Expediente del trabajador: la piedra angular de una gestión de recursos humanos eficaz

El expediente del trabajador es un elemento fundamental en la gestión de recursos humanos de cualquier empresa. Se trata de un archivo completo y detallado que contiene información personal, laboral y de desarrollo profesional de cada empleado. Desde su contratación hasta su eventual salida de la organización, el expediente del trabajador registra cada paso importante en el ciclo de vida laboral. 

En este blog, te mostramos la importancia del expediente del trabajador, su contenido esencial y cómo su gestión adecuada puede contribuir a una gestión de recursos humanos más eficiente y una relación laboral sólida.

¿Qué es un expediente del trabajador y por qué es relevante? 

El expediente del trabajador es una recopilación organizada de documentos y registros relacionados con la trayectoria laboral de un empleado en la empresa. Contiene información relevante desde el proceso de contratación, pasando por su desempeño, desarrollo profesional, beneficios, capacitación, sanciones, hasta el momento de la terminación del contrato si llega a ser el caso. Es relevante porque es una herramienta esencial para que el departamento de recursos humanos pueda gestionar de manera efectiva el personal y cumplir con las obligaciones legales y regulaciones laborales.

Contenido esencial del expediente del trabajador:

1. Documentos de contratación: incluye la carta de oferta, el contrato laboral, formularios de empleo y documentos relacionados con el proceso de contratación.
2. Información personal: datos personales del empleado, como nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de seguridad social, entre otros.
3. Expedientes de beneficios: documentos relacionados con los beneficios proporcionados al empleado, como planes de seguro médico, planes de pensiones y otros beneficios.
4. Historial de salario: registro de salarios y aumentos salariales a lo largo del tiempo.
5. Evaluaciones de desempeño: Informes y resultados de las evaluaciones de desempeño y planes de mejora.
6. Historial de capacitación: documentos relacionados con la formación y desarrollo profesional del empleado, como cursos, certificaciones y capacitaciones.
7. Documentos disciplinarios: registros de advertencias o acciones disciplinarias tomadas en caso de incumplimientos o mal comportamiento.
8. Rescisión del contrato: documentos relacionados con la terminación del contrato, ya sea por renuncia o despido.

Importancia de una Gestión Eficiente del Expediente del Trabajador:

1. Cumplimiento normativo: un expediente bien organizado y actualizado ayuda a asegurar que la empresa cumpla con todas las leyes y regulaciones laborales.
2. Toma de decisiones informadas: el acceso rápido y fácil a la información del expediente del trabajador permite tomar decisiones fundamentadas sobre el desarrollo profesional y otros aspectos relevantes del empleado.
3. Planificación estratégica: el análisis de la información del expediente del trabajador puede ayudar a identificar necesidades de capacitación y desarrollo, así como oportunidades para mejorar la eficiencia y productividad del equipo.
4. Resolución de conflictos: un expediente bien documentado puede ser una herramienta útil para resolver disputas o conflictos laborales de manera justa y transparente.
5. Seguridad de datos: el adecuado manejo del expediente del trabajador garantiza la seguridad y confidencialidad de la información personal y laboral del empleado.

El expediente del trabajador es una pieza clave en la gestión de recursos humanos de cualquier empresa. Para ello existen algunas herramientas digitales como sora que te permiten gestionarlo desde la nube. Con Sora puedes:

1. Enviar masivamente recibos de nómina, contratos y documentos
2. Crear o exportar expedientes laborales digitales
3. Controlar y dar seguimiento de porcentaje de firmados
4. Clasificar y guardar documentos en la nube
5. Y mucho más…

Si quieres saber más sobre ella, déjanos tus datos y un asesor se pondrá en contacto contigo.