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Expediente del Trabajador: Todo lo que necesitas saber para una gestión eficiente
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Es un hecho que en esta era digital los departamentos de RRHH no se quedan atrás y poco a poco esta área evoluciona significativamente.
Una de las innovaciones más notables es el uso de expedientes digitales que sin duda, es una solución que está transformando para bien los procesos de las empresas y manejo de información de sus empleados.
A continuación, te queremos presentar 5 ventajas claves por las que te recomendamos adoptar esta tecnología.
La gestión de recursos humanos enfrenta un cambio trascendental: la digitalización de los expedientes de los trabajadores. Este proceso no solo optimiza la administración laboral, sino que asegura el cumplimiento legal y la protección contra riesgos jurídicos. En este artículo, abordaremos qué dice la Ley Federal del Trabajo en México sobre los expedientes incompletos, las consecuencias legales que implica no cumplir con estas disposiciones, los documentos esenciales que deben incluirse y cómo herramientas como Sora.mx pueden facilitar el proceso.
¿Qué es el expediente del trabajador?
El expediente del trabajador es el conjunto de documentos que acredita la relación laboral entre una empresa y sus empleados. Este archivo es clave tanto para la organización interna como para garantizar el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. En México, la Ley Federal del Trabajo establece que las empresas deben conservar y actualizar los expedientes de sus empleados como parte de su responsabilidad patronal.
No incluir tecnología no solo retrasa tus procesos, sino que pone en riesgo a tu empresa
Consecuencias de no tener un expediente laboral completo
Un expediente incompleto puede tener graves repercusiones legales para las empresas. De acuerdo con el artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo, la carga de la prueba recae en el patrón en caso de un litigio laboral. Si la empresa no cuenta con documentos clave como el contrato firmado o los comprobantes de pagos de nómina, podría enfrentarse a:
Multas por incumplimiento: La Ley Federal del Trabajo estipula sanciones económicas por no contar con documentos laborales requeridos.
Riesgos de demandas laborales: Un expediente incompleto debilita la posición legal de la empresa frente a reclamos de empleados.
Pérdida de credibilidad empresarial: La mala gestión documental puede afectar la reputación y confianza de la empresa.
Documentos clave que debe contener un expediente del trabajador
La Ley Federal del Trabajo exige ciertos documentos básicos que deben estar presentes en el expediente laboral de cada empleado:
Identificación oficial (INE, pasaporte).
CURP y RFC.
Comprobante de domicilio.
Acta de nacimiento.
Contrato laboral firmado.
Comprobantes de nómina.
Registros de capacitaciones recibidas.
Aviso de alta ante el IMSS.
Constancias de evaluación y desempeño.
Automatización de procesos laborales: Clave para la eficiencia
Gestionar los expedientes laborales de manera manual puede ser un proceso tedioso y susceptible a errores y aquí es donde entra la automatización de procesos laborales. Al digitalizar y centralizar los expedientes en una plataforma segura, las empresas pueden:
Ahorrar tiempo: Creación automatizada de expedientes desde el onboarding.
Evitar errores humanos: Validación automática de documentos y firmas digitales.
Cumplir con la ley: Almacenar y organizar documentos de manera que cumplan con los estándares legales.
Sora.mx: La solución para la gestión de expedientes digitales
Sora.mx es la plataforma líder en México que no solo digitaliza los expedientes laborales, sino que garantiza que estos cumplan con todos los requisitos legales establecidos por la Ley Federal del Trabajo y la Suprema Corte.
Entre sus beneficios destacan:
Onboarding automatizado: Los expedientes de los empleados se crean en segundos y de manera100% digital y remota.
Cumplimiento normativo: Herramientas de auditoría en tiempo real aseguran que cada expediente esté completo y actualizado.
Firma electrónica avanzada: Cumple con los más altos estándares legales y puede ser validada ante tribunales como prueba digital original.
Seguridad avanzada: Criptografía y biometría protegen los datos de los empleados, su identidad y el contenido de tus documentos.
No incluir tecnología no solo retrasa tus procesos,
sino que pone en riesgo a tu empresa
Un expediente laboral bien gestionado no solo protege a las empresas de riesgos legales, sino que también mejora la eficiencia operativa y la experiencia del empleado. En la era digital, herramientas como Sora.mx representan un paso adelante hacia la automatización de procesos laborales, garantizando cumplimiento normativo y tranquilidad para los equipos de recursos humanos.
Puntos clave
Revisión preliminar
- Identifica el problema: comprender claramente la naturaleza del conflicto, qué partes están involucradas y qué documentos son relevantes.
- Revisa la documentación: antes de abordar el conflicto, revisa toda la documentación relevante (contratos, políticas de la empresa, registros de tiempo, etc.) para tener un entendimiento completo de la situación
Comunicación efectiva
- Promueve la escucha activa: ofrece a todas las partes involucradas la oportunidad de expresar su punto de vista y preocupaciones de manera clara y sin interrupciones.
- Incita al diálogo constructivo: fomenta un diálogo abierto y honesto para entender mejor las perspectivas de todas las partes. Evita el lenguaje confrontativo.
Abordar conflictos por documentación laboral de manera efectiva no solo ayuda a resolver disputas actuales sino que también refuerza una cultura de trabajo transparente, justa y respetuosa.
¿Te gustaría evitar este tipo de conflictos? Te presentamos sora, una plataforma de compliance laboral que te permite gestionar y automatizar los documentos de tus empleados a través de flujos de trabajo, así como asegurarte de que se encuentren al día de acuerdo con la normativa mexicana gracias a que te permite identificar si los expedientes de los empleados están completos y si todos los documentos que requieren firma, ya cuentan con ella.
En un mundo que avanza a pasos agigantados a tendencias digitales, plataformas como Sora.mx son novedades que te garantizarán una transición efectiva y sobre todo segura.
Ahora que la ley y las reformas legislativas se ponen a tu favor, no dejes de optimizar tu departamento de RRHH y lograr un avance significativo en tu gestión financiera empresarial adoptando estas tecnologías que mejorarán tus eficiencias operativas que además garantizarán la legalidad y transparencia en tus procesos.
¡Con la tecnología a nuestro favor, la gestión de pagarés nunca ha sido tan segura y efectiva!
¿Conoces sora?
Plataforma de firma avanzada para recibos de nómina
sora® es una plataforma laboral que proporciona el uso de su firma electrónica avanzada. Esta plataforma fue creada con base en la Ley de la Firma Electrónica Avanzada por lo que te garantiza seguridad legal y además garantiza que los documentos firmados con ella se pueden presentar como pruebas en juicio.
Y no sólo eso, también ofrece un sitio digital donde puedes gestionar los expedientes laborales, así como automatizar actividades para reducir su tiempo. Tener todos los documentos de tu empresa firmados no es una opción, es un requisito legal y hacerlo de manera digital es la mejor solución para cumplir con él.
¿Te gustaría conocer más sobre cómo funciona sora? Agenda una demo completamente gratis.
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