatorios
Tanto RRHH como los trabajadores reciben alertas para actualizar documentos, designar beneficiarios o firmar nuevos contratos.
Transparencia y confianza
El colaborador puede consultar, descargar o verificar cualquier documento que haya firmado, lo que mejora la comunicación y confianza en la empresa.
Compliance laboral total
Derechos de los colaboradores y mejores procesos para las empresas…
Tener un expediente laboral completo no es solo una buena práctica: es un derecho de cada trabajador y una obligación legal para las empresas. A través de plataformas como Sora, se puede garantizar ese derecho de forma eficiente, accesible y legal.
Ya no necesitas archiveros ni procesos lentos. Con Sora, el expediente laboral está organizado, legalmente válido y disponible desde cualquier lugar, las 24/7. Es una solución que beneficia tanto a las empresas como a las personas.
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
¿Te gustaría conocer más sobre cómo funciona sora? Agenda una demo completamente gratis.
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