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Expediente laboral: Cómo evitar multas y mejorar tu cumplimiento normativo
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Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
Contar con un expediente laboral completo y bien organizado no es solo una buena práctica, sino una obligación legal. Un manejo deficiente de estos documentos puede llevar a sanciones económicas, demandas laborales y otros problemas legales. Este artículo ofrece consejos prácticos para garantizar que tus expedientes laborales cumplan con las normativas, incluyendo herramientas clave que facilitan su gestión y previenen riesgos.
¿Por qué es importante el expediente laboral?
El expediente laboral es el registro documental que acredita la relación laboral entre un empleado y la empresa. Según la Ley Federal del Trabajo en México, es responsabilidad del empleador mantener este expediente actualizado y completo y está responsabilidad recae principalmente en quienes operan los departamentos de recursos humanos.
No contar con un expediente adecuado puede derivar en:
- Multas por incumplimiento.
- Riesgos de litigios laborales.
- Daño a la reputación de la empresa.
- Desorganización en documentación importante.
El expediente laboral es un componente esencial para garantizar la estabilidad y seguridad jurídica de tu empresa.
Consejos para garantizar el cumplimiento normativo
A continuación, se presentan estrategias clave para optimizar la gestión de expedientes laborales y evitar sanciones:
1. Realiza auditorías regulares
La revisión periódica de los expedientes asegura que estén completos y actualizados. Esto incluye verificar que cada documento requerido esté presente y en orden.
Herramienta útil: Sora.mx ofrece auditorías en tiempo real que te alertan sobre documentos faltantes o vencidos, asegurando el cumplimiento normativo de forma continua, así como aquellos que faltan por ser firmados.
2. Digitaliza los expedientes laborales
La digitalización reduce el riesgo de pérdida de documentos y facilita su acceso y actualización. Además, cumple con estándares legales cuando se utilizan plataformas certificadas.
Herramienta útil: Con Sora.mx, puedes almacenar expedientes en la nube con total seguridad, además de cumplir con los requisitos legales para que sean válidos ante la ley, esta plataforma no digitaliza los documentos, sino que nativamente los crea y realiza todas las operaciones que lo rodean desde un medio digital: creación, envío, gestión, firma, almacenamiento, etc.
3. Implementa firmas electrónicas avanzadas
Asegúrate de que los contratos laborales y otros documentos esenciales estén firmados electrónicamente con herramientas que cumplan con las normativas legales.
Herramienta útil: La firma electrónica avanzada de Sora.mx cumple con todos los requisitos de la Ley Federal del Trabajo y la Suprema Corte como evidencia legal válida y además, su proceso es único ya que no es una firma autógrafa cualquiera.
4. Centraliza la información en una plataforma única
Contar con una base de datos centralizada reduce el riesgo de errores y facilita la gestión de documentos.
Herramienta útil: La plataforma de gestión de recursos humanos de Sora.mx centraliza todos los documentos laborales en un solo lugar, ofreciendo accesibilidad, seguridad y disposición para ser operada cualquier día y en cualquier horario.
5. Capacita a tu equipo de recursos humanos
El personal encargado debe estar actualizado en las normativas laborales y en el uso de herramientas digitales para la gestión de expedientes.
Herramienta útil: Sora.mx incluye tutoriales y soporte para capacitar a los equipos de RH en la correcta gestión de expedientes digitales.
6. Automatiza el onboarding de nuevos empleados
Un proceso de onboarding automatizado asegura que todos los documentos necesarios se generen y almacenen desde el inicio de la relación laboral.
Herramienta útil: El onboarding automatizado de Sora.mx permite una contratación e inicio de la vida laboral del empleado de manera completamente remota y facilidad de operación en los expedientes laborales.
7. Cumple con las reglas de conservación y acceso
La ley establece que los expedientes laborales deben conservarse durante un tiempo determinado y estar disponibles en caso de inspecciones o auditorías.
Herramienta útil: Con Sora.mx, puedes configurar tiempos de retención y gestionar permisos de acceso para cumplir con estas regulaciones, además olvídate de tener que ocupar espacio físico para estos documentos pues todo estará seguro, ordenado y ocupando cero espacio gracias a la nube.
Consecuencias de no cumplir con la normativa
No mantener un expediente laboral en regla puede derivar en:
- Multas económicas: Las sanciones pueden superar los $50,000 MXN por incumplimiento, según la Ley Federal del Trabajo.
- Demandas laborales: Sin documentos válidos, el patrón puede quedar en desventaja en un juicio.
- Pérdida de credibilidad: Una mala gestión impacta negativamente la confianza de empleados y clientes.
¡Sora es el cambio que estabas buscando!
El expediente laboral es un componente esencial para garantizar la estabilidad y seguridad jurídica de tu empresa. Implementar herramientas como Sora.mx facilita la prevención de litigios por expedientes incompletos, asegurando el cumplimiento normativo de forma eficiente y confiable.
Adoptar estas prácticas no solo protege tu negocio de riesgos legales, sino que también optimiza la gestión de recursos humanos, haciendo que tu empresa sea más ágil y competitiva.
Puntos clave
Revisión preliminar
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
Comunicación efectiva
- Promueve la escucha activa: ofrece a todas las partes involucradas la oportunidad de expresar su punto de vista y preocupaciones de manera clara y sin interrupciones.
- Incita al diálogo constructivo: fomenta un diálogo abierto y honesto para entender mejor las perspectivas de todas las partes. Evita el lenguaje confrontativo.
Abordar conflictos por documentación laboral de manera efectiva no solo ayuda a resolver disputas actuales sino que también refuerza una cultura de trabajo transparente, justa y respetuosa.
¿Te gustaría evitar este tipo de conflictos? Te presentamos sora, una plataforma de compliance laboral que te permite gestionar y automatizar los documentos de tus empleados a través de flujos de trabajo, así como asegurarte de que se encuentren al día de acuerdo con la normativa mexicana gracias a que te permite identificar si los expedientes de los empleados están completos y si todos los documentos que requieren firma, ya cuentan con ella.
En un mundo que avanza a pasos agigantados a tendencias digitales, plataformas como Sora.mx son novedades que te garantizarán una transición efectiva y sobre todo segura.
Ahora que la ley y las reformas legislativas se ponen a tu favor, no dejes de optimizar tu departamento de RRHH y lograr un avance significativo en tu gestión financiera empresarial adoptando estas tecnologías que mejorarán tus eficiencias operativas que además garantizarán la legalidad y transparencia en tus procesos.
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
¿Te gustaría conocer más sobre cómo funciona sora? Agenda una demo completamente gratis.
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